Subskrybuj nas na Youtube
Przedstawia wtedy treść sprawozdania finansowego i odpowiada na pytania wspólników. Może jednak odmówić odpowiedzi, jeśli przekazane w ten sposób informacje mogą wyrządzić spółce szkodę
/>
Coraz częściej na zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy) zapraszani są także księgowi. Dla niektórych z nich jest to sytuacja niestandardowa, ale może przecież każdego księgowego spotkać.
W czasie takiego zgromadzenia właścicieli (wspólników, akcjonariuszy) to przede wszystkim zarząd (kierownik jednostki) jest odpowiedzialny za zaprezentowanie sprawozdania finansowego członkom organu uprawnionego do zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Na mocy art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jest przecież odpowiedzialny za jego przygotowanie. Odpowiada też za zawarcie w nim treści odzwierciedlających zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w poprzednim roku. Członkowie zarządu jednak na co dzień nie zajmują się bezpośrednio rachunkowością, stąd też mogą poprosić o uczestnictwo w takim zgromadzeniu księgowego, który w ich imieniu nie tylko wskaże najważniejsze kwestie dotyczące sprawozdania finansowego, lecz także odpowie na pytania wspólników. A w przypadku, gdy księgi rachunkowe są powierzone podmiotowi usługowo je prowadzącemu, na zgromadzenie właścicieli może zostać zaproszony kierownik biura rachunkowego albo księgowy, który prowadzi sprawy spółki.
O co najczęściej pytają wspólnicy
Główny księgowy jest najbardziej kompetentną osobą, jeśli chodzi o zaprezentowanie samego sprawozdania finansowego. Zwykle (jeśli jest o to poproszony) przedstawia jego treść, wskazując na zawartość informacyjną poszczególnych elementów bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym czy rachunku przepływów pieniężnych. Omawia wpływ najważniejszych zdarzeń, jakie miały miejsce w poprzednim roku, na sprawozdanie finansowe, posługując się często wskaźnikami. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Wskaźniki
W 2016 r. spółka zawarła umowę na sprzedaż towarów do Niemiec. Główny księgowy wskazuje, że te przychody stanowią 15 proc. wartości przychodów i spowodowały wzrost zysku o 12 proc. w stosunku do roku poprzedniego.
Wspólnicy najczęściej zadają pytania związane z księgowymi konsekwencjami znaczących, nietypowych transakcji, o których zostali poinformowani w sprawozdaniu z działalności. Czasem księgowy powinien wyjaśnić, jakie metody zostały zastosowane do ich rozliczeń i dlaczego dokonano takiego wyboru. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
Nabycie innej jednostki
Spółka w 2016 r. nabyła jednostkę ABC. Księgowy powinien być przygotowany na opisanie zasad rozliczenia tej transakcji wraz ze wskazaniem, na jakie pozycje sprawozdania ona wpłynęła. Powinien też opowiedzieć, w jaki sposób ta transakcja może oddziaływać na przyszłe dane księgowe (za 2017 r.).
Jeśli w trakcie roku miały miejsce zmiany zasad rachunkowości zasygnalizowane w sprawozdaniu finansowym, to wspólnicy mogą poprosić o objaśnienie ich w sposób bardziej szczegółowy. Przede wszystkim będą ich interesowały przyczyny wprowadzonych zmian.
Czasem wspólnicy pytają, czy jest sporządzona lista krytycznych zasad rachunkowości zawierająca zastosowane metody wyceny, rozliczania transakcji i możliwość stosowania alternatywnych metod wraz z ich wynikami w celu porównawczym lub wyeliminowania przypadków agresywnej księgowości.
Dla właścicieli ważne są zagadnienia związane z monitorowaniem istotnych zmian w procesie sprawozdawczości finansowej mogące wpłynąć na jego stabilność lub zdolność jednostki do przygotowania wiarygodnych sprawozdań finansowych na czas, tj. zmiany na kluczowych stanowiskach w dziale finansów i księgowości, projekty IT oraz projekty reorganizacyjne.
Wspólnicy pytają też o aspekty związane z rachunkowością zarządczą oraz dostarczaniem informacji dotyczących podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych. W tej materii jednak powinien wypowiedzieć się zarząd, uważając, aby nie naruszyć interesów spółki.
W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone przez podmiot zewnętrzny, kwestią, która z pewnością będzie poruszona na walnym, będzie monitoring oraz upewnianie się o prawidłowym nadzorze nad tym księgami.
Wiele pytań do pracownika księgowości pojawia się po przeanalizowaniu raportu biegłego rewidenta, jeśli zawiera on jakieś uwagi dotyczące systemu księgowości czy kontroli wewnętrznej. Także wydanie przez audytora opinii z zastrzeżeniem powoduje, że wspólnicy (i słusznie) będą żądać w tym zakresie wyjaśnień. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Z audytorem
Audytor uczestniczący w zgromadzeniu wskazał, że istniała rozbieżność co do kwoty rezerwy na naprawy gwarancyjne. Księgowy został poproszony o wskazanie stanowiska spółki oraz okoliczności i konsekwencji utworzenia tej rezerwy w niższej wysokości niż proponowana przez audytora.
