Od 1 października przedsiębiorcy będą musieli wystawiać paragony zgodnie z wymogami rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Pani urząd przeprowadził wiele szkoleń na ten temat. O co przedsiębiorcy pytali najczęściej?

Głównie o wymóg dotyczący umieszczania na paragonie nazwy pozwalającej na jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi. Aby właściwie przygotować się do zmian, trzeba przede wszystkim pamiętać o tym, że paragon ma spełniać nie tylko funkcje podatkowe, tj. m.in. wskazywać, czy została naliczona właściwa stawka VAT, ale też inne – ważne z punktu widzenia klienta, tj. ochronną, informacyjną i kontrolną. Jeżeli jest na nim tylko ogólna nazwa, określająca grupę towarową, np.: warzywa, nabiał, owoce czy pieczywo – to nie wiadomo, co właściwie klient kupił. Gdy w grę wchodzą reklamacja lub zwrot, pojawia się problem. Ewidencjonując więc sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej, podatnik musi wpisać w jej bazie towarowej takie nazwy, które odzwierciedlają na paragonie asortyment lub produkt finalny wymieniony w cenniku. Należy też jednak pamiętać, że mimo iż asortyment czy cennik pomagają w jednoznacznym określeniu towaru czy usługi, to czasami dany towar oferowany po różnych cenach i podlegający tej samej stawce podatkowej może być objęty jedną nazwą, np. jabłka (różne odmiany).

Jakie problemy pojawiły się w praktyce?

Jeden z przedsiębiorców, który prowadzi sklep jubilerski, na paragonie umieszcza tylko nazwę „biżuteria”. Naszym zdaniem nie jest to prawidłowe – bo kryterium jednoznaczności nie jest spełnione. Pod tą nazwą podatnik sprzedaje broszki, pierścionki, kolczyki. A tymczasem nazwa powinna wskazywać, jaki konkretnie towar jest sprzedawany.

Inny przedsiębiorca – cukiernik – na jednym z prowadzonych przez nas spotkań pytał o to, czy musi każdorazowo wprowadzać i zmieniać w bazie towarowej kasy rejestrującej nazwy własne ciastek, gdyż ma w swoim asortymencie ciastko o nazwie Ania, w kolejnym tygodniu o nazwie Kasia, itd. Naszym zdaniem – absolutnie nie, gdyż byłoby to nieracjonalne. W takiej sytuacji wystarczy użycie nazwy „ciastko”, o ile stawka VAT jest w każdym przypadku właściwa.

Kolejne pytanie dotyczyło usług stomatologicznych. Pojawiła się wątpliwość, czy nie wystarczy, że na paragonie używana jest ogólna nazwa: usługi stomatologiczne. W ocenie naszego urzędu nie. W cenniku widzimy konkretne usługi i na dokumencie fiskalnym powinna pojawić się precyzyjna nazwa, tj. usunięcie zęba, wypełnienie scalling czy piaskowanie.

Ale w przypadku usług stomatologicznych nie jest naliczany podatek. Czyli stawka VAT nie jest przyczyną, dla której nazwa musi być bardzo precyzyjna.

Tak, to prawda, nie jest naliczany podatek, ale zgodnie z rozporządzeniem, o którym rozmawiamy, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy także sprzedaż zwolnioną.

Zasadniczo należy pamiętać również o tym, że użycie jednoznacznej nazwy na paragonie jest istotne nie tylko z uwagi na kwestie podatkowe, ale też na inne jego funkcje ważne dla konsumenta: informacyjną, kontrolną i ochronną.

Co powinno pojawić się na paragonie, gdy na posiłek składają się ziemniaki, mięso i surówka?

Nazwa posiłek jest zbyt ogólna – bo niejednoznacznie określa sprzedawany produkt. Jeżeli w cenniku każdy towar jest wymieniony oddzielnie, to poszczególne nazwy składników posiłku powinny również zostać umieszczone na paragonie.

A jeżeli przedsiębiorca sprzedaje gotowe zestawy?

Jeżeli np. na zestaw obiadowy składają się konkretne jego elementy: zupa, ziemniaki, mięso i surówka, z których każdy stanowi konkretny produkt finalny wymieniony w cenniku, to na paragonie powinno znaleźć to odzwierciedlenie. Natomiast jeśli mamy do czynienia np. z zestawem dnia – to naszym zdaniem – umieszczenie go w cenniku daje podstawę do tego, aby użyć tej nazwy na paragonie.

Spotkaliśmy się również z pytaniem od przedsiębiorcy, czy jeżeli sprzedaje kawę, z którą podaje malutkie ciasteczko z dłuższym terminem przydatności do spożycia, to czy prawidłowe jest zaewidencjonowanie na kasie rejestrującej nazwy „kawa”? Naszym zdaniem tak. Na paragonie pojawia się więc tylko jedna nazwa towaru – „kawa”.

Z czego to wynika?

Stawka VAT na oba towary, kawę i malutkie ciasteczko o dłuższym terminie przydatności do spożycia, jest taka sama, czyli 23 proc. Poza tym najistotniejsze w tym przykładzie jest to, że klient kupuje kawę. Taka nazwa towaru widnieje w cenniku, więc również powinna zostać ujęta na paragonie. Małe ciasteczko nie stanowi osobnego towaru, a jego wartość jest skalkulowana przez przedsiębiorcę w cenie kawy.

Podobnie jest ze sprzedażą kwiatów, które mogą być proponowane pojedynczo, ale i jako bukiet. Tu nazwa na paragonie powinna być dostosowana do oferty, jaką posiada konkretna kwiaciarnia, i którą zwykle określa cennik. Podatnik może sprzedawać zarówno pojedyncze kwiaty, jak i bukiety np. ślubne. W tym przypadku prawidłowe jest użycie na paragonie nazwy pojedynczego kwiatka lub nazwy „bukiet ślubny”, jeżeli stanowi on produkt finalny. Elementy składowe tego bukietu: wstążka, kokardka czy też inna dekoracja, nie muszą być uwzględniane na paragonie.

Jednak inaczej wygląda sytuacja, kiedy restaurator podając klientom lampkę wina lub kufel piwa, na paragonie umieszczał tylko nazwę posiłek. Takie działanie należy uznać za nieprawidłowe. Na paragonie należy wymienić zarówno sprzedawany towar, czyli wino lub piwo, jak i inne produkty finalne, gdyż podlegają one innym stawkom VAT.

Do końca miesiąca przedsiębiorcy muszą wprowadzić stosowne zmiany. Czy po tej dacie mogą się spodziewać kontroli?

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów mamy w początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów ograniczyć swoje działania do informowania o konieczności stosowania nowych zasad – pod warunkiem, że nie doszło do uszczuplenia podatku. W praktyce jeżeli zdarzy się sytuacja, że nazwa towaru lub usługi nie będzie spełniała kryterium jednoznaczności, jednak zastosowana stawka podatku będzie właściwa, nie przewidujemy karania przedsiębiorców.

Nazwy na paragonach mogą być weryfikowane przez urząd przy okazji wypełniania innych obowiązków. Nie planuje się specjalnych kontroli w tym zakresie