To, co robią pracownicy w ramach przyznanych im kompetencji, przekłada się nie tylko na wyniki ekonomiczne firmy czy jej wizerunek na rynku, ale także na rozliczenia podatkowe.
Mec. Andrzej Ossowski, prowadzący własną kancelarię adwokacką / Dziennik Gazeta Prawna

Pracownik wystawia fakturę

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z działaniem swoich pracowników, przedsiębiorcy powinni dokładnie weryfikować faktury, które wychodzą z ich zakładu, w szczególności – kto je wystawia oraz jakiego rodzaju transakcje są nimi dokumentowane. Tak wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych. Może się zdarzyć, że przedsiębiorca otrzyma z urzędu skarbowego np. nakaz zapłaty podatku za okres, co do którego nie miał wątpliwości, że jest poprawnie rozliczony. Przekonał się o tym właściciel sklepu i serwisu z elektronarzędziami, którego spór z fiskusem rozstrzygnął NSA w wyroku z 10 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I FSK 359/12).
Jeden z pracowników zatrudniony na stanowisku sprzedawcy wystawiał przez kilkanaście miesięcy bez wiedzy właściciela firmy fałszywe faktury. Za te dokumenty otrzymywał od klientów część kwoty podatku, który ci odliczali jako podatek naliczony. Na korzyść właściciela sklepu nie zadziałało nawet to, że pracownik przyznał się do wystawiania pustych (niedokumentujących faktycznych zdarzeń) faktur, a właściciel zaraz po tym zawiadomił policję. Organy ścigania wszczęły śledztwo, ale oprócz tego w sklepie zjawili się kontrolerzy z urzędu skarbowego. Wcześniej sprawdzali również jego klientów – odbiorców faktur. W wyniku kontroli ustalono, że posiadają oni faktury VAT sporządzone przez sklep, ale niezaewidencjonowane w jego rejestrach sprzedaży i nierozliczone przezeń w comiesięcznych deklaracjach VAT-7. Dlatego też naczelnik urzędu skarbowego nakazał właścicielowi sklepu zapłacić VAT z tych faktur.
Przedsiębiorcy nie pomogło również odwołanie do izby skarbowej, mimo że jego pełnomocnik argumentował, iż urząd ukarał jego klienta za to, że ten wykrył oszustwo na szkodę Skarbu Państwa, i gdyby nie jego zachowanie, to pracownik dalej nielegalnie wystawiałby faktury.
Pracodawcy największymi przestępcami skarbowymi?
Pracodawcy największymi przestępcami skarbowymi?

Zobacz również
Sprawa trafiła do sądu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi uchylił niekorzystną dla właściciela sklepu decyzję. Orzekł, że przedsiębiorcy nie można uznać za wystawcę faktur tylko dlatego, że faktury wystawiał jego pracownik. Dokumenty te, w ocenie sądu I instancji, były sfałszowane, a zgodnie z art. 6 pkt 2 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) przepisów o podatku od towarów i usług nie stosuje się do czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy. Według WSA urząd nie udowodnił, że pracownik, który faktycznie wystawił faktury, działał w porozumieniu z przedsiębiorcą.
NSA nie zgodził się z tym rozstrzygnięciem i uchylił wyrok sądu łódzkiego. Stwierdził, że sporne dokumenty zawierały wszystkie elementy, które powinna obejmować faktura. Ponadto dotyczyły sprzedaży tych towarów i usług, które rzeczywiście oferuje i świadczy firma. NSA powołał się również na orzecznictwo Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, zgodnie z którym każdy, kto wystawia faktury VAT, ma obowiązek zapłaty podatku.
NSA wskazał także, że wbrew stanowisku sądu łódzkiego i nawet przy uwzględnieniu aktywnego udziału właściciela sklepu w zdemaskowaniu nielegalnego procederu nałożenie na niego obowiązku zapłaty podatku z tytułu wystawionych faktur nie narusza art. 2 konstytucji, który odnosi się do zasady demokratycznego państwa prawa. Sąd wyjaśnił, że zasada ta polega na tym, że istnieją dostępne prawne procedury, które pozwalają przedsiębiorcy uwolnić się od dolegliwości wymierzonego mu podatku. Pracodawca, w ocenie sądu kasacyjnego, ma roszczenia odszkodowawcze zarówno wobec swojego pracownika na podstawie kodeksu pracy, jak i współuczestników nielegalnych transakcji.
– Gdyby zaś zaakceptować stanowisko sądu wojewódzkiego, to wiązałoby się to z przerzuceniem ryzyka prowadzenia działalności przez właściciela sklepu na całe społeczeństwo – podkreślił NSA w uzasadnieniu wyroku.

List z urzędu skarbowego

Firma ponosi też odpowiedzialność za działania pracownika, który zataił przed pracodawcą fakt wpłynięcia pism od organu podatkowego (w efekcie przedsiębiorstwo nie mogło odwołać się w terminie od decyzji podatkowej, która znajdowała się w jednej z przesyłek). Tak wynika z wyroku NSA z 25 października 2011 r. (sygn. akt II FSK 731/10). W tej sprawie pracownik sekretariatu spółki nie poinformował przełożonego o odbiorze korespondencji i zabrał ją do domu.
Z orzeczenia tego wynika, że firma ponosi odpowiedzialność także wtedy, gdy pracownik przyznał się potem do celowego zatajania pism urzędowych. Według sądu brak wiedzy pracodawcy o takim działaniu jego podwładnego nie uzasadnia i nie wystarcza do przywrócenia ustawowego terminu na wniesienie odwołania od decyzji.
Zgodnie z ustawą – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) pisma kierowane do firm, spółek czy innych jednostek organizacyjnych doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. Odbierający pismo potwierdza doręczenie własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia.

