Termin odliczenia VAT z faktury offline nie zawsze będzie oczywisty

Powyższa zasada nie zmieni się wraz z wprowadzeniem obowiązkowo stosowanych faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W dalszym ciągu dla odliczenia VAT naliczonego podatnik będzie musiał dysponować fakturą i potrafić określić datę jej otrzymania. Zasadniczo kwestia ustalenia takiej daty zdaje się nad wyraz prosta. Chodzi bowiem o to, że prawodawca w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT) wprost wskazuje datę doręczenia faktury ustrukturyzowanej. Co do zasady jest to data nadania takiemu dokumentowi numeru KSeF, co z kolei oznacza zakończenie procesu wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Wszak, według definicji normatywnej fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Czyli według ustawodawcy fakturą ustrukturyzowaną (a może raczej kompletną fakturą) jest dopiero ta, która przeszła walidację z pozytywną oceną i został jej nadany numer KSeF.

Uwaga! W jednym przypadku faktura – docelowo ustrukturyzowana – może zostać uznana za doręczoną jeszcze przed jej przesłaniem do KSeF. Chodzi o fakturę offline wystawianą w czasie awarii, bo może ona być skutecznie doręczona jeszcze przed jej wysyłką do KSeF.

Zdaje się to zrozumiałe w związku z siedmiodniowym terminem (dni robocze) na przesyłkę, który w dodatku liczony jest od końca awarii. W innych przypadkach decyduje data nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru KSeF. Dotyczy to nie tylko faktur online, lecz także każdej innej faktury offline niż wystawiana w czasie awarii.

Mogło być łatwiej

Szkoda, że autor KSeF nie pomyślał o tym, by w numerze KSeF zaszyć datę nadania go fakturze, a nie – de facto nikomu niepotrzebną – datę przesłania faktury do systemu. Gdyby w drugim członie numeru KSeF była data jego nadania, osoba zajmująca się obsługą dokumentu, np. posługując się jego wizualizacją, z łatwością na podstawie samych tylko informacji zawartych w numerze mogłaby stwierdzić, jaka jest data doręczenia faktury, a co za tym idzie – w jakim terminie podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia bądź w deklaracji – za który okres rozliczeniowy musi dokonać zmniejszenia VAT naliczonego w związku z otrzymaniem ustrukturyzowanej faktury korygującej. A tak konieczne jest odrębne ustalenie daty nadania numeru KSeF! Niby nic trudnego, ale komplikacje mogą się pojawić w szczególności w przypadku obsługi przez biuro rachunkowe. Można bowiem spodziewać się, że – przynajmniej w pierwszym okresie – to klienci sami będą pobierali faktury z KSeF, by następnie po ich obróbce merytorycznej przekazać do księgowania do biura rachunkowego te właściwe (np. dotyczące zakupów firmowych po odsianiu fakturowanych na firmę zakupów prywatnych) – zapewne jeszcze niejednokrotnie w postaci papierowej czy elektronicznie, ale w formie np. pdf. W takim przypadku księgowy będzie musiał uzyskać informację o dacie nadania numeru KSeF od klienta albo sam – w ramach przyznanych mu uprawnień – zweryfikować ją w systemie.

W czym tkwi problem z fakturami offline

Jak wcześniej zaznaczyłem, tutaj pojawia się pewna wątpliwość: jak traktować fakturę offline (inną niż z powodu awarii) po jej zwizualizowaniu, przekazaniu kontrahentowi, ale przed przesłaniem do KSeF. Wiemy, że data jej wystawienia będzie wyznaczana informacją zamieszczoną w jej polu P_1, czyli będzie to data wprowadzona ręcznie przez fakturującego. Jednak czy jest to faktura stanowiąca źródło podatku naliczonego, a jako taka niezbędna i wykorzystywana do rozliczenia podatku naliczonego?

