Kluczowe wyzwania podatkowe 2026. O co podatnicy pytają na szkoleniach

Odpowiedź: Obecnie wielu podatników zadaje sobie takie pytanie. W obrocie krąży jeszcze wiele faktur papierowych lub zwykłych elektronicznych przesłanych e-mailem. Częściowo powodem jest to, że wdrożenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF następuje etapami (od 1 lutego 2026 r. dotyczy największych firm, a pozostałych od 1 kwietnia, z wyjątkiem mikrofirm, które obejmie od 1 stycznia 2027 r.). Jednak nie wszystkie duże firmy zdążyły do 1 lutego br. dostosować swoje systemy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i część wysyła zwykłe faktury tak jak dotychczas. W przypadku wystawcy faktury, który nie wypełnił tego obowiązku w KSeF, do końca 2026 r. nie będą stosowane kary – ani te wynikające z ustawy o VAT, ani z kodeksu karnego skarbowego (te ostatnie kary są wyłączone bezterminowo). Po stronie odbiorcy takiej faktury również nie ma żadnych negatywnych konsekwencji w zakresie odliczenia VAT. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa do odliczenia od formalnej prawidłowości faktury. Nabywcy nie muszą się zatem obawiać konsekwencji, jeśli otrzymają zwykłą fakturę, która powinna zostać wystawiona w KSeF. Ta sytuacja w przyszłości może się zmienić. Zmiany do dyrektywy VAT wprowadzone w ramach pakietu ViDA (VAT in the Digital Age) przewidują bowiem od lipca 2030 r. możliwość wprowadzenia w legislacji krajowej przepisu, który uzależni prawo do odliczenia VAT od prawidłowego formatu faktury ustrukturyzowanej.

Odpowiedź: To pytanie często jest zadawane w trakcie szkoleń czy spotkań projektowych i jest o tyle zasadne, że w kwestii zawartości faktury z KSeF czy wyglądu wizualizacji faktury wystawionej jako XML nie ma różnic w trybach offline24, niedostępności KSeF (prac serwisowych) czy awarii KSeF. Zawartość plików XML będzie w każdym przypadku taka sama, niezależnie od trybu – plik nie zawiera bowiem żadnego wyróżnika, w którym deklarowany byłby tryb wystawienia faktury. Również wizualizacje faktur w każdym z tych trybów będą wyglądały tak samo, tj. powinny zawierać dwa kody QR (Offline i Certyfikat).

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem MF w przypadku relacji pomiędzy polskimi podatnikami, co do zasady, w trybach offline24 i niedostępności KSeF wizualizacje faktur nie powinny być udostępniane. Jednak przepisy wprost nie zakazują takiej praktyki i można się spodziewać, że część podatników będzie stosować takie rozwiązanie.

Aby zatem zidentyfikować otrzymane faktury pod kątem trybu, w jakim zostały wystawione, należy posiłkować się informacjami publikowanymi na stronach BIP MF oraz udostępnionej przez MF aplikacji „Latarnia KSeF”. Jeśli zatem do firmy wpłynie wizualizacja faktury z dwoma kodami QR Offline i Certyfikat, powinna ona zweryfikować, czy w okresie wystawienia faktury był ogłoszony któryś z trybów specjalnych. Jeśli byłby ogłoszony tryb awarii, wówczas otrzymaną wizualizację faktury można potraktować jako pełnoprawną fakturę, dającą prawo do odliczenia VAT z chwilą jej otrzymania. Natomiast w przypadku faktur z trybu niedostępności czy z trybu offline24 mogą one być pomocne np. do rozliczenia wydatków pracowniczych, niemniej prawo do odliczenia VAT z tych faktur powstanie dopiero z chwilą nadania im numerów KSeF.

