Pracownikom zatrudnionym przy obsłudze komputerów refundujemy koszt okularów korekcyjnych również wtedy, gdy między kolejnymi terminami badań profilaktycznych poprosili o skierowanie na badanie wzroku ze względu na jego pogorszenie. Zwrot wynosi do 400 zł, w zależności od wady i wskazań lekarskich. Czy może on być zwolniony z podatku dochodowego? Ponadto dla pracowników na eksponowanych stanowiskach, którzy obsługują bezpośrednio klientów, wprowadziliśmy obowiązek ubierania się w odpowiedni sposób. Strój ma być elegancki, ale skromny. Ma się składać z garsonki lub żakietu ze spódnicą u kobiet oraz garnituru u mężczyzn, w barwach biało-czarnych lub biało-granatowych. Ze względu na to, że nie wydajemy ubrań w naturze, co kwartał pracownicy otrzymują ekwiwalent pieniężny na zakup nowej odzieży – od 200 do 400 zł – oraz miesięczny na pranie – 50 zł. Czy mogą one być objęte zwolnieniem z podatku oraz składek?
ODPOWIEDŹ
@RY1@i02/2017/063/i02.2017.063.217000700.801.jpg@RY2@
Zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych jest zwolniony z podatku dochodowego oraz składek na ZUS. Natomiast pozostałe świadczenia będące ekwiwalentami ubraniowymi są przychodem ze stosunku pracy, niekorzystającym ze zwolnień.
Reklama
Zwolnione z PIT są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych do tych ustaw, a także wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Reklama
Z kolei z podstawy wymiaru składek na ZUS wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór.
Pogorszenie wzroku
Jednym z obowiązków pracodawcy jest dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca zobowiązany jest m.in. zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, a także okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach tej opieki wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
W przepisach nie ma regulacji, która ograniczałaby prawo pracodawcy do skierowania pracownika na badania w sytuacji, gdy formalnie zachowuje jeszcze ważność wydane uprzednio zaświadczenie lekarskie. Przeciwnie, zgłoszenie przez pracownika pogorszenia wzroku należy traktować jako zmianę stanu zdrowia, która powinna skłonić pracodawcę do skierowania go na badania profilaktyczne, nawet jeśli miałoby się to odbyć jeszcze przed terminem następnego badania, zgodnie z kalendarzem badań. Wynik badania okulistycznego wskazujący na konieczność stosowania lub wymiany okularów obliguje pracodawcę do ich zapewnienia zgodnie z zaleceniem lekarza.
W takiej sytuacji refundacja poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, objęty zwolnieniem od PIT.
Ubiór służbowy
Ze zwolnienia (nielimitowanego) może korzystać nie tylko wartość ubioru służbowego przekazanego w naturze, ale także ekwiwalent pieniężny z tego tytułu. [przykład 1]
Jednak ani przepisy podatkowe, ani ubezpieczeniowe nie definiują pojęć takich jak ubiór służbowy czy umundurowanie, mimo że właśnie taki rodzaj odzieży oraz obowiązek jej noszenia warunkują zwolnienie z PIT i ZUS.
W związku z tym rozstrzygnięcie, co może być elementem ubioru służbowego czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Według Uniwersalnego Słownika Języka Polskiego „ubiór” to „to, co się nosi; ubranie, strój”, a „służbowy” to „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”. Należy więc uznać, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub jej elementy) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika, i wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem pracy.
Pracodawca może też podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej, np. reprezentacyjnej. Obowiązek taki powinien być nałożony przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w uchwale zarządu, poleceniu dyrekcji, regulaminie pracy itp. (tak np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1289.2016.1.JK3).
W opisanym na wstępie przypadku od pewnej grupy pracowników kierownictwo wymaga odpowiedniego stroju podczas wykonywania pracy (kolorystyka, rodzaj ubrań). Jednak nie są to ubrania jednakowe. Pracownicy sami bowiem dobierają sobie poszczególne części garderoby według dress codu, a firma przekazuje im na to środki pieniężne. Ubrania te nie są więc oznaczone w żaden sposób tak, aby były utożsamiane z firmą. Mogą służyć zarówno w pracy, jak i poza nią. Stąd ekwiwalent na zakup odzieży w tym przypadku podlega PIT i ZUS.
