Nasza spółka zajmuje się produkcją sprzętu fitness (bieżnie, rowery stacjonarne itp.). Sprzedaż prowadzą regionalni dystrybutorzy. Ostatnio zorganizowaliśmy ich dwudniowe spotkanie, które odbyło się w wynajętym centrum konferencyjnym. Opłaciliśmy uczestnikom m.in. posiłki i noclegi. Czy możemy wliczyć taki zakup do kosztów i odliczyć VAT?
EKSPERT RADZI
Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek może się obiektywnie przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być kosztem uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:
1) pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
2) nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,
3) być właściwie udokumentowany.
Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Przepisy podatkowe nie formułują definicji reprezentacji. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego” PWN reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie są to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.
Przekazanie klientom usług gastronomicznych – o ile posiłek nie jest okazały czy wytworny – nie spełnia definicji reprezentacji i tym samym może stanowić koszt.
Stanowisko takie zaprezentował dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 października 2014 r., nr ITPB1/415-825/14/AK, w której możemy przeczytać: „(...) Spotkania z kontrahentami nie mają charakteru szczególnie uroczystego, wytwornego czy okazałego, a ich celem nie jest imponowanie kontrahentom wystawnością. Celem spotkań jest omówienie kwestii związanych z monitorowaniem badań klinicznych w warunkach, które zwykle towarzyszą takim rozmowom. Z tytułu ww. spotkań wnioskodawca ponosi wydatki na usługi gastronomiczne.
W odniesieniu do ponoszonych przez wnioskodawcę – w ramach wykonywanej działalności gospodarczej – wydatków na usługi gastronomiczne ponoszone w różnych miastach Polski na spotkaniach w restauracji lub kawiarni, których celem jest omówienie kwestii związanych z monitorowaniem badań klinicznych, takie jak zasady współpracy oraz podpisywania kontraktów, należy stwierdzić, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie zawarto zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W opinii tutejszego organu nie można działaniom wnioskodawcy przypisać cech reprezentacji, o jakiej mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, zatem w opisanym stanie faktycznym przepis ten nie będzie miał zastosowania (...)”.
Warto dodać, że stanowisko sądów w zakresie rozliczania wydatków na organizację konferencji podobnych jak w pytaniu jest dla podatników korzystne. Tytułem przykładu można wskazać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 października 2015 r., sygn. akt II FSK 2141/13. Sąd podtrzymał stanowisko zaprezentowane przez sąd pierwszej instancji. Jego zdaniem w przyjętym modelu logistycznym rolą skarżącego jest monitorowanie trendów światowych w sprzęcie wędkarskim oraz zapoznawanie kontrahentów z tymi nowościami. Temu celowi służyła właśnie zorganizowana przez niego dwudniowa konferencja. Nie można zatem uznać, że opisane wydatki – wynajęcie busa, druk zaproszeń, przygotowanie prezentacji, catering w siedzibie firmy, opłata za centrum konferencyjne, w tym obiadokolacja, nocleg – służą wyłącznie albo przede wszystkim poprawie wizerunku. Wydatki te odpowiadają zatem warunkom uznania ich za koszt uzyskania przychodów wynikający z art. 15 ustawy o CIT.
Podstawowym założeniem funkcjonowania VAT jest jego neutralny charakter. Co do zasady postulat ten jest realizowany przez art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Na tej podstawie odliczeniu od podatku należnego podlega cały podatek naliczony wynikający z czynności nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania działalności gospodarczej. Ustawodawca przewiduje jednak pewne wyjątki w tym zakresie. Wprowadził ograniczenia w odliczeniach VAT naliczonego polegające na wyłączeniu możliwości odliczenia podatku naliczonego w niektórych sytuacjach, które określa art. 88 ustawy o VAT.
W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Tym samym w sytuacji gdy na fakturze wystawionej przez hotel są wyodrębnione pozycje: usługi hotelowe i gastronomiczne, odliczenie podatku od nich nie przysługuje. Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2013 r., nr IPPP2/443-345/13-4/KOM. ⒸⓅ
WAŻNE Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).
