Gdy sprzedaż przedsiębiorcy na rzecz osób fizycznych przekracza 20 tys. zł, trzeba rozpocząć jej ewidencjonowanie za pomocą kasy rejestrującej. Przynajmniej część pieniędzy wydanych na zakup urządzenia można odzyska. Na paragonach należy podawać nazwy jednoznacznie identyfikujące towar lub usług.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (tj. takich, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT), mają – co do zasady – obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących. Z tym zastrzeżeniem, że obowiązek taki pojawia się, gdy sprzedaż firmy przewyższa w danym roku 20 tys. zł (netto, czyli bez VAT). W takim wypadku także w kolejnym roku przedsiębiorca musi – już bez względu na wartość obrotów – ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy.
Co ważne, w przypadku podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku podatkowego obowiązek zastosowania kasy pojawi się wówczas, gdy sprzedaż przekroczy tę część rocznego limitu (20 tys. zł), która proporcjonalnie przypada na okres prowadzenia biznesu (a ściślej: okres od momentu rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych do końca roku podatkowego).
Jeśli więc firma rozpoczyna działalność w IV kwartale, to w jej przypadku limit będzie znacznie niższy niż w odniesieniu do przedsiębiorcy, który wystartował w połowie stycznia (wtedy będzie zbliżony do 20 tys. zł). Przykładowo jeśli firma rozpoczyna działalność 1 marca i od razu od sprzedaży na rzecz wspomnianych osób fizycznych, to w jej przypadku kwota, z której przekroczeniem łączyć się będzie obowiązek prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, wyniesie 16 765,74 zł (20 000/365 × 306).
Zarówno w przypadku funkcjonujących dłużej firm, jak i rozpoczynających działalność przekroczenie limitu (20 tys. zł lub proporcjonalnej części tej kwoty) nie oznacza, że przedsiębiorca musi użyć kasy natychmiast, począwszy od transakcji, w związku z którą do tego doszło. Ewidencję taką powinien rozpocząć z upływem dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym sprzedaż przewyższyła limit. Przykładowo jeśli nastąpiło to w czerwcu, to firma ma obowiązek stosowania kasy, począwszy od 1 września. Z kolei jeśli podatnik prowadzący biznes od dłuższego czasu w listopadzie 2013 r. przekroczył limit 20 tys., to miał obowiązek rozpocząć ewidencjonowanie za pomocą kasy od 1 lutego 2014 r. W efekcie również w 2015 r. będzie musiał rejestrować obrót w ten sposób.

Wyjątki istnieją w obie strony

Od ogólnych zasad są wyjątki. Niektórzy muszą stosować kasę bez względu na wartość sprzedaży i to od chwili rozpoczęcia działalności (np. oferujący usługi taksówkowe czy handlujący częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych). Z drugiej strony załącznik do rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2012 r. poz. 1382) wymienia wprost przypadki, gdy używanie urządzenia fiskalnego nie jest wymagane. Chodzi np. o świadczenie usług dostawy energii elektrycznej, telekomunikacyjnych, finansowych i ubezpieczeniowych.

