Problem z rozliczeniem wydatków powstaje, gdy pracownik po powrocie z zagranicznej delegacji przedstawi fakturę, z której wynika, że cena za dobę hotelową obejmowała nocleg ze śniadaniem.

Część pracodawców, którzy wypłacili pełne diety przed wyjazdem, koszty tego śniadania w kwocie diety, zafundowanego przez hotel (tj. różnicę w wysokości 15 proc. diety), traktują jako przychód pracownika. I pobierają od niej zaliczkę na podatek dochodowy. Tymczasem takie działanie jest błędne.

Zgodnie z przepisami wolna od PIT jest dieta do pełnej wysokości, określona w rozporządzeniu w sprawie podróży zagranicznych (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Zwolnienie to wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jej wysokość za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do tego rozporządzenia.

W podróży służbowej za granicę dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę podróży – w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa wyjazdu.

Dietę należy obniżyć o 15 proc. za śniadanie w jednym przypadku. Gdy z faktur (rachunków) przedłożonych przez pracownika wysłanego w delegację zagraniczną wynika, że śniadanie jest dodatkową usługą świadczoną na rzecz pracownika przez hotel – niezależnie od noclegu. Da się to zauważyć, gdy np. pracownik zrezygnuje z jednego posiłku i w związku z tym hotel obniży cenę za nocleg za tę dobę. W każdym innym przypadku pracownikowi należy się pełna dieta (bez PIT), nawet jeżeli skonsumuje śniadanie na koszt hotelu.

Zwracając pracownikowi należność za nocleg, pracodawca pokrywa wprawdzie w ten sposób również koszt śniadania. Jednak w tym przypadku nie ma zastosowania par. 5 ust. 2 rozporządzenia. Śniadanie jest bowiem usługą świadczoną na rzecz pracownika przez hotel – niezależnie od noclegu. A w razie rezygnacji z posiłku cena za nocleg nie ulega obniżeniu.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
● śniadanie: 15 proc. diety
● obiad: 30 proc. diety
● kolację: 30 proc. diety
● inne wydatki: 25 proc. diety