Skutek? Faktura, którą otrzyma nabywca towaru lub usługi, będzie wprawdzie wystawiona prawidłowo, ale on sam będzie miał powody przypuszczać, że tak nie jest. Nabierze więc wątpliwości, czy ma prawo odliczyć VAT naliczony wynikający z otrzymanego dokumentu.

To już kolejny problem z fakturami offline, na który wskazujemy na łamach DGP. W artykule „KSEF: Coraz więcej wątpliwości co do faktur wystawianych offline” (DGP nr 277/2025) zwróciliśmy uwagę na to, że gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, polski podatnik VAT otrzyma w trybie offline najczęściej potwierdzenie transakcji, a więc dokument niemający podstawy prawnej w przepisach i nieuprawniający do odliczenia podatku naliczonego.

Przypomnijmy, że podatnicy VAT mogą otrzymywać faktury wystawiane w trybie offline zasadniczo dopiero wtedy, gdy taki dokument zostanie już wprowadzony do KSeF. Jak sprawdzić, czy taka faktura (a raczej jej wizualizacja) jest prawidłowa? Tu właśnie może pojawić się problem i to już niedługo.

Od kiedy KSeF

Przypomnijmy, że wymóg wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmie od 1 lutego 2026 r. największych przedsiębiorców – tych, u których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Prawdopodobnie będzie to kilka tysięcy firm. Następnie, 1 kwietnia 2026 r. nowy obowiązek obejmie większość pozostałych firm, a 1 stycznia 2027 r. mikrofirmy, których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Wszystkie one muszą być jednak gotowe odbierać faktury w KSeF już 1 lutego 2026 r.

Online i offline

Założeniem ustawodawcy jest, że wszystkie faktury powinny być wystawiane w systemie informatycznym, a więc w trybie online. W ustawie o VAT przewidziano jednak odrębne przepisy na wypadek, gdy dojdzie np. do awarii systemu informatycznego lub KSeF nie będzie działać. Wówczas sprzedawca powinien wystawić fakturę w trybie offline (przewidziano trzy takie tryby: offline, offline24 lub awaryjnym) i przesłać ją w odpowiednim terminie do systemu (w zależności od trybu będzie miał na to dzień lub siedem dni).

Będą kody QR

Faktury wystawiane w try bie offline, podobnie jak wizualizacje faktur ustrukturyzowanych, mają być opatrzone jednym lub dwoma kodami QR – w zależności od trybu wystawienia faktury. Zeskanowanie tego kodu pozwoli kupującemu sprawdzić najważniejsze informacje o fakturze.

Problemem może się stać weryfikacja drugiego kodu, który się znajdzie na fakturach wystawionych w trybie offline. Ma on, w założeniu, umożliwić zweryfikowanie tożsamości wystawcy. Jego zeskanowanie (przy użyciu smartfona), a następnie kliknięcie w link pozwoli sprawdzić m.in., czy certyfikat KSeF tego, kto wystawił fakturę, jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu ma uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika.

Problem będzie z weryfikacją

Problem polega na tym, że zeskanowanie tego drugiego kodu QR pozwala sprawdzić uprawnienia wystawcy faktury wyłącznie w czasie rzeczywistym, a nie w przeszłości, czyli na moment, w którym faktura została wystawiona.

Jeżeli wystawca odszedł już z pracy albo stracił uprawnienia w KSeF, to kupujący zobaczy komunikat o błędzie. Będzie z niego wynikać, że fakturę wystawiła osoba do tego nieuprawniona. Przykład takiej sytuacji podaje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu:

Przykład

Trwa awaria KSeF, więc pracownica stacji benzynowej wystawia fakturę w trybie offline, a nabywcy przekazuje wizualizację takiej faktury. Sama jest ostatniego dnia w pracy, więc po odejściu z firmy straci uprawnienia w KSeF. Przedsiębiorca, który kupił paliwo, przekaże wizualizację faktury do księgowości w swojej firmie. VAT jest rozliczany do 25. dnia następnego miesiąca, a więc księgowość zeskanuje kod QR dopiero po kilkunastu dniach od transakcji. Wtedy napotka komunikat o błędzie – że wystawca faktury nie ma uprawnień do wystawiania faktur w KSeF. Księgowość nie będzie mogła sprawdzić, czy na dzień wystawienia faktury w trybie offline pracownica stacji benzynowej miała jeszcze uprawnienia w KSeF.

– Taka sytuacja zrodzi niepotrzebne wątpliwości co do sprzedawcy. Niepotrzebnie skomplikuje korzystanie z systemu KSeF, który i tak będzie dla przedsiębiorców absolutną nowością. Nawet jeżeli nie byłby to problem na masową skalę, to poprawki są więc niezbędne – komentuje Piotr Juszczyk.

Podobnie uważa Adrian Lapierre, dyrektor zarządzający w ITrust, firmie zajmującej się projektowaniem i wdrażaniem systemów informatycznych. – Moim zdaniem wystarczyłaby prosta aplikacja online. Podatnik wrzucałby plik w formacie xml, system sprawdzałby datę wystawienia faktury z pola P_1 oraz jej hash i przekazywałby komunikat, czy sprzedawca ma jeszcze czas na przesłanie faktury do KSeF, czy już to zrobił, czy też naruszył termin ustawowy. Przede wszystkim jednak kupujący otrzymywałby jasną informację, że wystawca faktury był do tego uprawniony w przeszłości. Sprawdzałby więc autentyczność na podstawie konkretnego xml-a, którego treść widzi i kontroluje – mówi Adrian Lapierre.

Przedstawiciele Ministerstwa Finansów potwierdzają, że znają problem. Zapewniają, że zostanie on naprawiony. ©℗