Zmiana wynika z par. 1 pkt 7 projektowanego rozporządzenia ministra finansów, zmieniającego rozporządzenie w sprawie m.in. wystawiania faktur. W dalszym ciągu podstawową zasadą będzie obowiązek wystawiania faktur nie później niż 7. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak zgodnie z powyższym przepisem faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Renata Kotecka, lider zespołu analityków biznesowych Sage, zwraca uwagę, że obecnie jest to możliwe jedynie w przypadku usług ciągłych. Po nowelizacji rozporządzenia możliwość wystawienia jednej faktury będzie dotyczyła wszystkich dostaw i usług. Wpłynie to na zmniejszenie obowiązków ewidencyjnych.

– Mniej dokumentów w ewidencji księgowej ułatwia weryfikację tej ewidencji. Przy małej liczbie dokumentów łatwiej wykryć ewentualne pomyłki – tłumaczy Renata Kotecka.

Ekspert wskazuje jednak, że aby skorzystać z tej zmiany, nie wystarczy jedynie zaktualizować oprogramowanie do fakturowania. Konieczne jest również wprowadzenie zmian w całym modelu obsługi klienta stosowanym przez przedsiębiorstwo. Najbardziej naturalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy z kontrahentem, w której zostaną określone kwestie bieżących płatności oraz zasad fakturowania.

- Takie rozwiązanie z jednej strony pozwoli uniknąć nadmiernej biurokracji (umowa jest jedna), a z drugiej ewentualnych sporów dotyczących terminu wymagalności należności – uważa nasza rozmówczyni. Innym rozwiązaniem może być wystawianie na bieżąco dokumentów pro forma, stanowiących wezwanie do zapłaty po każdej transakcji, które potem będą sumowane na fakturze miesięcznej. To rozwiązanie – jak mówi ekspert Sage – nie zmniejszy jednak liczby generowanych dokumentów, co spowoduje, że przedsiębiorstwo nie odniesie korzyści ze zmiany rozporządzenia.

Renata Kotecka przypomina też, że obecnie faktura spełnia dwie funkcje: podatkową oraz wezwania do zapłaty. Na jej podstawie regulujemy podatek oraz otrzymujemy należność od kontrahenta. Jeśli faktura nadal miałaby pełnić obie funkcje, oznaczałoby to odroczenie płatności nawet o miesiąc. Zdaniem naszej rozmówczyni wiele firm nie może sobie obecnie na to pozwolić.

KOMENTARZ EKSPERTA

Renata Kotecka, lider zespołu analityków biznesowych Sage

To bardzo korzystna zmiana dla przedsiębiorców, szczególnie realizujących regularne i częste dostawy na rzecz kontrahentów, np. piekarzy, cukierników, firm cateringowych dostarczających posiłki regeneracyjne na budowy lub do firm produkcyjnych.

Możliwość wystawienia jednej faktury miesięcznie zamiast kilkudziesięciu, w skali całego roku, może przynieść realne oszczędności: znacząco mniejsze wydatki na papier, tusz, przesyłki pocztowe, koszty archiwizacji etc.

Partner cyklu