W jednostce budżetowej nie mamy uregulowanych zasad zwrotu pracownikowi pracującemu przy komputerze wydatków na zakup okularów. Jak należy to zrobić? Czy taka kwota zwrotu jest zwolniona ze składek ZUS i podatku dochodowego? Jak zaksięgować zwrot pracownikowi takich wydatków na zakup okularów korygujących wzrok?
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe w par. 8 ust. 2 zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Rozporządzenie nie określa jednak sposobu ani częstotliwości dokonywania zakupu okularów korygujących czy ich refundacji. Dlatego pracodawca zagadnienie to powinien uregulować w wewnętrznych przepisach obowiązujących w jednostce. Przepisy te mogą określać, że zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorach ekranowych będzie następowało poprzez:
● zapewnienie okularów korygujących przez pracodawcę,
● refundację kosztów zakupu okularów korygujących do wysokości określonej w wewnętrznych przepisach na podstawie wniosku o refundację kosztów zakupu okularów złożonego przez pracownika, popartego załączoną fakturą, potwierdzającą zakup okularów; przy przyjęciu tego sposobu pracodawca winien pamiętać, aby wysokość środków, do jakiej ma zamiar dokonać refundacji, była ustalona na takim poziomie, który umożliwi zakup okularów adekwatnych do zaleceń lekarza.
Ze zwolnieniem...
W przypadku zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorach ekranowych poprzez refundację u pracownika powstanie przychód, który jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT jest zwolniony z opodatkowania. Potwierdza to również ogólna interpretacja ministra finansów z 16 marca 2011 r., znak DD3/033/30/CRS/11/95, wydana w tej sprawie. Rozwiązała ona wątpliwości powstałe na skutek wcześniej wydanej interpretacji z 20 grudnia 2010 r., znak DD3/033/179/CRS/10/PK-44, a w której stwierdzono, że „w sytuacji zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów zakupu okularów korekcyjnych pracodawca jest zobowiązany doliczyć kwotę tego zwrotu do przychodów ze stosunku pracy oraz obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy”.
Refundacja kosztu zakupu okularów korygujących wzrok nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, co potwierdza par. 2 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wskazuje ono, że podstawy wymiaru składek nie stanowi „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie, napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych”.
...i bez
Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że w przypadku refundacji kosztu zakupu okularów korygujących wzrok w związku z wykonaniem dodatkowych badań lekarskich na wniosek pracownika w związku z pogorszeniem wzroku w okresie ważności badań okresowych refundacja ta nie będzie korzystała ze zwolnienia z PIT, jak również z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Stanowisko to potwierdzają interpretacja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 23 maja 2014 r., znak WPI/200000/43/519/2014, która określa, że „uwzględnia się w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wartość kosztów dodatkowych badań lekarskich przeprowadzonych na wniosek pracownika oraz kwoty refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok”, oraz interpretacja ministra finansów z 16 marca 2011 r., znak DD3/033/30/CRS/11/95, w zakresie opodatkowania takiej refundacji PIT.
Jak ująć w księgach rachunkowych jednostki operacje związane z refundacją zakupu okularów korygujących wzrok w przypadku wyłączenia z podstawy opodatkowania i podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jak w przypadku gdy refundacja ta będzie podlegała opodatkowaniu i uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przedstawiono odpowiednio na schematach nr 1 i 2.
SCHEMAT 1
Ewidencja kosztu refundacji zakupu okularów korygujących wzrok w przypadku, gdy refundacja ta podlega wyłączeniu z podstawy opodatkowania i podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowej
Objaśnienia:
1. PK – wniosek pracownika o refundację kosztu zakupu okularów korygujących wzrok, zaakceptowany przez kierownika jednostki: strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 302), strona Ma konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP);
2. WB – wpłata na rachunek bankowy pracownika, refundacja kosztu zakupu okularów korygujących wzrok: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302).
SCHEMAT 2
Ewidencja kosztu refundacji zakupu okularów korygujących wzrok w przypadku, gdy refundacja ta podlega PIT oraz stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
Objaśnienia:
1. PK – wniosek pracownika o refundację kosztu zakupu okularów korygujących wzrok, zaakceptowany przez kierownika jednostki: strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 302), strona Ma konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP);
2. PK – naliczenie składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i zdrowotne: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP), strona Ma konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki emerytalne, rentowe i zdrowotne obciążające pracownika);
3. PK – naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP), strona Ma konta 225 Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych);
4. PK – naliczenie składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe obciążających pracodawcę: strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 411), strona Ma konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki emerytalne, rentowe i wypadkowe obciążające pracodawcę.);
5. PK – naliczenie składek na Fundusz Pracy: strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 412), strona Ma konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki na Fundusz Pracy);
6. WB – wpłata na rachunek bankowy pracownika refundacji kosztu zakupu okularów korygujących wzrok, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zdrowotne i podatek dochodowy od osób fizycznych: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia BHP), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302);
7. WB – wpłata na rachunek bankowy urzędu skarbowego podatku od osób fizycznych: strona Wn konta 225 Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302);
8. WB – wpłata na rachunek bankowy ZUS składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obciążające pracownika: strona Wn konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki emerytalne, rentowe i zdrowotne obciążające pracownika), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302);
9. WB – wpłata na rachunek bankowy ZUS składek na ubezpieczenia społeczne i wypadkowe obciążające pracodawcę: strona Wn konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki emerytalne, rentowe i wypadkowe obciążające pracodawcę), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 411);
10. WB – wpłata na rachunek bankowy ZUS składek na Fundusz Pracy: strona Wn konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (analityka: składki na Fundusz Pracy), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 412).
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. 2015 r. poz. 2236 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