Uzupełniająco warto wspomnieć, że faktury pobrane z KSeF można w prosty sposób podzielić na te wystawione online oraz pozostałe wystawione offline (w ramach offline24, niedostępności KSeF lub awarii KSeF) – w tym zakresie należy porównać datę z pola P_1 w pobranej fakturze z datą zawartą w numerze KSeF (tj. datą przesłania faktury do KSeF). Jeśli data z P_1 jest wcześniejsza, to oznacza, że faktura była wystawiona w którymś z trybów offline.

Odpowiedź: Na takie pytanie nie ma uniwersalnej odpowiedzi – będzie to zależało od treści danej umowy. Jeżeli zawiera ona ogólne regulacje odwołujące się do podstawowych pojęć jak wystawienie czy otrzymanie faktury, bez doprecyzowania, jak należy interpretować te pojęcia na potrzeby umowy, to będzie można je interpretować zgodnie z treścią nowych regulacji ustawy o VAT i zapisy te nie będą wymagały zmian.

Mogą natomiast wystąpić bardzo kazuistyczne umowy, w szczególności precyzyjnie regulujące kwestię doręczenia faktury z konkretną zawartością (np. z załącznikami), na konkretny adres e-mail. W takich przypadkach warto dostosować umowy do nowych regulacji, aby uniknąć na tym tle sporów z kontrahentami, np. w zakresie ustalenia terminu płatności faktur. ©℗

JPK_CIT

Odpowiedź: Wszystko na to wskazuje. Po pierwsze, został przygotowany projekt ustawy (druk nr UD350 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów), zgodnie z którym ma być zmieniony termin raportowania z końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku raportowym na koniec siódmego miesiąca. Czyli dla podatników stosujących rok podatkowy taki jak rok kalendarzowy termin będzie upływał nie z końcem marca, lecz z końcem lipca. Aktualnie termin jest skorelowany z tym na złożenie zeznania rocznego. Jest to nieracjonalne i problematyczne, gdyż schema JPK_ST_KR to w dużej części dane rachunkowe, które mogą być korygowane z uwagi na audyt finansowy. Przesunięcie terminu pozwoli na raportowanie danych po audycie, co istotnie zmniejszy zakres korekt JPK_CIT. Wydaje się, że nie powinno być problemu z przyjęciem i podpisaniem tej ustawy, choć może to zająć jeszcze kilka miesięcy. Z uwagi na to, że może to zająć czas dłuższy niż termin pierwszego raportowania (31 marca 2026 r.), MF niezależnie od projektu ustawy planuje również przesunąć termin raportowania ściśle dla 2026 r. w drodze rozporządzenia – również do końca siódmego miesiąca. Chociaż ten projekt też jest na etapie konsultacji publicznych, to jest duże prawdopodobieństwo, że uda się opublikować rozporządzenie przed końcem marca.

Odpowiedź: Ministerstwo Finansów nie zakłada oficjalnie takich trudności. System ma być przygotowany. Niemniej być może tak późna inicjatywa zmiany terminów raportowania jest związana z tym zagadnieniem. Rzeczywiście pliki JPK_CIT mogą być bardzo duże, u największych podatników mówi się nawet o kilkuset GB.

Uwaga! Resort finansów wprowadził limity wielkości plików JPK_CIT.

Zakłada, że dla wysyłki za pomocą API (aplikacja w ramach własnego programu księgowego) limit wynosi 200 GB (pierwotnie nie miało być limitu). Dla wysyłki z ministerialnej bramki JPK_WEB limit wynosi tylko 100 MB. To może być problematyczne. Niektórzy podatnicy będą zmuszeni do dzielenia plików na części lub skorzystania z dodatkowych aplikacji. Nie można wykluczyć, że skumulowanie wysyłki tak dużych plików w jednym czasie przeciąży serwery i wystąpią utrudnienia. Rozpoczęcie działania KSeF przeciążyło profil zaufany z powodu zwiększonej liczby logowań.