Firmy wysyłkowe traktowane ulgowo

Podatnik prowadzący sprzedaż towarów przez internet nie musi kupować urządzenia fiskalnego i wystawiać paragonów, jeśli spełnia kilka warunków określonych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Tak wynika z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (z 18 grudnia 2013 r., nr IPPP2/443-1127/13-2/KOM). Zwrócił on uwagę, że w pkt 36 załącznika jest mowa o dostawie towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Jest ona objęta zwolnieniem z obowiązku stosowania kasy, jeśli nabywca dokonał zapłaty za wykonaną czynność w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została zrealizowana.
Interpretacja stanowiła odpowiedź na pismo przedsiębiorcy, który sprzedaje wysyłkowo odzież. Zaznaczył on, że towar zawsze wysyła pocztą lub kurierem, a klienci płacą za niego za pośrednictwem poczty, banku, a także dokonują płatności elektronicznych (przelew bankowy na konto, płatność kartą płatniczą za pośrednictwem serwisu PayU). Firma przechowuje potwierdzenia wpłat na konto bankowe oraz dane z systemów obsługujących portale internetowe, za pomocą których oferuje ubrania. W efekcie ma takie informacje jak: nazwę (tytuł) aukcji/oferty, której przelew dotyczył, indywidualny numer oferty, imię, nazwisko i dane adresowe kupującego. Dyrektor warszawskiej izby zgodził się, że w takim wypadku spełnione są warunki z pkt 36 załącznika do rozporządzenia.
Tego samego zdania był dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (interpretacja z 31 grudnia 2013 r. nr ILPP2/443-1014/ 13-4/Akr), który rozpatrywał przypadek producenta artykułów wyposażenia wnętrz (obrazów, stolików itp.), oferującego towary za pośrednictwem sklepu online.
Podatnicy muszą jednak pamiętać, że – nawet w takich przypadkach jak opisany wyżej, a więc gdy mamy do czynienia z handlem internetowym czy szerzej rozumianą działalnością wysyłkową – sprzedaż niektórych towarów nie może być zwolniona z ewidencji za pomocą kasy. Chodzi o towary wymienione w par. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień, a więc m.in. wspomniane już części i akcesoria do pojazdów mechanicznych czy też sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, sprzęt fotograficzny, płyty CD oraz DVD.

