Przepisy ustawy o PIT przewidują dwie: kasową oraz memoriałową. Tę pierwszą określa art. 22 ust. 4 ustawy, który stanowi, że koszty uzyskania przychodów – generalnie – są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym je poniesiono.

Zatem przedsiębiorca stosujący metodę kasową uwzględni wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia.

Z kolei drugą metodę – memoriałową – określa art. 22 ust. 6 ustawy o PIT. Stanowi on, że dozwolone jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Trzeba przy tym dzielić koszty na bezpośrednio oraz pośrednio związane z przychodami (do tych pierwszych zalicza się koszty, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie konkretnego przychodu; do drugich – wszelkie inne dotyczące całokształtu działalności przedsiębiorcy związane z jego funkcjonowaniem).

Prenumerata jeszcze w kosztach tego roku

Rozpatrzmy zastosowanie poszczególnych metod na konkretnych przykładach. Otóż wielu przedsiębiorców korzystających z metody kasowej zamawia pod koniec tego roku prenumeratę specjalistycznych czasopism pomocnych w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Prenumerata dotyczy już przyszłego roku. Jeżeli jednak złożą oni stosowne zamówienie na początku grudnia 2012 r., to w tym też miesiącu powinni otrzymać fakturę. W takim przypadku przedsiębiorcy ci uwzględnią w podatkowej księdze przychodów i rozchodów taką fakturę pod jej datą, czyli jeszcze w grudniu.

Wydatek ten będzie więc rozliczony w kosztach 2012 r. W tej sytuacji nie ma znaczenia to, że wydatek dotyczy przyszłego roku podatkowego.

Ubezpieczenia ujęte w różny sposób

Metoda kasowa pozwala na uproszczone rozliczenia również innych firmowych wydatków, w tym np. związanych z ubezpieczeniami. Pod koniec roku wielu przedsiębiorców ubezpiecza wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej budynki, maszyny czy pojazdy.

Załóżmy, że przedsiębiorca prowadzący podatkową księgi przychodów i rozchodów dokona ubezpieczenia konkretnego obiektu 15 grudnia i wyda na ten cel 6000 zł. Ubezpieczenie będzie obejmować okres od 16 grudnia 2012 r. do 15 grudnia 2013 r.

Przy metodzie kasowej uwzględnia się wydatki w roku, w którym je poniesiono

Gdy przedsiębiorca korzysta z metody kasowej, to zapisze całą kwotę, czyli 6000 zł pod datą 15 grudnia 2012 r., ponieważ taką wpisano w polisie ubezpieczeniowej.

Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę, ale korzysta z metody memoriałowej, to musi dokonać innych rozliczeń. Ma przy tym dwie możliwości. Otóż po pierwsze w kosztach 2012 roku uwzględni tylko jedną dwunastą ze wspomnianych 6000 zł. Będzie to 500 zł.

Pozostała część, czyli 5500 zł będzie mógł ująć w kosztach stycznia 2013 roku. Po drugie przedsiębiorca może uwzględniać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty ubezpieczenia za 2013 rok w okresach miesięcznych. Czyli przez jedenaście miesięcy przyszłego roku będzie wpisywał po 500 zł.

Zasady obowiązujące wszystkie firmy

Na osobne potraktowanie zasługuje rozliczenie wynagrodzeń za grudzień tego roku wypłacanych pracownikom w firmie stosującej podatkowe księgi przychodów i rozchodów. W niektórych przedsiębiorstwach przyjmuje się bowiem, że wynagrodzenia ze stosunku pracy za dany miesiąc przesyła się na konta pracowników do 10 dnia kolejnego miesiąca. Czyli pensje za grudzień tego roku mogą być wypłacone w styczniu 2013 r.

Rozliczanie kosztów związanych z wynagrodzeniami z pracę reguluje 22 ust. 6ba i 6bb ustawy o PIT. Przepisy te muszą stosować wszystkie firmy prowadzące podatkowe księgi – i to niezależnie od przyjętej metody rozliczeń.

Otóż art. 22 ust. 6ba przewiduje, że należności m.in. ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Gdy termin ten nie jest dotrzymany, to należności te można ująć w kosztach nie wcześniej niż w miesiącu ich wypłacenia albo postawienia do dyspozycji pracownika firmy (natomiast we wspomnianym art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT określono zasady rozliczania składek od wynagrodzeń).

Czyli w takim przypadku wynagrodzenia za grudzień 2012 r. przedsiębiorstwo uwzględni w kosztach tego właśnie roku, gdy wpłaci je na rachunki pracowników do 10 stycznia 2013 r. Jeżeli do tego dnia pensje nie zostaną przesłane, wówczas przedsiębiorstwo będzie mogło je uwzględnić w kosztach dopiero w miesiącu, w którym je faktycznie wypłaci.

Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).