Został niecały tydzień na sporządzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2013. Jakie pomyłki są najczęściej popełniane przez księgowych przy tworzeniu bilansu?

Nieprawidłowo są w nim wykazywane m.in. zaliczki, które podlegają prezentacji w bilansie nie jako rozrachunki krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług. Prawidłowa prezentacja w pozycjach bilansu zależy od celu, na jaki zostały wpłacone. Przykładowo zaliczki otrzymane na poczet przyszłych dostaw i usług ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie zespołu 8 „rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Wielu księgowych prezentuje je wówczas w pasywach bilansu w pozycji I.1. jako „rozliczenia międzyokresowe przychodów” bądź „zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług”. Natomiast prawidłowo należy je umieścić w pasywach bilansu, odpowiednio – w zależności od tego, czy zostały przekazane przez jednostki powiązane, czy pozostałe – w pasywach w pozycji B.III.1b) lub B.III.2e) „zaliczki na dostawy”.

Kto i kiedy musi sporządzić sprawozdanie finansowe

A u wpłacającego?

W aktywach – w pozycji B.I.5 „Zaliczki na dostawy”. Warto jednak zwrócić uwagę na zaliczki na poczet zakupu środków trwałych. Prezentuje się je w aktywach w pozycji A.II.3 „Zaliczki na środki trwałe w budowie”. Jeżeli jednak kwota wpłaty jest znacząca, a prawdopodobieństwo faktycznego nabycia bardzo duże, termin realizacji krótki – wówczas wykazujemy zaliczki jako nabycie środków trwałych.

Czytelnicy zwracają nam uwagę na problemy z ujmowaniem w bilansie lokat.

Faktycznie, zdarza się, że księgowi nie naliczają odsetek od lokat krótko- i długoterminowych. Tymczasem w sprawozdaniu finansowym ujmuje się je według wartości uwzględniającej odsetki naliczone na dzień bilansowy. Z kolei sposób ujęcia w bilansie lokat zależy od tego, na jaki okres lokata została założona. I tak, lokaty długoterminowe, tj. powyżej 12 miesięcy, prezentujemy jako inne długoterminowe aktywa finansowe, na czas od 3 miesięcy do 1 roku jako inne krótkoterminowe aktywa finansowe, natomiast do 3 miesięcy (w tym lokaty overnight) jako inne środki pieniężne.

Nieprawidłowo jest też prezentowane ujemne saldo na rachunku bankowym. Najczęściej spółki pomniejszają z tego tytułu wartość środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych w aktywach. Prawidłowo należy je zaprezentować w pasywach bilansu jako krótkoterminowe zobowiązania wobec pozostałych jednostek (w pozycji „kredyty i pożyczki”).

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Często zdarza się, że przy ujmowaniu w bilansie rozrachunków brakuje podziału na jednostki powiązane i pozostałe lub podział ten jest robiony nieprawidłowo.

Przykładowo spółki prezentują jako rozrachunki z jednostkami powiązanymi operacje gospodarcze ze wspólnikiem będącym osobą fizyczną. Osoba fizyczna będąca udziałowcem spółki w świetle prawa bilansowego nie jest jednostką powiązaną. Zatem pożyczkę udzieloną spółce przez wspólnika będącego osobą fizyczną nie wykazujemy jako zobowiązanie od jednostek powiązanych. Prawidłowa prezentacja to zobowiązanie krótko-długoterminowe wobec pozostałych jednostek (w pozycji „Kredyty i pożyczki”). Pamiętajmy przy tym o naliczeniu odsetek. Nie należy również zapomnieć o tym, by należności z tytułu sprzedaży środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych wykazywać w pozycji aktywów bilansu B.II.2.c) jako „inne” należności, a nie w pozycji B.II.2.a) „należności z tytułu dostaw i usług”.

A w rachunku zysków i strat?

Tu błędy mogą powstać np. przy ujmowaniu skutków zdarzeń związanych z majątkiem trwałym jednostki. Najczęściej wartość otrzymanej darowizny w postaci środka trwałego, wartości niematerialnej i prawnej ujmowana jest bezpośrednio na koncie księgowym „pozostałe przychody operacyjne”, a następnie prezentowana w rachunku zysków i strat w tej właśnie pozycji. Należy pamiętać, że tego typu ujmowanie w/w operacyjne jest sprzeczne z zasadami ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 w/w darowizny należy ująć jako „rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Kwoty zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Zatem na tym koncie będzie ujęta wartość nierozliczonych odpisów amortyzacyjnych otrzymanych w drodze darowizny środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych. Podobnie będzie w razie otrzymania dotacji na sfinansowanie środka trwałego i wartości niematerialnej i prawnej.

Inny przykład dotyczy ujmowania różnic kursowych. Powinny być wykazane per saldo jako koszt bądź przychód finansowy, w zależności od przewagi ujemnych różnic nad dodatnimi bądź odwrotnie. A są ujmowane oddzielnie.

Zdarza się, że księgowi nie naliczają odsetek od lokat krótko i długo-terminowych