1 Czy przedsiębiorca odpowiada za pełnomocnika

Czy właściciel firmy odpowiada za VAT wykazany na fakturach, które wystawił bez jego wiedzy pełnomocnik?

Tak. Wynika to z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 24 lipca 2013 r. (sygn. akt I Sa/Sz 151/13, nieprawomocny). W sprawie podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie impregnowania drewna, produkcji oraz sprzedaży wyrobów stolarskich i ciesielskich dla budownictwa otrzymał decyzję z urzędu skarbowego, zgodnie z którą został zobowiązany do zapłaty VAT wynikającego z wystawionych przez jego firmę faktur. Faktury te dokumentowały sprzedaż specjalistycznych narzędzi do obróbki drewna. Faktury zostały ujęte u nabywcy w jego rejestrze zakupów i rozliczone przez niego w deklaracji VAT-7. Jednak transakcje nie były zarejestrowane w sklepie z narzędziami do obróbki drewna. Dlatego urząd skarbowy nakazał zapłatę VAT należnego wynikającego z tych faktur.

Podatnik próbował bronić się przed zapłatą podatku, wyjaśniając, że niektóre narzędzia wymienione w tych fakturach nigdy nie były zakupione przez jego firmę, zaś jedno z nich stanowiło środek trwały przedsiębiorstwa. Twierdził, że o istnieniu tych faktur dowiedział się dopiero w toku kontroli. Podnosił, że osoba, która je wystawiała, była jego pełnomocnikiem, ale wystawiając te dokumenty, przekroczyła zakres udzielonego jej pełnomocnictwa. Przedsiębiorca uważał, że jeśli to pełnomocnik wystawił sporne faktury, bez jego wiedzy i zgody, to zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT powinien zapłacić podatek wynikający z tych faktur.

Izba skarbowa nie uznała tych argumentów. Podobnie jak i sąd, który po analizie dokumentów doszedł do wniosku, że w udzielonym pełnomocnictwie nie było ograniczeń związanych z rodzajem faktur, które może wystawić posługujący się tym pełnomocnictwem w imieniu podatnika.

2 Czy firma ponosi sankcje za nadużycia podatkowe

Czy na przedsiębiorstwo może być nałożona kara za nieprawidłowości, jakich dopuściła się osoba zatrudniona na stanowisku dyrektora finansowego?

Tak. Kodeks karny skarbowy stanowi, że za przestępstwa skarbowe odpowiada tylko sprawca – czyli osoba fizyczna, która popełniła czyn zabroniony, np. wyłudzała VAT.

Firma może zostać jednak ukarana za nadużycia podatkowe na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary popełnione przez osoby fizyczne (w tym za przestępstwa skarbowe). Firma podlega takiej odpowiedzialności, jeżeli do popełnienia takiego przestępstwa doszło w następstwie braku należytej staranności w wyborze osoby fizycznej lub braku należytego nadzoru nad tą osobą ze strony przedstawiciela firmy.

Wobec firmy sąd może orzec karę pieniężną w wysokości od 1 tys. zł do 5 mln zł, nie wyższą jednak niż 3 proc. przychodu osiągniętego przez nią w roku obrotowym, w którym popełniono czyn zabroniony.

Zakład może dochodzić naprawienia szkody
Czy zawsze przedsiębiorca odpowiada za faktury wystawione przez osoby, które zatrudnia?
Nie każda faktura wystawiona przez pracownika danej firmy rodzi obowiązek zapłaty wykazanego na niej VAT. Jeżeli pracownik nie jest upoważniony do składania oświadczeń wiedzy i woli w imieniu danego podmiotu, w tym nie jest uprawniony do wystawienia faktur (np. sprzątaczka), to oczywiste jest, że wystawienie takiego dokumentu przez tak nieupoważnioną osobę nie może być uznawane za wystawienie faktury przez przedsiębiorcę.
Z kolei jeżeli dana osoba faktycznie jest upoważniona do wystawienia faktur i takie faktury w sposób bezprawny wystawi oraz wprowadzi do obrotu gospodarczego, to wówczas po stronie pracodawcy powstaje obowiązek zapłaty VAT. To zaś równoznaczne jest z powstaniem szkody po stronie przedsiębiorcy, i to z winy umyślnej pracownika.
Czego może dochodzić firma?
Po stronie pracodawcy powstaje roszczenie do pracownika o naprawienie powstałej szkody równej co najmniej wysokości podatku od towarów i usług wraz z należnymi odsetkami. Gdyby bowiem pracownik nie podjął swych bezprawnych działań, to po stronie pracodawcy nie powstałby obowiązek zapłaty należności publicznoprawnych na rzecz Skarbu Państwa. Pracodawcy powinni zatem dokładnie przemyśleć, jakim pracownikom udzielają upoważnienia do wystawiania faktur. Błędna decyzja w tym zakresie może okazać się naprawdę kosztowna.
Na co pracodawca powinien zwrócić uwagę w trakcie procesu o odszkodowanie?
W wypadku ujawnienia faktu samowolnego wystawiania pustych faktur przez pracowników istotne jest dokładne ustalenie, ile zostało wystawionych takich dokumentów przez pracownika oraz na czyją rzecz i na jakie kwoty opiewały. W toku procesu sądowego istotne będzie wezwanie osób ujawnionych jako nabywcy towarów bądź usług i przeprowadzenie dowodu z ich zeznań na okoliczność, czy wymienione w fakturze zdarzenia gospodarcze faktycznie zaistniały.
Podstawa prawna
Art. 106 ust. 1, art. 108 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Art. 151, art. 162 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.). Art. 9 par. 3 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186). Art. 1, art. 5, art. 6, art. 7 ustawy z 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz.U. nr 197 poz. 1661 z późn. zm.).