ABC sp. z o.o. (podatnik VAT czynny) nabyła od firmy X 5 września 2016 r. odzież roboczą i obuwie robocze na łączną kwotę 6150 zł, w tym VAT 1150 zł. Ogółem zakupiono 20 kompletów odzieży i 20 par obuwia (odzież robocza – wartość jednego zestawu 150 zł, obuwie robocze – wartość jednej pary 100 zł). Odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej zostały nabyte z zamiarem przekazania pracownikom magazynu zgodnie z wymogami prawa pracy. Podatek naliczony od nabycia tych towarów ma zostać przez spółkę odliczony w całości w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2016 r. 14 września 2016 r. nabyta odzież i obuwie robocze zostały przekazane do używania pracownikom spółki. Przekazana odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy (spółki ABC). Jak spółka powinna rozliczyć przekazanie tej odzieży i obuwia roboczego na gruncie VAT, CIT i PIT (obowiązki płatnika)? VAT i zaliczki na CIT spółka płaci miesięcznie, a rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy.
Zgodnie z przepisami prawa pracy odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom nieodpłatnie. Pojawia się pytanie, czy nieodpłatne zapewnienie pracownikom odzieży roboczej, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej podlega VAT.
Przez dostawę towarów, stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Z kolei w myśl art. 8 ust. 2 ustawy o VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:
1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych,
2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.
Jak rozliczyć zakup usług hotelowych i gastronomicznych
Jak rozliczyć zakup usług hotelowych i gastronomicznych

Zobacz również
Jak wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2011 r., nr ITPP1/443-831/11/DM: „(...) ustawa o podatku od towarów i usług nie precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem celów osobistych pracownika. Przyjąć należy, iż potrzebami osobistymi są co do zasady te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy lub innym, który łączy przekazującego i osobę otrzymującą towar. Cele (potrzeby) osobiste to te, których pracodawca nie ma obowiązku zaspokoić, zaś potrzeby pracownicze to te, do zaspokojenia których pracodawca jest zobowiązany (...)”.
Nieodpłatne zapewnienie pracownikom przez pracodawcę środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego do używania w trakcie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy w ramach wypełnienia obowiązków nałożonych przepisami kodeksu pracy i przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy nie podlega opodatkowaniu VAT, gdyż nie jest przekazaniem (lub zużyciem towarów) czy też świadczeniem usług na cele osobiste pracowników (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 września 2011 r., nr ILPP1/443-843/11-4/NS i interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 czerwca 2011 r., nr IPPP3/443-585/11-2/JF).
Zatem nieodpłatne przekazanie pracownikom odzieży roboczej i obuwia roboczego zgodnie z przepisami prawa pracy nie podlega podatkowi VAT.
Skutki w CIT...
Nieodpłatne przekazanie pracownikom odzieży roboczej i obuwia roboczego jest neutralne na gruncie podatku CIT, w szczególności spółka nie musi w związku z przekazaniem odzieży pracownikom korygować kosztów uzyskania przychodów ani rozpoznawać przychodów.
...i PIT
Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT zwrot „w szczególności” oznacza, że wskazane kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są zatem wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u pracownika powstaniem przysporzenia majątkowego mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia ze stosunkiem pracy.
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Zatem wartość świadczeń pracownika z tytułu zapewniania mu przez pracodawcę odzieży i obuwia roboczego korzysta zgodnie z przepisami prawa pracy ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Skoro przedmiotowe świadczenie (zapewnienie pracownikom odzieży i obuwia roboczego) korzysta ze zwolnienia z podatku PIT u pracowników, którzy otrzymali do używania tę odzież i obuwie, to na zakładzie pracy nie ciąży obowiązek poboru zaliczki na podatek PIT stosownie do art. 31 i nast. ustawy o PIT.
Co wynika z prawa pracy
Stosownie do art. 2376 par. 1 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz poinformować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 par. 1 i art. 2377 par. 1 k.p., oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 2378 par. 1 k.p.).
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, o których mowa w art. 2376 par. 1 i art. 2377 par. 1 k.p., stanowią własność pracodawcy (art. 2378 par. 2 k.p.).
SCHEMAT
Schemat rozliczenia spółki*
1. Jaki podatek wystąpi przy nabyciu odzieży roboczej, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej:
VAT: podatek należny nie wystąpi od nieodpłatnego przekazania odzieży i obuwia roboczego pracownikom
CIT: nieodpłatne przekazanie odzieży i obuwia roboczego pracownikom jest neutralne na gruncie podatku CIT
PIT: po stronie pracowników nie wystąpi przychód, od którego spółka musiałaby pobrać zaliczkę na podatek PIT
Z tego względu nieodpłatnego przekazania odzieży i obuwia roboczego pracownikom nie należy wykazywać w żadnych deklaracjach składanych dla celów podatku VAT, CIT i PIT (w zakresie obowiązków płatnika).
* w schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/ czynności
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).