O wyjeździe służbowym, który jeszcze jakiś czas temu był wyprawą, ekspedycją poprzedzaną szczególnymi przygotowaniami, dzisiaj często decyduje się ad hoc, z potrzeby chwili. Oczywiście wiele spraw można załatwić przez telefon, wideokonferencję itp., ale przecież nic nie tak nie buduje relacji z kontrahentem, nie daje możliwości zapoznania się z nim, wyczucia jego intencji, jak osobista rozmowa, wspólny posiłek itp. A przecież podróże służbowe to nie tylko negocjacyjne spotkania z kontrahentami.

Często pracownicy odbywają podróże służbowe, aby np. wykonać usługę. A tego, w szczególności gdy mówimy o usługach materialnych, nie wykonamy na odległość. Konieczna jest osobista obecność. Skoro więc z łatwością możemy np. umówić się na wykonanie usługi budowlanej na drugim końcu świata, to czemu nie pozyskiwać tamtejszych klientów. I wówczas wysyłamy pracowników.

Krótko mówiąc: cokolwiek by się działo w technologii komunikacji, podróże służbowe nie znikną z naszej rzeczywistości. To oznacza, że konieczne jest pozyskanie i codzienne uzupełnianie wiedzy i umiejętności delegowania pracowników, a następnie rozliczania kosztów ich podróży. Zagadnienia takie są niezwykle interesujące, przy czym ich atrakcyjność najczęściej ma swoje źródło w tym, że niełatwe są kwestie wyznaczania skutków fiskalnych. Mamy bowiem tutaj do czynienia z zagadnieniami znajdującymi się na styku kilku dziedzin prawa, z których najważniejsze to podatki i prawo pracy.

Co to jest podróż służbowa?

Od tego, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy z wyjazdem innego rodzaju, zależy rodzaj świadczeń, które przysługują pracownikowi, to, za co musi zapłacić pracodawca, a wreszcie, które wydatki mogą być kosztem zakładu pracy i jakie implikacje wystąpią w przychodach pracowników. Czyli jak to jest z tą podróżą?

Odpowiedź znajdziemy w przepisach kodeksu pracy. A w zasadzie nie tyle definicję, ile okoliczności, które świadczą o tym, że wyjazd pracownika jest podróżą służbową.
O podróży służbowej mówimy wówczas, gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Sam termin „podróż służbowa” ma charakter normatywny. To oznacza, że podróż służbowa to tylko wyjazd, który spełnia warunki określone w przepisach kodeksu pracy: podróż odbywa pracownik, podróż odbywa się na podstawie polecenia pracodawcy, pracownik wykonuje pracę, praca jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem świadczenia pracy.

Podróż służbowa to podróż pracownika! Ale nie każda.

Nie jest na przykład podróżą służbową wykonywanie przez pracownika zatrudnionego na stanowisku serwisanta maszyn przemysłowych usług serwisowych u użytkujących te maszyny klientów, których siedziby znajdują się na określonym w umowie o pracę obszarze, będącym miejscem wykonywania pracy (Wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2012 r., sygn. akt II UK 72/12). Nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy w tych miejscowościach. O podróży służbowej można mówić jedynie w przypadku delegowania narzuconego pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży. Tym samym samo podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p., do której znajdują zastosowanie przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu takiej podróży (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 15 kwietnia 2015)

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony jako przedstawiciel regionalny spółki w województwie zachodniopomorskim. Spółka ma swoją siedzibę w Warszawie. Co jakiś czas pracownik przyjeżdża do siedziby celem dokonania rozliczenia dokumentów, odbycia spotkań służbowych z innymi pracownikami, raportowania etc. W każdym z tych przypadków przyjazd do Warszawy stanowi podróż służbową. W takiej klasyfikacji podróży pracownika nie przeszkadza to, iż jej celem jest miejscowość siedziby pracodawcy.

Podróże służbowe. Rozliczenia podatkowe w firmie

Ważnym problemem w przypadku podróży służbowych jest przyznawanie i rozliczanie diet. W powszechnym przekonaniu dieta to zwrot kosztów wyżywienia, jednak obecnie niedokładnie tak jest. Inny jest charakter diety w podróży krajowej, a inny w zagranicznej. W przypadku podróży krajowej dieta to jedynie zwrot podwyższonych kosztów wyżywienia. Co innego w przypadku podróży zagranicznej. Wówczas dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia, ale dodatkowo jeszcze innych drobnych wydatków.
Skąd ta różnica?

Na to i inne pytania odpowiedzi można znaleźć w książce "Podróże służbowe. Rozliczenia podatkowe w firmie". Przepisy normujące tego typu zagadnienia są mało szczegółowe i precyzyjne, stąd odwołania do licznych orzeczeń sądów, interpretacji organów. A wszystko po to, aby przybliżyć czytelnikowi tę trudną materię i chociaż trochę ułatwić dokonywanie rozliczeń, a nade wszystko pomóc uchronić się przed błędami i ich konsekwencjami fiskalnymi.