Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla pierwszej grupy podatników VAT już od 1 lutego 2026 r. Od tego dnia najwięksi przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Natomiast wszyscy będą musieli już je odbierać, niezależnie od tego, kiedy sami zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.
W tym celu trzeba zaopatrzyć się w certyfikat potrzebny do korzystania z KSeF. Jego uzyskanie stało się możliwe od 1 listopada 2025 r., odkąd został udostępniony Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Uzyskanego certyfikatu będzie można używać dopiero od 1 lutego 2026 r.
Oto nasze pozostałe poradniki dotyczące KSeF:
- Wystawianie i udostępnianie faktury w KSeF – w pigułce
- Kiedy KSeF odrzuci fakturę
- KSeF zrewolucjonizuje wystawianie faktur. A co z paragonami?
- Jak zdobyć certyfikat KSeF?
Jak się uwierzytelnić
Certyfikat może być wydany na dane firmy (np. spółki) lub dane osoby fizycznej. Aby go zdobyć, należy poprawnie uwierzytelnić się za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- podpisu zaufanego (weryfikowanego Profilem Zaufanym ePUAP).
Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną muszą mieć – w celu uzyskania certyfikatu KSeF – osoby prawne (np. spółki). Certyfikat KSeF jest wówczas wydany na dane firmy, przy czym występuje o niego osoba uprawniona do reprezentacji.
Producenci informują, że kwalifikowaną pieczęć elektroniczną mogą kupić również pozostali przedsiębiorcy, którzy mają NIP, a więc także spółki cywilne, a nawet osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Pytanie tylko, czy faktycznie mają taką potrzebę.
Wady i zalety certyfikatu na dane firmy
Z certyfikatu wydanego na dane firmy może korzystać – w celu prac w KSeF – wiele osób w firmie. Takie certyfikaty nie są powiązane z konkretnymi osobami. Dlatego – jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów – odpowiedzialność za ich przekazywanie konkretnym pracownikom i posługiwanie się takimi certyfikatami przy pracy w KSeF spoczywa na firmie. MF zaleca więc, aby zadbać o właściwą rejestrację i rozliczalność operacji: pobierania, przekazywania, wykorzystywania i unieważniania tych certyfikatów.
Certyfikat na dane firmy ma jeszcze jedną wadę, o której resort finansów nie informuje, a na którą zwrócił uwagę w rozmowie z DGP Ernest Frankowski, partner w ITNINE – nie pozwala, przynajmniej na razie, zawężać uprawnień. – Skutki tego mogą być poważne w razie błędu po stronie dostawcy oprogramowania lub naruszenia bezpieczeństwa po stronie dostawcy usługi księgowej – uważa ekspert (zob. Jak zdobyć certyfikat KSeF).
Należy też pamiętać, że elektroniczna pieczęć kwalifikowana kosztuje – cena za rok to ok. 1 tys. zł brutto, za dwa lata to ok. 1700 zł brutto.
Wady i zalety certyfikatu na osobę fizyczną
Zdobycie certyfikatu na dane osoby fizycznej może nic nie kosztować, jeżeli użyjemy do tego podpisu zaufanego (ponieważ sam Profil Zaufany jest bezpłatnym narzędziem), albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ten drugi jest co prawda płatny, ale o wiele mniej niż elektroniczna pieczęć kwalifikowana, a poza tym część przedsiębiorców już się nim posługuje (już go wykupiło).
Trzeba natomiast pamiętać, że w takiej sytuacji w firmie certyfikatem KSeF będzie się posługiwać kilka, a nawet kilkanaście osób. Ponadto, jak przestrzega Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 (część I) na str. 44: „Niedopuszczalne jest udostępnienie certyfikatu KSeF wydanego na daną osobę fizyczną innej osobie fizycznej. Niedozwolone jest posłużenie się przez osobę fizyczną certyfikatem KSeF należącym do innej osoby fizycznej”.
Co innego certyfikat wydany na dane firmy za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Jak zdobyć certyfikat KSeF