Kłopoty z nazwami na paragonach

Nowa kasa fiskalna musi spełniać kryteria i warunki techniczne określone w rozporządzeniu ministra gospodarki w tej sprawie (Dz.U. z 2013 r. poz. 1076). Oczywiście powinien o to zadbać jej sprzedawca. Podatnik musi jednak zwrócić uwagę, czy urządzenie pozwala prawidłowo zaewidencjonować wysokość obrotu, kwotę podatku należnego oraz czy przechowuje te dane lub też zapewnia bezpieczne ich przeniesienie na zewnętrzne nośniki danych.
Z kolei wymogi dotyczące danych, które muszą znaleźć się na paragonach fiskalnych, określa par. 8 rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363). Jednym z nich, który w praktyce ciągle sprawia wiele problemów, jest obowiązek wpisania takiej nazwy towaru lub usługi, która pozwala na jednoznaczną ich identyfikację. Oznacza to konieczność odpowiedniego zaprogramowania urządzenia. Jednak często przedsiębiorcy nie mają pewności, czy dana nazwa jednoznacznie identyfikuje towar bądź usługę. Wskazówką mogą być liczne interpretacje indywidualne na ten temat. Przykładowo w piśmie z 3 grudnia 2013 r. (nr ILPP2/443-861/13-2/EN) dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wyjaśnił, że lekarz okulista prowadzący specjalistyczną praktykę nie musi na paragonie podawać rodzaju leczonej wady wzroku. W przypadku świadczonych przez niego na rzecz osób fizycznych usług z zakresu opieki medycznej (służących profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu bądź poprawie zdrowia) wystarczy posłużyć się na paragonie następującymi nazwami: „usługi medyczne w zakresie profilaktyki okulistycznej”, „usługi medyczne w zakresie chirurgii okulistycznej”, „usługi medyczne w zakresie leczenia zachowawczego gałki ocznej”.
Z kolei w interpretacji z 24 grudnia 2013 r. (nr IBPP3/443-1238/13/EJ) dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że nie wystarczy na paragonie podać nazwy „analizy laboratoryjne”, zwłaszcza że podatnik realizuje – jak wskazał we wnios- ku – 400 różnego rodzajów badań laboratoryjnych. Zdaniem fiskusa, musi więc rozwinąć określenie „analizy laboratoryjne” w taki sposób, aby klient wiedział, jakiego rodzaju usługę nabył.
W kolejnej interpretacji dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że nie można na paragony dotyczące sprzedaży odzieży przenieść automatycznie nazw wymienionych na fakturach zakupu (pismo z 6 grudnia 2013 r., nr IPTPP4/443-661/13-2/JM). Trzeba zwrócić uwagę na to, czy nazwa na paragonie pozwoli klientowi jednoznacznie określić, co kupił.
Podstawa prawna
Art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).
Par. 5 i następne rozporządzenia ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. poz. 1076).
Par. 8 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).
Jak skorzystać z ulgi na zakup kasy
Michał Spychalski doradca podatkowy, menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy
Kto może odzyskać pieniądze wydane na zakup urządzenia fiskalnego i jakie limity obecnie obowiązują?
Wysokość ulgi wynosi 90 proc. ceny netto (bez VAT) w przypadku każdej kupowanej kasy, jednak nie więcej niż 700 zł na jedno urządzenie. Podatnik może z niej skorzystać, o ile spełnia łącznie następujące warunki:
● złożył – przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania – do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i adresie ich używania,
● rozpoczął ewidencjonowanie obrotu nie później niż w obowiązujących terminach i przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy były one objęte ważnym potwierdzeniem, że mają wymagane funkcje i spełniają konieczne kryteria i warunki (potwierdza to na piśmie prezes Głównego Urzędu Miar),
● ma dowody zapłaty całej należności za kasę.
Podatnicy mają możliwość skorzystania z ulgi w odniesieniu do każdej z kas zgłoszonych na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania. Późniejszy zakup urządzeń (w związku z poszerzeniem działalności), które nie były objęte pierwotnym zgłoszeniem, nie daje podatnikowi prawa do ulgi. Takie stanowisko zajął WSA we Wrocławiu w wyroku z 20 stycznia 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 1186/10).
Czy przedsiębiorca, który nie ma obowiązku rejestracji sprzedaży za pomocą kasy, ale stosuje ten sposób ewidencji, może skorzystać z ulgi na zakup urządzenia?
Z całokształtu przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia wykonawczego wynika, że podatnik, w stosunku do którego nie powstał jeszcze obowiązek używania kasy, a który z własnej inicjatywy rozpoczął prowadzenie takiej ewidencji, nie ma prawa do skorzystania z ulgi. Uzyska je jednak – o ile spełni wymienione wcześniej warunki – w momencie gdy obejmie go obowiązek ewidencjonowania z użyciem kasy. W wyroku z 19 stycznia 2012 r. (sygn. akt III SA/Wa 1185/11) WSA w Warszawie potwierdził, że prawo do skorzystania z ulgi nabywa także następca prawny podmiotu, który rozpoczął korzystanie z kasy fiskalnej, jeszcze zanim wystąpił u niego taki obowiązek. Jak słusznie zaznaczył sąd, następca prawny uzyska prawo do wykorzystania ulgi w momencie, gdy taki obowiązek się pojawi.
Jak jest rozliczana ulga na zakup kasy – czy urząd skarbowy zwraca pieniądze podatnikowi, czy też np. pomniejszana jest kwota VAT do zapłaty?
Co do zasady ulgę rozlicza się poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od podatku należnego. Kwotę tę należy zatem ująć we właściwej pozycji deklaracji VAT.
Natomiast w przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotów za pomocą kasy fiskalnej, a jednocześnie nie wykazuje VAT należnego (na przykład wykonuje wyłącznie czynności zwolnione lub korzysta ze zwolnienia podmiotowego), urząd skarbowy dokonuje zwrotu odpowiedniej kwoty na rachunek bankowy podatnika. Zwrot następuje na wniosek, w terminie 25 dni od jego złożenia. Wniosek powinien zawierać imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz NIP. Należy do niego dołączyć:
● dane (imię i nazwisko albo nazwa) podmiotu prowadzącego serwis, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
● oryginał faktury potwierdzającej zakup urządzenia wraz z dowodem zapłaty,
● informację o numerze rachunku bankowego podatnika, na który należy dokonać zwrotu.