Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wypełnienie wielu obowiązków podatkowych. Jednym z nich jest rejestrowanie obrotów za pomocą kas fiskalnych. Co decyduje o momencie powstania obowiązku rejestrowania obrotów za pomocą kasy fiskalnej? Przede wszystkim jest to przekroczenie limitu obrotu sprzedaży. W 2014 roku limit ten wynosi 20 tys. złotych. Oznacza to, że w momencie przekroczenia tego limitu obrotów podatnik jest zobowiązany do rozpoczęcia ewidencjowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

W rozporządzeniu Ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących są wyszczególnione przykłady, w których podatnicy bez względu na limit obrotów muszą stosować kasy fiskalne, od początku rozpoczęcia działalności. Jakie są to rodzaje działalności gospodarczych? Przede wszystkim obowiązek stosowania kas fiskalnych bez względu na wysokość osiąganych obrotów, ciąży na podatnikach zajmujących się:
- dostawami gazu płynnego;
- dostawami sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego;
- dostawami wyrobów tytoniowych;
- świadczeniem usług przewozów pasażerów.

To samo rozporządzenie szczegółowo wskazuje, którzy podatnicy są całkowicie zwolnieni z obowiązku ewidencjonowania obrotów za pomocą kas fiskalnych. Są to m.in. podatnicy, którzy zajmują się:
- usługami telekomunikacyjnymi;
- usługami finansowymi;
- usługami prawnymi

Obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej

Jeżeli podatnik przekroczy limit 20 tys. obrotu, staje przed koniecznością zakupu i instalacji kasy fiskalnej. Podatnik traci prawo do zwolnienia z ewidencjonowania po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczył obowiązujący limit obrotów w wysokości 20.000 zł. W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w 2013 lub 2014 roku limit ten wylicza się proporcjonalnie do okresu dokonywania sprzedaży.
Kupując kasę fiskalną, warto sprawdzić, czy urządzenie spełnia normy wymagane przez ministerstwo Finansów w przypadku wystąpienia przez podatnika o możliwość odliczenia ulgi podatkowej na zakup kasy rejestrującej. Możliwość korzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej przysługuje tylko jeden raz, podatnikom, którzy dokonują zakupu kasy i ewidencji obrotów za jej pomocą po raz pierwszy.

O zamiarze rozpoczęcia ewidencjonowania obrotów za pomocą kasy fiskalnej należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego. W tym celu należy złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie w którym wyszczególniona będzie liczba kas fiskalnych i miejsce ich użytkowania.

Kolejnym bardzo ważnym etapem jest dokonanie fiskalizacji urządzenia. Fiskalizacja przeprowadzana jest przez serwisanta, który co ważne jednokrotnie i niepowtarzalnie dokonuje uaktywnienia trybu fiskalnego pracy kasy. Podczas tego procesu do pamięci urządzenia wpisywany jest NIP przedsiębiorcy. Warto sprawdzić jego poprawność, ponieważ nie ma możliwości zmiany błędnie wprowadzonego numeru identyfikacji podatkowej. Po dokonaniu fiskalizacji podatnik ma 7 dni na zgłoszenie w urzędzie skarbowym danych dotyczących kasy fiskalnej, aby naczelnik mógł wydać numer ewidencyjny dla urządzenia. Uzyskany numer należy umieścić w książce kasy oraz nanieść go na samo urządzenie.
Po zakupie i rozpoczęciu stosowania kasy fiskalnej w swojej działalności podatnik musi pamiętać o sporządzaniu raportów fiskalnych: dobowych – po każdym zakończonym dniu oraz miesięcznych – po każdym skończonym miesiącu ( w terminie do 25. dnia następnego miesiąca).

Inną ważną czynnością, o której należy pamiętać jest konieczność przeprowadzania przeglądu technicznego urządzenia. Przeglądu technicznego kasy fiskalnej dokonuje serwisant. Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej powinien odbywać się nie rzadziej niż co dwa lata.