Kontrola podatkowa jest procedurą o największym stopniu skomplikowania w zakresie reprezentacji kontrolowanego. Oprócz klasycznego pełnomocnika występują w niej bowiem jeszcze dwa rodzaje reprezentantów, których w innych procedurach nie ma. Zawiłość ma związek z różnym zakresem reprezentacji, sposobem i trybem umocowania oraz częściowym zróżnicowaniem i częściowym nakładaniem się kompetencji.

W kontroli podatkowej kontrolowany może być reprezentowany przez:

1) pełnomocnika – art. 136 – 137 Ordynacji podatkowej,

2) reprezentanta stałego – art. 281a Ordynacji,

3) reprezentanta czasowego – art. 284 par. 1 zdanie drugie Ordynacji.

Wyznaczenie reprezentanta czasowego jest obowiązkiem kontrolowanego, natomiast dwóch pozostałych przedstawicieli – jego prawem. Możliwe są więc trzy sytuacje: kontrolowany ma jednego, dwóch lub trzech przedstawicieli. Przy czym każdym z nich może być ta sama osoba lub różne osoby.

Zgłoszenie pisemne do naczelnika

Stosownie do art. 281a ordynacji, podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Wyrażenie „mogą” przesądza o tym, że wyznaczenie reprezentanta stałego jest prawem, a nie obowiązkiem.

Wyznaczenie i zgłoszenie następuje w formie pisemnej (nie obowiązuje urzędowy wzór formularza). Istota tej instytucji jest taka, że potencjalny kontrolowany (każdy, kto może podlegać kontroli) zgłasza reprezentanta stałego, który będzie występował przed kontrolującym dopiero, gdy kontrola będzie przeprowadzana. Dlatego używa się czasem wyrażenia „przedkontrolne wyznaczenie reprezentanta”. Może się więc zdarzyć, że wyznaczona i zgłoszona organowi podatkowemu osoba nigdy w rzeczywistości nie wykona żadnych czynności związanych z wyznaczeniem (będzie „nieczynna”), gdyż nie dojdzie do kontroli. Jej kompetencje mieszczą się bowiem wyłącznie w procedurze kontroli podatkowej. Mówi się czasem, że reprezentant stały to namiastka pełnomocnika, a wyznaczenie nazywa się „wyprzedzającym”.

Skuteczność aż do odwołania

Nie ma dowolności co do tego, w którym organie należy dokonać zgłoszenia. Musi to być naczelnik urzędu skarbowego właściwy pod względem podatku dochodowego. Jeśli dla danego potencjalnego kontrolowanego w zakresie np. VAT właściwy jest inny naczelnik urzędu skarbowego, niż w zakresie podatku dochodowego (co czasami ma miejsce), wówczas zgłoszenie stałego reprezentanta temu drugiemu wywiera skutek również w stosunku do tego pierwszego (powinna nastąpić między tymi organami wymiana informacji). Natomiast zgłoszenie reprezentanta pozostałym wymienionym w art. 281a ordynacji organom podatkowym (wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta) będzie skutkowało wyłącznie w zakresie ewentualnych kontroli przeprowadzanych przez te konkretne organy. Przykładowo, zgłoszenie dokonane burmistrzowi nie rozciąga się na potencjalne kontrole naczelnika urzędu skarbowego (i odwrotnie). W przypadku spółki osobowej, z której istoty wynika, że każdy ze wspólników z osobna jest uprawniony do jej reprezentowania, zgłoszenie dokonane przez jednego z nich swojemu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na podatek dochodowy, wywrze skutek również dla VAT spółki.

Raz dokonane wyznaczenie obowiązuje aż do odwołania, bez względu na liczbę i rodzaj kontroli (nie dotyczy konkretnej). Oznacza to, że ilekroć kontrolowany będzie poddawany kontroli, tylekroć kontrolujący będzie honorował wyznaczonego reprezentanta. Dla rezygnacji z zastępstwa danej osoby niezbędne jest wyznaczenie innej, albo odwołanie jej bez jednoczesnego wskazania nowej. Każde z tych oświadczeń powinno być złożone temu samemu organowi, którego zawiadamia się o wyznaczeniu, z zachowaniem pisemnej formy.

Możliwe jest wyznaczenie więcej niż jednego reprezentanta stałego. W takim przypadku należy wskazać jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przeciwnym razie kontrolujący będzie miał prawo doręczać korespondencję dowolnie wybranemu.

Uprawnienia reprezentanta stałego są następujące:

• odbiór zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej,

• wyrażenie zgody na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, o którym mowa wyżej,

• odbiór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,

• zakończenie kontroli (czyli odbiór protokołu kontroli),

• złożenie wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli,

• udział we wszystkich czynnościach kontrolnych.

Kontrolowany nie może ich rozszerzyć, ma jednak prawo je okroić.