Opłacone z góry OC firmowego auta osobowego przedsiębiorca może w całości zaliczyć w koszty firmy. Wykupienie takiej polisy dla samochodu osobowego wykorzystywanego do działalności jest bowiem związane z osiąganiem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu. Dowód księgowy poniesienia kosztu stanowi wystawiona przez ubezpieczyciela umowa ubezpieczenia OC.
Jeśli przedsiębiorca przy prowadzeniu ksiąg stosuje metodę kasową, opłacana z góry polisa OC będzie kosztem w momencie jej wystawienia, niezależnie od okresu obejmowanego ubezpieczeniem, a zatem w tym roku podatkowym, w którym została opłacona. Jeżeli polisa OC została zawarta np. na 2 lata, przedsiębiorca ujmie w kosztach jednorazowo całą kwotę składek w momencie jej wystawienia.
Jeśli natomiast księga przychodów i rozchodów jest prowadzona według zasady memoriałowej, rozliczenie kosztu ubezpieczenia OC trzeba będzie rozłożyć proporcjonalnie na okres trwania polisy. W przypadku ubezpieczenia OC podpisanego np. na 2 lata, kwota ubezpieczenia będzie rozliczona w kosztach proporcjonalnie w różnych latach.
31 maja przedsiębiorca podpisał umowę ubezpieczenia OC firmowego samochodu na kwotę 2500 zł na okres od 1 czerwca 2014 r. do 31 maja 2015 r. Przedsiębiorca prowadzi księgę według metody memoriałowej.
W 2014 r. 31 maja koszty obciąży kwota: (2500 zł/365 dni) x 214 dni = 1465,75 zł
W 2015 r. 1 stycznia koszty obciąży kwota: 2500 zł – 1465, 75 zł = 1034,25 zł
O ile kwotę z obowiązkowej polisy OC przedsiębiorca zaliczy w koszty w całości, o tyle dobrowolne ubezpieczenie autocasco (AC) podlega limitowi – w praktyce w limicie zmieszczą się w całości składki płacone od tańszych samochodów. Kosztami uzyskania przychodów nie są składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.