Podatnik powinien uważnie śledzić, czy urzędnicy stosują zasady doręczania przewidziane w ordynacji podatkowej. Gdy o nich zapomną lub je złamią, łatwo będzie mógł odwołać się od decyzji fiskusa.

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez inne uprawnione osoby. A gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać też sołtys za pokwitowaniem. Przy wysłaniu pisma za pośrednictwem poczty wiele spraw rozstrzyga się o awizowanie.

Zasadą jest, że mimo nieodebrania awiza list może zostać uznany za skutecznie doręczony. Dzieje się tak wtedy, gdy zostaną spełnione wszystkie warunki związane z prawidłowym doręczeniem. Jeśli nie ma możliwości doręczenia pisma podatnikowi oraz za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, przesyłka musi zostać złożona na poczcie na 14 dni.

Jeśli jednak podatnik nie ma skrzynki na drzwiach mieszkania i nie wisi ona na klatce, organ podatkowy nie może uznać, że wysyłane przez niego pismo zostało prawidłowo doręczone. Nie wystarczy nawet, że listonosz zostawił awizo w drzwiach bloku czy kamienicy, w której mieszka podatnik. Tak uznał NSA w wyroku z 14 grudnia 2011 r. (sygn. akt II FSK 1245/11).

W tej sprawie podatnik nie odebrał przesyłki z poczty w terminie i została ona zwrócona do urzędu skarbowego z adnotacją listonosza o umieszczeniu awiza w skrzynce. Podatnik podważył skuteczność tego doręczenia: nie mogło zostać umieszczone w skrzynce na listy, gdyż w jego mieszkaniu jej nie ma. Sąd przyznał rację podatnikowi.

Kluczową kwestią jest też doręczanie np. decyzji podatkowej oraz postanowienia o nadaniu jej trybu natychmiastowej wykonalności. Choć pisma dotyczą tej samej sprawy, są to dwa różne akty administracyjne. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 października 2011 r. (sygn. akt I FSK 1168/10) uznał, że z praktycznych względów organy podatkowe powinny przesyłać podatnikom decyzje oraz postanowienia o rygorze ich natychmiastowej wykonalności w jednej przesyłce.

Chodzi o to, że najpierw musi funkcjonować w obrocie prawnym decyzja podatkowa, aby można jej było nadawać rygor wykonalności. Oznacza to, że postanowienie o nadaniu rygoru może być doręczone najwcześniej z dniem doręczenia decyzji. A w sprawie, w której podatnik spierał się z fiskusem, najpierw odebrał postanowienie i dzięki temu sprawę wygrał.