rozwiń ›

Czym jest KSeF i kogo obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zapewniająca jednolity sposób dokumentowania sprzedaży przez przedsiębiorców w Polsce. W ten sposób firmy w całym kraju będą odbierać, wystawiać i archiwizować faktury.

Jak zapewnia resort finansów, celem reformy jest usprawnienie obrotu gospodarczego, podniesienie bezpieczeństwa danych oraz uproszczenie procedur podatkowych. Zdaniem urzędów skarbowych, wdrożenie KSeF przyniesie konkretne korzyści nie tylko Polsce, ale również przedsiębiorcom. Należą do nich m.in.: rezygnacja z drukowania i archiwizowania faktur, możliwość stałego dostępu do dokumentów przez 10 lat, szybsza wymiana informacji między kontrahentami oraz skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Czy KSeF obowiązuje również zagranicznych przedsiębiorców?

Firmy zagraniczne – co do zasady - nie są zobowiązane do wprowadzania faktur sprzedażowych do KSeF, o ile nie mają w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca jej prowadzenia. Miejsce stałego prowadzenia działalności odgrywa kluczową rolę w ustaleniu obowiązku podlegania pod nowe przepisy.

Do tematu odniósł się minister finansów Andrzej Domański, który poinformował o projekcie objaśnień w tej sprawie. Dokument wskazuje na trzy podstawowe kryteria, które muszą być spełnione łącznie, żeby stwierdzić, że zagraniczna firma posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Aktualnie trwają ruszyły konsultacje podatkowe w sprawie projektu. Jak informuje resort, potrwają one do 14 stycznia 2026 r.

Posiadanie odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego.

„Aby dane miejsce można było uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, powinno ono posiadać odpowiednią strukturę w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, taką jak: pracownicy, maszyny, urządzenia, systemy operacyjne itp., czyli adekwatną do profilu prowadzonej działalności gospodarczej liczbę personelu oraz środków technicznych. Na zaplecze to może również składać się nieruchomość, w przypadku, gdy jest niezbędna do wykonywania danego rodzaju działalności gospodarczej. Nieruchomością taką może być w szczególności biuro, w którym podejmowane są decyzje w zakresie zwykłego zarządu czy też sporządzane są umowy. Zaplecze, o którym mowa, powinno przybrać konkretny, odpowiedni wymiar osobowo-rzeczowy (odpowiednią strukturę) w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej” – można przeczytać w projekcie.

Struktura, która umożliwia świadczenie usług

Zaplecze personalne i techniczne powinno funkcjonować w ramach odpowiedniej struktury, która umożliwia stałemu miejscu prowadzenia działalności gospodarczej świadczenie usług. Przy ustalaniu istnienia takiego miejsca należy ocenić jego stopień samodzielności względem centrali, w tym zdolność do podejmowania decyzji, np. dotyczących zawierania umów.

Wystarczająca stałość

Przesłanka wystarczającej stałości dotyczy zaplecza personalnego i technicznego w stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. Powinno ono być na tyle trwałe, aby umożliwiało podejmowanie decyzji związanych z bieżącym zarządem oraz świadczenie usług. Struktura osobowa i rzeczowa powinna funkcjonować nieprzerwanie, dysponując środkami pozwalającymi na rzeczywiste świadczenie usług. W związku z tym działalność nie może mieć charakteru tymczasowego ani okresowego, a miejsce to powinno posiadać rozpoznawalną strukturę zaplecza personalnego i technicznego odpowiednią do profilu działalności prowadzonej przez podmiot zagraniczny.

Kiedy KSeF wchodzi w życie?

Wdrożenie nowych przepisów będzie przebiegać etapami. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do tego wymogu od 1 kwietnia 2026 roku.

Przewidziano jednak wyjątki dla najmniejszych firm – podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, będą mogli stosować dotychczasowe formy fakturowania do końca 2026 roku. W ich przypadku obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Ważne

Bez względu na termin, od którego przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF, wszyscy podatnicy muszą być przygotowani na ich odbiór już od lutego 2026 roku. Oznacza to, że nawet ci, którzy przez pewien czas będą mogli nadal korzystać z tradycyjnych faktur, powinni założyć dostęp do systemu.