Beata Ławecka, biegły rewident, dyrektor w dziale usług księgowych Mazars, wyjaśnia, że rachunkowość online jest popularna głównie ze względu na możliwość nieograniczonego czerpania informacji z systemu księgowego. Ponadto pozwala m.in. na obniżenie kosztów – poprzez wymianę informacji drogą elektroniczną.

W ten sposób przekazywane są m.in. dokumenty księgowych (dotyczące np. faktur, ruchów w magazynach, rozrachunków z bankiem), które utworzone w systemie informatycznym klienta mogą zostać następnie automatycznie zaimportowane do systemu księgowego.

2/3 klientów biur rachunkowych chce mieć elektroniczny dostęp do ksiąg rachunkowych

– Rolą usługodawcy w takim przypadku jest jedynie weryfikacja zapisu – mówi Beata Ławecka i dodaje, że tendencja, aby do systemu księgowego importować automatycznie dane, rozwija się równolegle i niezależnie od dostępu online.

Z kolei Stefan Czerwiński, biegły rewident, prezes firmy Zespół Doradców Finansowo-Księgowych w Lublinie, przestrzega przedsiębiorców, którzy decydują się na takie rozwiązanie, przed tym, aby o wyborze dostawcy usługi decydowała tylko cena.

Przy zakupie najtańszej usługi może się okazać, że klient musi ponosić dodatkowe opłaty, np. za doradztwo prawne, lub jakość usług nie jest zadowalająca.

Dlatego ważne jest zawarcie odpowiedniej umowy z biurem rachunkowym, w której określony zostanie sposób postępowania w przypadku wystąpienia określonych problemów.Istotne jest także jasne i precyzyjne ustalenie zakresu usług, odpowiedzialności, a także obowiązków i oczekiwań obu stron.

Stefan Czerwiński zwraca również uwagę na konieczność precyzyjnego ustalenia zakresu czynności wchodzących w skład usługi.

Zapobiegnie to nieporozumieniom i konieczności ponoszenia przez klienta niespodziewanych kosztów. Warto też zapisać stawki, według których będą naliczane opłaty w razie wykonania przez biuro dodatkowych usług.

Ewa Sławińska, redaktor naczelny „Monitora Księgowego” podkreśla, że dużą rolę odgrywa wiedza księgowego, ponieważ to podatnik ponosi konsekwencje ewentualnych błędów. Dlatego ważne jest, aby na bieżąco być ze zmianami w prawie. 

I w tym przypadku ogromne znaczenie ma internet, który dostarcza informacji o aktualnościach, wskaźnikach ekonomicznych, bazie orzeczeń sądowych, interpretacji podatkowych, instrukcji działania programu Płatnik, systemu ViaTOLL.