Pracownik zgodnie z dyspozycją pracodawcy potwierdzoną wystawieniem polecenia wyjazdu służbowego wyjeżdża w trzydniową delegację. Na jego wniosek pracodawca wyraził zgodę na wykorzystanie w podróży służbowej samochodu osobowego będącego własnością pracownika. Zwrócił się on z wnioskiem o wypłacenie zaliczki na pokrycie kosztów tej podróży. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych udzieloną zaliczkę oraz jej rozliczenie?
Reklama
Dziennik Gazeta Prawna
Wysokość zaliczki udzielanej pracownikowi na pokrycie niezbędnych kosztów krajowej podróży służbowej ustala się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, co określa par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
Do takiej wstępnej kalkulacji kosztów należy przyjąć wszystkie znane wydatki, jakie mogą wystąpić w związku z podróżą służbową, w tym w szczególności: koszty przejazdu, koszty noclegów, diety i inne koszty znane na dzień podjęcia decyzji o wysłaniu pracownika w podróż służbową. Ewidencję księgową udzielenia i rozliczenia zaliczki na koszty podróży służbowej przedstawia schemat.
SCHEMAT
Rozliczenie z pracownikiem
Objaśnienia:
1) KW – pobranie przez pracownika z kasy jednostki zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej;
2) PK – rozliczenie kosztów podróży służbowej przedłożone przez pracownika;
3) KP – wpłata przez pracownika do kasy jednostki środków pozostałych z rozliczenia podróży służbowej; lub
4) PK – potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia, po upływie terminu jej rozliczenia bądź potrącenie części niewykorzystanej zaliczki.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 760).