Pracodawca jako płatnik odpowiada za niepobranie lub zaniżenie zaliczki na podatek od pracownika (art. 30 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). W takim przypadku wina pracownika jest wyłączona – do wysokości tej zaliczki.

Tak sformułowane przepisy powodują, że pracownik nie odpowie za niepobraną zaliczkę nawet wtedy, gdy świadomie wprowadzi pracodawcę w błąd.

Przykładowo zatai, że wyczerpał już limit zwolnienia od podatku środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) w kwocie 380 zł w skali roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

Taka sytuacja jest możliwa, jeżeli pracownik jest zatrudniony w kilku firmach i w każdej z nich korzysta z dopłat z ZFŚS.

Może przecież pracować na kilku ćwiartkach etatów, a jeżeli w każdym z zakładów funkcjonuje ZFŚS, to w każdym z nich ma prawo korzystać z pomocy socjalnej.

O wysokości przyznanego świadczenia z ZFŚS nie decydują takie kryteria, jak wymiar czasu pracy czy staż pracy. Bierze się pod uwagę wyłącznie sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592).

Zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują przychody ze stosunku pracy

Załóżmy, że pracownik zatrudniony w dwóch firmach na 1/2 etatu w każdej z nich otrzymał w 2012 r. dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 380 zł. Żaden z pracodawców nie pobrał od tej kwoty zaliczki na podatek. Nieprawidłowości dopatrzył się organ podatkowy i wydał decyzję o odpowiedzialności podatkowej jednego z pracodawców.

Co w takiej sytuacji? Otóż „zobowiązanie z tytułu zaliczek traci swoją odrębność prawną, a tym samym byt prawny, z końcem roku podatkowego (wyrok NSA z 19 stycznia 2007 r.; sygn. akt II FSK 455/06).

Oznacza to, że pracodawca odpowiada za zaliczkę w trakcie roku podatkowego, natomiast pracownik – za swoje zobowiązanie podatkowe po zakończeniu roku podatkowego. 

Z tego względu korzystne dla pracodawcy wydaje się być zapłacenie z własnych środków zaległej kwoty zaliczek – wraz z odsetkami za zwłokę od zaległości podatkowych.

A następnie – dochodzenie zwrotu kwoty zaliczek od pracownika na drodze cywilnej (niestety już bez odsetek).