Odpowiedź:Znakowanie transakcji było pierwotnym zamysłem, ale z powodu uwag części środowiska podatników, którzy wskazywali na nadmierne zaangażowanie, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na znakowanie kont. Dla większości podatników jest to korzystne, ale okazuje się, że dla niektórych jest to wysoce problematyczne ze względu na wymogi grupowe. Nie ma sygnałów, aby w tym zakresie miało coś się zmienić. Optymalna byłaby możliwość wyboru przez daną spółkę sposobu znakowania.

Uwaga! Nie ma również oficjalnego potwierdzenia, że dopuszczalne są uproszczenia, choć wydaje się, że raportowania za pierwsze okresy, a zwłaszcza za 2025 r., nie będą przedmiotem ścisłych weryfikacji prowadzących do zakwestionowania ewentualnych uproszczeń.

Dopóki nie pojawią się ewentualne zapowiedzi zmian w schemie, należy poszukiwać rozwiązań, które będą możliwie w pełni implementować wymogi wynikające z przepisów. Istnieją rozwiązania technologiczne, które pozwalają wyeliminować niektóre problemy tego rodzaju.

Odpowiedź: Nie ma obowiązku wykazywania dodatkowych danych w JPK_ST_KR dla środków trwałych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r. Przez dodatkowe dane rozumie się m.in.:

• numer i rodzaj dowodu przyjęcia do używania (np. OT),
• datę nabycia,
• numer inwentarzowy.

Nie ma też przeszkód formalnych, aby takie dane wykazywać. Możliwa jest więc sytuacja, w której część „starych” środków trwałych będzie zawierała komplet danych, a pozostałe tylko te obligatoryjne.

Uwaga! Nie ma obowiązku wysyłania całej schemy JPK_ST_KR za 2025 r. (na podstawie rozporządzenia). ©℗

Rodzaj zatrudnienia a PIT

Odpowiedź:Nie. W 2026 r. nie dojdzie do automatycznego ani powszechnego obowiązku przekształcenia wszystkich umów B2B i cywilnoprawnych w umowy o pracę.

Projektowana reforma Państwowej Inspekcji Pracy (druk nr UD283 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów) zakłada wzmocnienie uprawnień kontrolnych, w tym możliwość wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, lecz wyłącznie w odniesieniu do konkretnych przypadków, w których faktyczny sposób wykonywania współpracy spełnia cechy stosunku pracy. Mechanizm ten ma charakter indywidualny i następczy, a nie systemowy. Co istotne, decyzja nie będzie wydawana od razu – kontrolę poprzedzi polecenie usunięcia naruszeń, dające przedsiębiorcy możliwość dostosowania modelu współpracy. Dopiero brak reakcji może skutkować wszczęciem postępowania administracyjnego i wydaniem decyzji.

Uwaga! Reforma PIP nie eliminuje dopuszczalności stosowania B2B ani umów cywilnoprawnych.

Kluczowe znaczenie będzie miała zgodność treści umów z rzeczywistym charakterem współpracy. Umowy, które nie noszą cech podporządkowania pracowniczego, będą dopuszczalne także po wejściu w życie nowych przepisów.

Na wypadek kontroli przedsiębiorcy powinni się przygotować – muszą wykazać, że stosowane modele współpracy są rzeczywiście zgodne z ich cywilnoprawnym lub biznesowym charakterem. Kluczowe znaczenie ma audyt umów B2B i umów cywilnoprawnych pod kątem cech stosunku pracy, a następnie weryfikacja faktycznego sposobu wykonywania współpracy. Istotne jest również zgromadzenie spójnej dokumentacji dowodowej, która potwierdza przyjęty model. Projektowane przepisy przewidują etap polecenia usunięcia naruszeń przed ewentualną decyzją PIP, co oznacza, że wcześniejsze przygotowanie procedur reagowania na kontrolę oraz zdolność do szybkiego dostosowania zasad współpracy będą miały realne znaczenie dla ograniczenia ryzyka dalszych konsekwencji. ©℗