W trakcie nieobecności podatnika w domu urząd może na przykład wysłać pismo z żądaniem uzupełnienia informacji czy wniosku. Gorzej, jeśli wyśle decyzję czy postanowienie i wtedy podatnik od momentu doręczenia ma tylko 14 lub 7 dni na złożenie kolejno – odwołania lub zażalenia. Termin ten biegnie od dnia następnego po dniu doręczenia pisma, ale jeśli podatnika nie ma w domu, to brak odbioru awizowanej przesyłki po 14 dniach spowoduje, że pismo zostanie uznane za skutecznie doręczone.

Czy zatem w sytuacji gdy podatnik wyjeżdża na dwutygodniowy lub dłuższy urlop, powinien poinformować o tym urząd skarbowy?

Przepisy Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) nakładają jedynie taki obowiązek w przypadku dłuższego wyjazdu zagranicznego, gdy podatnik jest stroną w postępowaniu, szczególnie gdy wyjazd ten jest co najmniej dwumiesięczny. Obowiązek informowania fiskusa dotyczy osób, wobec których toczy się jakieś postępowanie lub procedura wydania zaświadczenia z urzędu skarbowego.

Karolina Brzozowska, ekspert podatkowy z ECDPP, mówi, że podatnik wówczas ma obowiązek ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń. Tak wynika z art. 147 par. 1 Ordynacji. Okoliczność ustanowienia pełnomocnika powinna być zgłoszona organowi właściwemu w sprawie. Niewykonanie tego obowiązku skutkuje uznaniem doręczenia pisma pod dotychczasowym adresem. Przy czym powyższy obowiązek występuje zarówno w trakcie postępowaniu podatkowego, jak i kontroli podatkowej i czynności sprawdzających.

Nawet jeśli podatnik nie zamierza wyjeżdżać na długo, ale spodziewa się jakiejś korespondencji z urzędu skarbowego, to również powinien pomyśleć o ustanowieniu pełnomocnika. To uchroni go przed zastosowaniem tzw. fikcyjnego doręczenia przesyłki, jeśli awizo nie zostanie dwukrotnie odebrane z poczty. Zgodnie z art. 145 Ordynacji podatkowej jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, to pisma doręcza się zawsze pełnomocnikowi, nie zaś stronie (podatnikowi).

Podatnik może też udzielić innemu domownikowi pełnomocnictwa pocztowego w trybie rozporządzenia ministra infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. nr 5, poz. 34 z późn. zm.). Dzięki temu domownik będzie upoważniony do odbioru pism na poczcie w sytuacji, gdy podatnik jako adresat pisma nie będzie mógł ich odebrać osobiście właśnie np. z powodu wyjazdu.

Trzeba również pamiętać o tym, że jeżeli podatnik wyjedzie na dłużej w Polskę lub za granicę, ale zdecyduje się pozostać w nowym miejscu na stałe, czyli faktycznie zmieni swoje dotychczasowe miejsce zamieszkania, to powinien również poinformować o tym urząd skarbowy. Taki obowiązek dla podatników – przedsiębiorców – wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).

Pozostali podatnicy aktualizują swoje dane identyfikacyjne, w tym przede wszystkim dotyczące adresu miejsca zamieszkania, w momencie składania rocznego zeznania podatkowego. Można to też zrobić w trakcie roku, składając do naczelnika urzędu skarbowego druk ZAP-3. Na formularzu tym można również zaktualizować swoje dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail) lub informacje o rachunku bankowym lub w SKOK.