Moglibyśmy odwołać się do powszechnie akceptowanego, więcej, przyjmowanego wręcz z zadowoleniem przez podatników wyjaśnienia, jakie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stosuje w odniesieniu do sytuacji, w której sprzedawca, będąc zobowiązany do fakturowania ustrukturyzowanego, wystawił zwykłą fakturę, tj. papierową albo elektroniczną, lecz nieustrukturyzowaną. Według tego stanowiska – wobec ogólnej zasady unijnej (jest nią każdy dokument mający dane faktury), braku odrębnego zakazu odliczania w art. 88 ustawy o VAT, a z uwzględnieniem zasady neutralności – nabywca może odliczyć VAT z takiej faktury.

Ważne: To, że sprzedawca uchybił obowiązkowi fakturowania ustrukturyzowanego, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT z otrzymanej faktury.

Jak w wielu innych, m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, dyrektor KIS stwierdził: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Logika i wnioskowanie prawnicze podpowiadają, że skoro można odliczyć VAT z dokumentu, który wbrew oczekiwaniom ustawodawcy nie jest fakturą ustrukturyzowaną, to tym bardziej można to zrobić z jeszcze niekompletnej faktury ustrukturyzowanej, zwłaszcza że niebawem może ona stać się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną (tj. w efekcie jej skutecznego doręczenia do KSeF). Zdaje się na to również wskazywać przewidziane dla faktur offline pozanormatywne rozwiązanie, jakim jest korekta techniczna.

Zatem wszystko to przemawia za tym, iż podatnik może odliczyć VAT z faktury offline, nawet jeżeli nie trafiła ona do KSeF. Pozostaje jednak jedno niewinnie brzmiące pytanie: kiedy? Czy raczej: w jakim terminie?

Skoro bowiem ustawodawca przez cały czas dla odliczenia VAT w związku z dokonaniem zakupów krajowych wymaga, by podatnik dysponował fakturą (taką podatnik fizycznie ma – offline), ale jednocześnie wciąż identyfikuje termin odliczenia datą jej otrzymania, to w przypadku faktur offline, sprawa zaczyna się komplikować.

Możemy dojść do wniosku, że choć podatnik dysponuje wizualizacją faktury offline (a że dokument nią jest, podatnik wnioskuje z tego, że został opatrzony dwoma kodami QR) – innymi słowy otrzymał taką fakturę, to jednak musi wstrzymać się z odliczeniem, tzn. nie może na razie jej wykorzystać do rozliczenia podatku naliczonego, bo… jeszcze nie została ona mu doręczona (sic!). Powtórzmy to: faktura offline (inna niż z powodu awarii, np. offline24), którą podatnik ma przed sobą, oznaczona zgodnie z przepisami wykonawczymi (wciąż czekamy na ich podpisanie i opublikowanie) dwoma kodami QR i opatrzona adnotacjami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (swoją drogą, cały czas zachodzę w głowę, co ma na myśli autor podręcznika MF, różnicując zasady ich użycia ze względu na status nabywcy) jest fakturą ustrukturyzowaną offline, ale jeszcze niedoręczoną nabywcy… Skoro on jeszcze jej nie otrzymał, bo nie został jej nadany numer KSeF, a nawet nie ma pewności co do tego, czy i kiedy zostanie ona mu formalnie, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, doręczona, to istotnie nie może skorzystać z prawa do odliczenia!

Uwaga! Lepiej byłoby dla nabywcy, gdyby sprzedawca, fakturując dokonaną przez siebie dostawę czy wykonaną usługę, poważnie uchybił obowiązkom fakturowania ustrukturyzowanego, całkowicie zignorował wymóg takiego fakturowania, wystawiając fakturę papierową lub elektroniczną nieustrukturyzowaną, niż miałby wystawić fakturę np. offline24, która, zawierając wszystkie dane i oznaczenia właściwe dla takiego dokumentu, nie trafiłaby jeszcze do KSeF.

Zastanawiam się, czy to tylko ja jestem przewrażliwiony i widzę tutaj jakąś niekonsekwencję, brak logiki, by nie powiedzieć, powód do swoistej demoralizacji fiskalnej, czy może jednak faktycznie coś nie do końca zadziałało (kolejny raz) w KSeF.