Możliwość zaliczania wydatków gastronomicznych do kosztów podatkowych potwierdziła interpretacja ogólna ministra finansów z 25 listopada 2013 r. (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). W ten sposób minister dostosował praktykę działania organów podatkowych do orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym przede wszystkim do wyroku siedmiu sędziów NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11).

W interpretacji minister wprost wskazał, że do kosztów można zaliczyć wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki) i napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki) podawane podczas rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp., niezależnie od tego, czy toczą się one w siedzibie podatnika, czy poza nią. To samo dotyczy obiadów, lunchy, kolacji.

Przedsiębiorcy, którzy na podstawie interpretacji ogólnej chcieliby zwiększyć koszty podatkowe o wydatki poniesione również w latach poprzednich, muszą być jednak ostrożni.

Rozważna korekta

Łukasz Kosonowski, doradca podatkowy w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, podkreśla, że interpretacja pozwala bezpiecznie skorygować wydatki poniesione po dniu jej opublikowania, tj. po 25 listopada 2013 r.

– Teoretycznie możliwa jest również korekta za lata wcześniejsze, za które zobowiązania się jeszcze nie przedawniły, ale interpretacja będzie chroniła jedynie przed postępowaniem karnoskarbowym oraz naliczeniem odsetek za zwłokę, a nie przed samą zapłatą podatku – przestrzega ekspert.

Ryzyko zakwestionowania wydatków przez urząd skarbowy jest duże, bo interpretacja nie wskazuje jednoznacznego kryterium zaliczenia bądź wyłączenia wydatków gastronomicznych z kosztów. Minister zaznaczył w niej wyraźnie, że każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia wydatków gastronomicznych.

Dlatego w ocenie Łukasza Kosonowskiego interpretacja nie zwolni podatnika z obowiązku udowodnienia, że wydatek poniesiony na zakup żywności, napojów itp. spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy.

Łukasz Kupryjańczyk, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY, zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania wydatków związanych ze spotkaniem przedsiębiorcy w restauracji (np. na obiady czy kolacje), kawiarni czy wynajętej sali konferencyjnej. – Dla uniknięcia wątpliwości lepiej zadbać o to, aby celem rozmów było np. omówienie nowego kontraktu, efektów dotychczasowej współpracy, planów dalszej kooperacji, negocjowanie umów, prezentacja nowych produktów lub usług – mówi.

Radzi, by w dokumentacji wskazać dane kontrahenta, inwestora, dostawcy, wykonawcy lub osób go reprezentujących oraz stanowiska służbowe osób obecnych na spotkaniu. Pomocne może być też opisywanie faktur, czyli dołączenie opisu z informacją o dacie, miejscu i celu spotkania. Dobrze jest także powiązać faktury i rachunki z umową z klientem albo realizowanym zamówieniem oraz z korespondencją e-mailową potwierdzającą termin spotkania, opisującą jego szczegóły i podsumowującą przebieg.

Bez kosztów

Z interpretacji ministra wynika jednoznacznie, że do kosztów nie można zaliczać wydatków na obiady dla rodziny, przyjęcia dla znajomych oraz usługi rozrywkowe. Według resortu nie mają one związku z przychodami podatnika (podobny pogląd przedstawił NSA w składzie siedmiu sędziów).

Radosław Druć, starszy konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego EY, zwraca uwagę, że wątpliwości mogą dotyczyć wydatków na występy artystyczne lub inne atrakcje niezwiązane bezpośrednio z prezentacją produktu lub inną formą współpracy. – Podatnicy powinni podejść do nich ostrożnie, zwłaszcza gdy w spotkaniach biorą udział osoby towarzyszące i członkowie rodziny kontrahentów oraz przedstawicieli samego podatnika – mówi. W jego ocenie urzędy mogą też próbować kwestionować koszty, gdy skala konsumpcji wydaje się nieadekwatna do okoliczności.

Najlepiej do faktury za kolację dołączyć opis z informacją o dacie i miejscu spotkania oraz danych kontrahenta i stanowiskach służbowych osób obecnych na spotkaniu. Warto też sprecyzować, że celem rozmów było np. omówienie nowego kontraktu, efektów dotychczasowej współpracy, planów dalszej kooperacji bądź prezentacja nowych produktów lub usług

ORZECZNICTWO

Wyrok WSA w Warszawie z 3 kwietnia 2014 r., sygn. akt III SA/Wa 2791/13.