Ulga za czyszczenie
Jeśli chodzi o ekwiwalenty pieniężne za pranie, to pozostają one poza podstawą opodatkowania oraz składek na ZUS, o ile przysługują na podstawie przepisów bhp i dotyczą odzieży roboczej.
Jak wynika z kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy i mających odpowiednie właściwości ochronne i użytkowe. Jest też zobowiązany zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może tego zrobić, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
Przepisy nie wymagają więc, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. Jednak zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik. Kwoty wypłacane pracownikowi jako ekwiwalent mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość ekwiwalentu może być jednak ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika (rachunków, faktur). Wysokość kosztów może być ustalana w porozumieniu pracodawcy i pracownika. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bhp.
Reasumując, bez obciążeń podatkowo-składkowych pozostają ekwiwalenty pieniężne, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej oraz są one wypłacane zgodnie z kodeksem pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty poniesione przez pracownika. [przykład 2]
Ekwiwalent za pranie ubrań nieroboczych, o których mowa na wstępie, nie korzysta z żadnych ulg podatkowo-składkowych. Tak wynika np. z interpretacji ZUS, który stwierdził, że w razie gdy pracodawca wydaje pracownikom świadczenia rzeczowe lub wypłaci z tego tytułu ekwiwalent, a obowiązek taki nie wynika z przepisów o bhp, wartości te zobowiązany jest doliczyć do podstawy wymiaru składek (Oddział ZUS w Lublinie, decyzja z 18 października 2016 r., WPI/200000/43/1074/2016).
PRZYKŁAD 1
Przypadek firmy odzieżowej
Firma zajmuje się projektowaniem i sprzedażą odzieży. Pracownicy pracujący w butikach i w biurze są zobowiązani do noszenia ubrań służbowych z aktualnej kolekcji celem jej promocji. Stanowi to element umowy o pracę. Wewnętrzny regulamin określa procedury przydziału i gospodarowania tą odzieżą. Ubrania te posiadają oznaczenia identyfikujące firmę (logo) i nie są własnością pracowników. Wartość odzieży nie jest przychodem pracowników, gdyż nie uzyskują oni żadnego trwałego przysporzenia. Można stwierdzić, że ubrania są im tylko wypożyczane, a nie przekazywane do swobodnego użytkowania.
PRZYKŁAD 2
Podstawa wyłączenia
Pracodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w wysokości uzależnionej od stopnia jej zabrudzenia wynikającego z rodzaju wykonywanej pracy (stanowiska) pracownika, ustalony w oparciu o kalkulację jednostkową kosztów usługi prania w wybranych zakładach pralniczych. Ekwiwalent ten podlega więc wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ZUS na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego (interpretacja ZUS Oddział w Lublinie z 9 sierpnia 2016 r., WPI/200000/43/719/2016).
Lista płac za marzec
Załóżmy, że w marcu pracownik otrzymał ekwiwalent na zakup nowych, wiosennych ubrań w wysokości 400 zł oraz ekwiwalent na pranie 50 zł, a zarabia 4500 zł.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 4950 zł 4500 zł + 400 zł + 50 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 678,65 zł – podstawa wymiaru – 4950 zł – składka emerytalna – 4950 zł x 9,76 proc. = 483,12 zł – składka rentowa – 4950 zł x 1,5 proc. = 74,25 zł – składka chorobowa – 4950 zł x 2,45 proc. = 121,28 zł – suma składek – 678,65 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – do odliczenia od zaliczki na podatek 384,42 zł 331,03 zł – podstawa wymiaru – 4271,35 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 678,65 zł) 4271,35 zł x 9 proc. = 384,42 zł 4271,35 zł x 7,75 proc. = 331,03 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 371 zł Przychód do opodatkowania – 4950 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 4160 zł [4950 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 678,65 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] – zaliczka do US – 371 zł [(4160 zł x 18 proc.) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 702,47 zł (zaliczka na podatek) – 331,03 zł (składka zdrowotna) = 371,44 zł]
Do wypłaty 3515,93 zł 4950 zł – (678,65 zł + 384,42 zł + 371 zł)
Podstawa prawna
Art. 2376, art. 2379 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 10–11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032).
Par. 2 ust. 1 pkt 6, 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.)
Par. 8 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).