W jednostce budżetowej udzielono pracownikowi oprocentowanej pożyczki na cele remontowe na okres dwóch lat. W ostatnim roku spłaty pożyczki pracownik z uwagi na trudną sytuację finansową zwrócił się do kierownika jednostki o umorzenie pozostałej do spłaty części pożyczki wraz odsetkami. Kierownik wyraził zgodę na umorzenie pożyczki. Jak ująć te zdarzenia w księgach rachunkowych jednostki budżetowej?
Dziennik Gazeta Prawna
Katalog wydatków, które mogą zostać sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, został określony w art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Obejmuje on usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową, przy czym przez pomoc na cele mieszkaniowe rozumie się m.in. udzielanie zwrotnych pożyczek na remont mieszkania lub dofinansowanie jego zakupu.
Ewidencję księgową funduszu i zdarzeń związanych z jego funkcjonowaniem jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki budżetowe, są zobowiązane prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem zasad określonych przez rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r.
Rozporządzenie to określa, że ewidencja księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prowadzona jest za pośrednictwem konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Natomiast przepływy środków pieniężnych dotyczących tego funduszu ewidencjonowane są za pośrednictwem konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia.
Zwrotne pożyczki udzielane na cele mieszkaniowe z uwagi na ich zwrotny charakter nie zmniejszają funduszu, co oznacza, że nie podlegają one księgowaniu za pośrednictwem konta 851. Na koncie tym będzie natomiast podlegało zaksięgowaniu oprocentowanie udzielonej pożyczki, gdyż wpływa ono na zwiększenie funduszu. Na schemacie przedstawiono, jak w praktyce będą przebiegały zapisy księgowe związane z operacjami opisanymi na wstępie.
Warto pamiętać, że kwota wypłaconej pracownikowi pożyczki mieszkaniowej na cele remontowe ze środków ZFŚS nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy. Przychodem takim będzie natomiast umorzona kwota pożyczki (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT ). Oznacza to, że od kwoty umorzonej pożyczki pracodawca jest zobowiązany naliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych, który obciąży pracownika. Nie nalicza się natomiast od kwoty umorzonej pożyczki składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
SCHEMAT
Ewidencja pożyczki udzielonej pracownikowi na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS, jej spłata oraz częściowe umorzenie*
Objaśnienia:
1. WB – przelew z rachunku bankowego ZFŚS środków z tytułu udzielonej pożyczki na rachunek pracownika;
2. PK – przypis z tytułu odsetek naliczonych od udzielonej pożyczki za cały okres spłaty;
3. PK – lista płac – potrącenie raty pożyczki wraz z odsetkami z wynagrodzenia miesięcznego;
4. WB – przekazanie z rachunku wydatków na rachunek ZFŚS potrąconej raty pożyczki;
5. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków stanowiących potrąconą ratę pożyczki z wynagrodzenia pracownika;
6. PK – wniosek pracownika o częściowe umorzenie pożyczki zaakceptowany przez pracodawcę – kwota umorzona;
7. PK – przypis podatku dochodowego od osób fizycznych od części umorzonej pożyczki:
8. PK – lista płac – potrącenie z wynagrodzenia miesięcznego podatku dochodowego naliczonego od części umorzonej pożyczki;
9. WB – uregulowanie podatku dochodowego od osób fizycznych na rachunek bankowy urzędu skarbowego.
*zapisy księgowe określone w pkt 3, 4 i 5 należy powtarzać do czasu spłaty udzielonej pożyczki lub jej umorzenia
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).