Biegły rewident
Na zgromadzenie właścicieli zapraszani są czasem biegli rewidenci. Dotyczy to najczęściej bardzo dużych jednostek. Odnoszą się oni do tych samych zagadnień, które interesują też rady nadzorcze (komisje rewizyjne), a więc:
przeglądu zakresu audytu na bieżący rok, jak również stosowanych procedur audytu;
dokonania przez biegłego rewidenta oceny sytuacji majątkowej, finansowej i stosowanych zasad rachunkowości, personelu dokonującego audytu wewnętrznego, kadry zarządzającej, jak również przebiegu współpracy biegłego rewidenta z pracownikami badanej jednostki w trakcie przeprowadzanego audytu;
prowadzenia przeglądu skuteczności procesu rewizji finansowej i monitorowania reakcji kadry zarządzającej na zalecenia przedstawione przez biegłych rewidentów w liście do zarządu;
istnienia uwag/zastrzeżeń przekazanych kadrze zarządzającej przez biegłego rewidenta, które nie zostały uwzględnione/poprawione;
omawiania z biegłym rewidentem wszystkich kwestii związanych z ujmowaniem w księgach ujawnień i prezentacji w sprawozdaniu finansowym nietypowych zdarzeń gospodarczych, szczególnie w przypadkach odmiennych stanowisk kadry zarządzającej i biegłego rewidenta;
omawiania z biegłym rewidentem wszystkich napotkanych trudności ze strony kadry zarządzającej podczas wykonywania audytu (np. niedostępności personelu jednostki, nieudostępnienia przez pracowników jednostki potrzebnych dokumentów lub informacji; nieuzasadnionych opóźnień kadry zarządzającej w dostarczeniu informacji biegłemu rewidentowi).
WAŻNE
Ochrona interesu spółki jest rozumiana przez prawo handlowe dość szeroko. Wystarczy samo niebezpieczeństwo wyrządzenia szkody, aby zarząd mógł odmówić złożenia wyjaśnień w żądanym przez akcjonariusza zakresie.
Kiedy można odmówić
Przepisy prawa handlowego wskazują, że właściciele mają prawo żądać informacji niezbędnych do oceny działalności jednostki. W szczególności dotyczy to danych niezbędnych do oceny sprawozdania finansowego. Zakres pytań dotyczących sprawozdawczości finansowej zależy przede wszystkim od tego, w jakiej kondycji jest podmiot oraz od tego, w jakim stopniu właściciele na co dzień uczestniczą w działaniach spółki. Jeśli jednocześnie prowadzą interesy spółki albo regularnie kontaktują się z zarządem, to takich pytań może w ogóle nie być.
Prawo do uzyskania informacji jest jednak czasem ograniczone. Zarząd spółki, a więc oczywiście i księgowy, który reprezentuje w zakresie sprawozdania finansowego zarząd, jest zobowiązany odmówić odpowiedzi na pytania w przypadkach, gdyby przekazane w ten sposób informacje mogły wyrządzić spółce lub spółce z nią powiązanej szkodę. Odmowa odpowiedzi może zatem dotyczyć tajemnic technicznych (np. związanych z wdrażaniem systemu informacyjnego rachunkowości), handlowych i organizacyjnych prowadzonego przez nie przedsiębiorstwa. Księgowy (podobnie jak członek zarządu) może także odmówić udzielenia odpowiedzi na pytanie, gdyby takowa mogła pociągnąć za sobą skutki w postaci odpowiedzialności karnej, cywilnej lub administracyjnej w stosunku do niego. Nie będzie mógł udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące np. wynagrodzeń konkretnych pracowników czy wartości poszczególnych umów handlowych.
Odpowiedź poza walnym
Na niektóre pytania akcjonariusza zgłoszone podczas walnego zgromadzenia zarząd może odpowiedzieć także w trybie art. 428 par. 5 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), czyli poza walnym zgromadzeniem, jeśli jest to uzasadnione ważnymi powodami. Za takie mogą być uznane m.in. pytania, na które odpowiedzi odnosić się będą np. do treści dokumentów niedostępnych na zgromadzeniu lub takich, które wymagają dokładniejszego opracowania czy wyliczeń. W takiej sytuacji zarząd spółki akcyjnej zobowiązany jest do złożenia odpowiedzi na pytania nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia pytań w ramach obrad walnego.
W bardzo wielu regulaminach dotyczących przebiegu zgromadzenia właścicieli w spółkach akcyjnych jest zapis, że odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi. ⒸⓅ
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy) powinno być:
● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
● powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
● udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 ze zm.).
