Polska spółka zależna zamierza zatrudnić na 5 miesięcy eksperta inwestycyjnego, cudzoziemca oddelegowanego z zagranicznej spółki znajdującej się w tej samej grupie kapitałowej, w celu koordynacji jej projektu wykonywanego w Polsce. Jakie będą jej obowiązki w zakresie opodatkowania pracownika oraz jego ubezpieczenia społecznego?
Rozliczenia podatkowo-ubezpieczeniowe nie mogą wzbudzać w pracowniku obaw przed ewentualnymi sankcjami podatkowymi lub karnoskarbowymi, które mogłyby powstać w związku z nieprawidłowym rozliczeniem jego wynagrodzenia. Pracodawca powinien zatem wiedzieć, jaki jest status podatkowy delegowanego pracownika, w którym kraju i na jakich zasadach opodatkowane będzie wynagrodzenie takiej osoby, jak prawidłowo ustalić podstawę wymiaru tych składek i gdzie je odprowadzić. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem prawidłowe wypełnianie obowiązków płatnika oraz zapewnienie oddelegowanemu pracownikowi bezpieczeństwa w zakresie należytego regulowania jego zobowiązań podatkowych i składkowych.
Na co zwrócić uwagę
W celu spełnienia wskazanych powyżej obowiązków kluczowe jest określenie rezydencji podatkowej zatrudnionego na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa) oraz odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Szczególnie istotne jest właściwe zastosowanie zasad przyjętych w tych umowach dotyczących opodatkowania pracy pracowników najemnych oraz innych kategorii dochodów otrzymywanych przez osoby delegowane w zależności od charakteru wykonywanej działalności (wolny zawód, członkostwo w organach stanowiących spółek, dochody artystów i sportowców itp.). Zastosowanie wyłącznie przepisów polskiej ustawy dotyczących miejsca zamieszkania podatnika, uzależnione od czasu jego przebywania na terytorium Polski w roku podatkowym oraz określenia tzw. ośrodka interesów życiowych, nie jest wystarczające. Ustawa nakazuje bowiem wprost jej stosowanie z uwzględnieniem regulacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Prawidłowa interpretacja tych przepisów pozwala pracodawcy na ustalenie, gdzie i w jakiej wysokości opodatkowane będzie wynagrodzenie zatrudnionego, a w szczególności jaka wysokość obciążeń nakładanych na zatrudnionego będzie musiała być zapłacona za granicą. W przypadku cudzoziemców skierowanych do pracy w Polsce polski podmiot staje przed koniecznością prawidłowego zastosowania przepisów podatkowych dotyczących: rejestracji cudzoziemca dla celów podatkowych, zasad pobierania zaliczek na podatek czy obowiązków płatników, w tym trybu sporządzania informacji PIT-11, zaliczania wypłacanych wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów oraz opodatkowania oddelegowania podatkiem VAT.
Jeżeli chodzi o kwestie związane ze składkami na ubezpieczenie społeczne, to chociaż w odniesieniu do pracowników oddelegowanych do pracy za granicą o miejscu odprowadzania składek powinna decydować zawarta przez Rzeczpospolitą Polskę umowa międzynarodowa o zabezpieczeniu społecznym, to w odniesieniu do osób delegowanych zasadnicze znaczenie ma ocena sytuacji przez pryzmat rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie).
Zagraniczny specjalista w polskiej spółce
W przypadku opisanym na wstępie zagraniczny specjalista zatrudniany w Polsce podlega u nas opodatkowaniu tylko od dochodów uzyskiwanych z polskich źródeł (tzw. ograniczony obowiązek podatkowy). Ponieważ jego okres pobytu w naszym kraju jest krótki, a charakter i incydentalność jego pracy nie pozwala stwierdzić, że Polska stała się w tym czasie jego „ośrodkiem interesów życiowych”, pracodawca zgłasza do opodatkowania tylko i wyłącznie dochody uzyskane przez pracownika za pracę na terytorium Polski (pozostałe nie podlegają u nas opodatkowaniu, nawet jeżeli zostały tutaj wypłacone). Zatrudniający wykazuje je następnie w informacji PIT-11, którą musi przekazać pracownikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu (w przypadku nierezydentów takim urzędem co do zasady jest urząd właściwy ze względu na adres siedziby pracodawcy w Polsce, aczkolwiek w praktyce częściej zdarza się, że jest nim urząd w miejscu, gdzie cudzoziemiec faktycznie zamieszkuje i został zarejestrowany dla celów podatkowych).
