Kiedy KSeF odrzuci fakturę

KSeF poinformuje o dacie i czasie odrzucenia, a gdy osoba wprowadzająca nie będzie miała uprawnień do korzystania z systemu – także o braku tych uprawnień.

Faktura odrzucona będzie niewystawiona

Podstawowe założenie jest takie, że przesyłany plik xml musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej. Od 1 lutego 2026 r. będzie to struktura FA(3). Jeżeli plik xml będzie zawierał błędy (np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione), to zostanie odrzucony. Wówczas system nie przydzieli fakturze numeru KSeF, a to będzie oznaczać, że faktura nie została wystawiona. W takiej sytuacji trzeba będzie sprawdzić poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

Nabywca nie zatwierdzi

W KSeF nie będzie opcji zatwierdzania ani odrzucania faktur po otrzymaniu ich przez nabywcę. Nabywca i sprzedawca będą między sobą, całkowicie poza systemem, wyjaśniać ewentualne wątpliwości co do tego, czy faktura została wystawiona zasadnie, czy zawiera błędy itp.

Błędy na fakturze będzie można poprawiać tylko poprzez korygowanie faktur, a jedynie w wyjątkowym przypadku – wystawienie faktury z błędnym NIP nabywcy - poprzez wyzerowanie faktury i wystawienie jej ponownie z prawidłowym NIP.

Co sprawdzi KSeF...

Niezależnie od rodzaju wystawianej faktury, Krajowy System e-Faktur będzie zawsze weryfikował:

• czy przesyłany plik xml jest zgodny z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd, która jest deklarowana podczas nawiązywania sesji w KSeF;
• czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KSeF miała do tego odpowiednie uprawnienie.

... a czego nie zweryfikuje

KSeF nie odrzuci faktury z powodu błędów rachunkowych, np. gdy będzie ona zawierała nieprawidłowo wyliczoną kwotę VAT w stosunku do wskazanej kwoty netto sprzedaży. Wynika to z tego, że KSeF nie dokonuje obliczeń matematycznych. Weryfikowanie błędów rachunkowych może i powinno się odbywać się na poziomie danej aplikacji do wystawiania e-Faktur – przypomina Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0.

KSeF zablokuje duplikaty faktur

KSeF 2.0 będzie blokował wysyłkę duplikatów faktur. Chodzi o to, żeby podatnik nie przesłał do systemu dwóch takich samych dokumentów, bo w przeciwnym razie w obrocie gospodarczym będą funkcjonowałyby dwie identyczne faktury (co ma swoje skutki podatkowe). Unikalność faktury będzie weryfikowana w okresie 10 lat wstecz, czyli zgodnie z okresem przechowywania faktur w KSeF – zapewnia Ministerstwo Finansów.

W ministerialnym Podręczniku KSeF 2.0 czytamy, że system będzie weryfikował duplikaty faktur na podstawie następujących danych:

• identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy (pole NIP w Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne),
• kolejny numer nadany przez podatnika w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (pole P_2),
• rodzaj faktury (pole RodzajFaktury).

Jeżeli przesyłany do systemu plik xml będzie zawierał identyczne wartości we wszystkich trzech wskazanych wyżej parametrach, które posiada już faktura znajdująca się w KSeF, to system odrzuci ten drugi plik. Wówczas wyświetli się komunikat wskazujący na powód odrzucenia pliku - kod błędu 440 „Duplikat faktury”.

Nie ta data na fakturze

Powodem odrzucenia pliku xml będzie wskazana w polu P_1 data z przyszłości, czyli późniejsza niż data przesłania do KSeF pliku xml. Co innego, gdy w polu P_1 zostanie wskazana data wcześniejsza niż data wysyłki. To nie będzie powodem odrzucenia pliku.

Tak samo, plik nie zostanie odrzucony z tego tylko powodu, że faktura zostanie przesłana do systemu dopiero kolejnego dnia, a nie w dniu wskazanym w polu P_1. W takiej sytuacji faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data z pola P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

Faktura z załącznikiem

Jeżeli do KSeF zostanie przesłana faktura z załącznikiem, to system sprawdzi, czy sprzedawca złożył wcześniej odpowiednie zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym. Jeżeli tego nie zrobił i podatnik nie ma udostępnionej takiej funkcjonalności (lub została mu ona odebrana), to przesłana do KSeF faktura z załącznikiem nie zostanie przyjęta przez system.

Nie ta kolejność faktur

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, każda faktura powinna zawierać między innymi kolejny numer, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje. Co zatem w sytuacji, gdy KSeF odrzuci fakturę wystawioną przez podatnika? Czy zakłóci to numerację wystawionych faktur?

Ministerstwo Finansów uspokaja: „Jeśli zasada numeracji narastającej (w momencie przygotowywania plików xml w programie księgowym) była zachowana, ale z przyczyn technicznych doszło do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF w kolejności niezgodnej z ich numeracją, nie będzie to przesłanką odrzucenia faktury przez system”.

W takiej sytuacji – jak dodaje resort - podatnik nie budzie musiał wystawić faktury korygującej, by poprawić nadany pierwotnie numer faktury, wskazany w polu P_2 (w przypadku, gdy faktura o numerze wcześniejszym została przesłana do KSeF później niż faktura o numerze późniejszym).

Wysyłka w paczce

Specjalnym procesem będzie wysyłka wsadowa. Pozwoli ona na jednorazowe przesłanie do KSeF wielu faktur w pojedynczym pliku ZIP, zamiast wysyłania każdej z faktur oddzielnie. Ale jeżeli któryś z plików xml nie będzie prawidłowy, paczka nie zostanie odrzucona w całości. W takiej sytuacji KSeF odrzuci tylko błędne semantycznie pliki xml i poinformuje o powodzie odrzucenia, po odpytaniu o odrzucone dokumenty xml w danej sesji – informuje MF.

Zobacz nasze inne artykuły o KSeF:

1. Można już ubiegać się o certyfikaty potrzebne do korzystania z KSeF
2. Wystawianie i udostępnianie faktury w KSeF – w pigułce
3. Dyrektor KIS: faktura poza KSeF nie przekreśli prawa do odliczenia VAT
4. Termin odliczenia VAT z faktury offline nie zawsze będzie oczywisty

Resort dodaje, że lista błędnych plików xml będzie zwracana po sprawdzeniu wszystkich dokumentów przesłanych do KSeF. Natomiast dla pozostałych prawidłowych plików xml znajdujących się w paczce system wygeneruje numery KSeF.

Jak poprawić fakturę

Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie będzie już można edytować jej w systemie ani anulować. Od 1 lutego 2026 r. pozostanie jedynie wystawienie faktury korygującej – również przy użyciu KSeF.

Przy pisaniu artykułu korzystałam z materiałów MF udostępnionych na stronie: ksef.podatki.gov.pl