Problem pojawił się z początkiem 2016 r. Po pierwsze wszedł wówczas w życie art. 144 par. 5 ordynacji podatkowej. Przepis ten zakłada, że adwokatom, radcom prawnym lub doradcom podatkowym pisma muszą być doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego. W związku z tym od nowego roku w pełnomocnictwach powinien być wskazany adres elektroniczny pełnomocnika (skrzynki e-PUAP). Po drugie od 1 stycznia br. pełnomocnictwa muszą być składane na urzędowym wzorze określonym w rozporządzeniu z 30 grudnia 2015 r. (Dz.U. poz. 2330). W pozycji 45 (druk PPS-1) zaznacza się, jeżeli dany pełnomocnik jest wyznaczony do doręczeń. Tymczasem zgodnie z art. 138g ordynacji podatkowej, jeżeli w danej sprawie ustalono więcej niż jednego pełnomocnika, to tylko jeden z nich musi być wyznaczony jako pełnomocnik do doręczeń.

Z kancelarii docierają jednak informacje, że w praktyce organy podatkowe nie zwracają uwagi na to, czy zgodnie ze złożonym pełnomocnictwem została zakreślona pozycja 45. Wysyłają więc pisma do któregokolwiek z wyznaczonych w sprawie pełnomocników – bo wszyscy muszą podawać adres elektroniczny do doręczeń.

Ministerstwo Finansów nie ma jednak wątpliwości, jak organy powinny postępować. Wyjaśnia, że w sytuacji gdy wyznaczony jest pełnomocnik do doręczeń (o którym mowa w art. 138g ordynacji podatkowej), organy podatkowe powinny wysyłać pisma właśnie jemu. Jeżeli pismo trafi do innego pełnomocnika, doręczenie będzie uznane za bezskuteczne.

Kancelarie skarżą się, że postępowanie organów powoduje bałagan, który może komplikować postępowania. Załóżmy bowiem, że w sprawie ustanowiono trzech pełnomocników substytucyjnych, ale jeden z nich odchodzi z kancelarii. Jeżeli urząd wysyła pisma na jego skrzynkę elektroniczną, mimo że nie został wyznaczony do doręczeń – może to spowodować spór. Niektóre terminy procesowe są krótkie – 3- lub 7-dniowe. Jeżeli więc kancelaria nie wie o piśmie, bo już nie współpracuje z pełnomocnikiem, to nie może na nie zareagować.

Taka sytuacja może być też jednak korzystna dla podatników. Może się zdarzyć, że jeżeli organ zwleka i w ostatniej chwili wyśle decyzję na niewłaściwy adres, zobowiązanie może się przedawnić.

Ministerstwo Finansów poinformowało DGP, że rozważy skierowanie do podległych organów pisma przypominającego o prawidłowym stosowaniu przepisów.