Organy podatkowe i sądy bardzo restrykcyjnie podchodzą do składanych przez przedsiębiorców oraz ich pełnomocników wypisów oraz odpisów. Bardzo wąsko interpretują przepis art. 194 Ordynacji podatkowej. Z przepisu tego wynika, że dowodem w postępowaniu są dokumenty urzędowe sporządzone w określonej formie prawnej przez powołane do tego organy władzy publicznej. Dopiero takie dokumenty stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Wiele spraw zostaje rozstrzygniętych na niekorzyść podatnika tylko dlatego, że pełnomocnik nie dostarczył wypisu z rejestru potwierdzającego, że ma prawo do reprezentowania podatnika. A przecież dane takie są ogólnie dostępne.

Jak mówi Mariusz Gotowicz, doradca podatkowy, dostrzec można narastające sformalizowanie wymagań stawianych podatnikom. Decyzje organów w dużej mierze podtrzymywane są przez sądy. W wyroku z 24 listopada 2011 r. (sygn. akt II FSK 948/10) NSA odniósł się do podobnego problemu. Uznał, że w postępowaniu podatkowym dane z rejestru sądowego np. KRS, które są udostępnianie bezpłatnie, mogą być uznane za fakty znane organowi podatkowemu (również sądowi) z urzędu.

Marta Ignasiak, doradca podatkowy w Kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz, przypomina, że od tego roku, wydruki z bazy, które mają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w rejestrze, mają moc dokumentów urzędowych. Organy nadal mogą jednak żądać ich przedstawienia w ramach postępowania podatkowego.

– Warto pamiętać o wprowadzonym w zeszłym roku art. 306d Ordynacji podatkowej, który uniemożliwia żądania zaświadczeń lub oświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego możliwych do ustalenia na podstawie publicznych rejestrów, do których organ ma dostęp elektroniczny – dodaje Marta Ignasiak.

Powołany wyrok NSA może mieć znaczenie dla wszczętych wcześniej postępowań podatkowych, gdyż nie zawsze były akceptowane wydruki z bazy elektronicznej jako potwierdzenie pełnomocnictwa.

Dowodem przed organami podatkowymi mogą być zeznania świadków lub dokumenty.

W postępowaniu podatkowym lub sądowym przedsiębiorcy muszą dostarczać dokumenty urzędowe, szczególne wypisy z rejestrów.