PIT-11 stanowi podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest ona wystawiana oraz dostarczana przez płatnika, który w trakcie roku rozlicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy. PIT-11 stanowi podstawowe źródło wiedzy niezbędnej do sporządzenia zeznań rocznych, takich jak PIT-36.
PIT-11 powinien być przekazany do urzędu skarbowego oraz pracownikowi w formie elektronicznej lub drukowanej (papierowej). Termin przekazania tego formularza za rok 2016, zarówno pracownikowi, jak i urzędowi skarbowemu, upływa w przypadku przekazywania formularza w formie papierowej 31 stycznia 2017 r., a w przypadku, gdy odbywa się to w formie elektronicznej, 28 lutego 2017 r. Przy czym jeżeli pracownik formalnie złoży do pracodawcy wniosek o wystawienie PIT-11, płatnik (pracodawca) obwiązany jest do jego sporządzenia i przesłania podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Wypełniając roczne rozliczenie podatkowe PIT-36, należy w części D.1.1. wypełnić odpowiednie rubryki dotyczące dochodów pracownika z polskich źródeł. Trzeba przy tym pamiętać, że w opisanej sytuacji pracownik powinien dla celów rozliczeń podatkowych posiadać certyfikat rezydencji podatkowej swojego kraju.
Szczególne reguły
Natomiast w zakresie oskładkowania w odniesieniu do pracowników delegowanych wprowadzona została regulacja szczególna. W myśl rozporządzenia osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w danym państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego (do Polski) do wykonywania pracy w jego imieniu, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę. Status ten jest potwierdzany zaświadczeniem A1 wydawanym przez organy ubezpieczeniowe kraju podmiotu delegującego.
Warto pamiętać, że nikt nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłową ocenę podatkowo-ubezpieczeniowych aspektów delegowania. Powinien on też zaoferować pracownikowi niezbędną pomoc w wypełnianiu ciążących na nim obowiązków.
WTOREK 28 LUTY 2017 - termin przekazania przez pracodawcę zarówno pracownikowi, jak i urzędowi skarbowemu PIT-11 w wersji elektronicznej za rok 2016
CYKL: JESIEŃ Z GLOBAL MOBILITY
To drugi artykuł w ramach cyklu realizowanego we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. Dotyczy on zatrudniania cudzoziemców w Polsce oraz zasad delegowania rodzimych pracowników za granicę.
Cykl jest inspirowany licznymi zmianami w tym obszarze, które nastąpiły w ostatnim czasie lub też dopiero są planowane. 18 czerwca 2016 r. weszła w życie ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Kolejne zmiany czekają nas najpewniej od 2017 r. – zakłada się m.in. zniesienie procedury oświadczeniowej dla obywateli naszych wschodnich sąsiadów i wprowadzenie dwóch nowych rodzajów zezwoleń na pracę: zezwolenia na pracę sezonową i zezwolenia na pracę krótkoterminową.
Chcemy wskazać rozwiązania konkretnych problemów, które w związku ze zmianami przepisów coraz częściej pojawiają się w praktyce. W dzisiejszym tekście podpowiadamy, jak poruszać się w podatkowo-ubezpieczeniowych aspektach delegowania pracowników.
Pisaliśmy o tym:
● Nawet krótka podróż służbowa może być jednocześnie delegowaniem i wymagać zawiadomienia zagranicznych urzędów – KiP z 1 września 2016 r. (DGP nr 169)
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE z 2004 r. L 166, s. 1).
