statystyki

Optymalizacja księgowości przynosi firmie nawet 200 tysięcy zł oszczędności

autor: Łukasz Zalewski01.09.2011, 03:00

Zmiany i reorganizacja działalności dziesięcioosobowego działu księgowego mogą przynieść firmie nawet 200 tys. zł oszczędności rocznie.

reklama


reklama


Jednym ze źródeł oszczędności w firmie może być reorganizacja działu księgowości. Polega ona m.in. na usprawnieniu działań zatrudnionych księgowych. Jak przyznaje Arkadiusz Szwak, prezes Szwak-Dopierała Księgowi, optymalizacja działań księgowych pozwala również na szybsze przekazywanie informacji zarządowi i stwarza możliwość lepszego zarządzania przedsiębiorstwem przy jednoczesnej minimalizacji kosztów tego działu.

Porządkowanie procedur

Katarzyna Banach, partner w Grant Thornton Frąckowiak, przyznaje, że do optymalizacji działalności może przyczynić się rozwój technologiczny, zautomatyzowanie procesów oraz wprowadzenie nowoczesnej organizacji zadań.

Z kolei Arkadiusz Szwak zwraca uwagę, że w pierwszej kolejności niezbędne jest przeprojektowanie istniejących w firmie procesów, które nierzadko zostały stworzone kilkanaście lat temu i nadal funkcjonują w niezmienionej formie. Optymalizacja powinna również obejmować wprowadzenie technologii (np. nowoczesnego oprogramowania), skrócenie czasu przekazywania informacji o wynikach przedsiębiorstwa oraz wyeliminowanie absurdalnych czynności wykonywanych przez pracowników działu. Jako przykład absurdu ekspert podaje ręczne składanie i adresowanie kilku tysięcy potwierdzeń sald.

Optymalizacja to proces, który rozpoczyna się od rozmowy z zarządem firmy i poznania jego potrzeb, w tym – jak mówi Maciej Janicki, samodzielny księgowy w Szwak-Dopierała Księgowi – zakresu, częstotliwości i terminów przekazywania informacji. Kolejnym etapem – dodaje – jest audyt działu księgowości, który obejmuje analizę istniejących procesów księgowych. Trzeba więc zbadać m.in., jakie są zakresy obowiązków zatrudnionych osób i porównać je z faktycznie wykonywaną pracą.

– Etap audytu kończy się wskazaniem obszarów funkcjonujących w sposób prawidłowy oraz wymagających naprawy – stwierdza Maciej Janicki.

Kolejnym krokiem jest przeprojektowanie istniejących procesów księgowych, a niekiedy zaprojektowanie ich od podstaw.

Arkadiusz Szwak zwraca uwagę, że bardzo ważną częścią optymalizacji jest maksymalne wykorzystanie dostępnych narzędzi (głównie elektronicznych) oraz możliwości, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów.

Kolejną fazą optymalizacji działu księgowości jest wdrożenie zaproponowanych rozwiązań oraz – co najistotniejsze – długoterminowa kontrola ich wdrożenia. Odbywa się ona poprzez sprawowanie nad działem księgowości nadzoru przez podmiot dokonujący optymalizacji.

Oszczędności dla firmy

Arkadiusz Szwak przyznaje, że obniżenie kosztów działu księgowości to głównie redukcja kosztów osobowych, które mogą zostać zmniejszone o 50 – 60 proc.

– W dziesięcioosobowym dziale księgowości jest to kwota bliska 200 tys. zł rocznie – stwierdza ekspert.

Katarzyna Banach zwraca z kolei uwagę, że optymalizacja może również polegać na likwidacji działu księgowości i przekazaniu jej firmie outsourcingowej.

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Zapoznaj się z regulaminem i kup licencję

reklama


Źródło:Dziennik Gazeta Prawna

Polecane

reklama

  • akacja(2014-04-30 17:26) Odpowiedz 00

    Bardzo sporo można zaoszczędzić na wprowadzniu systemu obiegu dokumentów. Wystarczy zgłosić się do firmy It Works, aby ta sprawdziała, jakie rozwiąznaie będę najbradziej odpowiednie dla naszej firmy. My już nie raz korzystaliśmy z ich usługi i zawsze byliśmy zadowleni.

  • gryt(2011-09-02 10:22) Odpowiedz 00

    Po co te kombinacje wystarczy podnieś limity zobowiązujące do prowadzenia ksiąg rachunkowych.Niestety to zależy od polityków,a oni nie mają w tym żadnego interesu,choć zmniejszenie kosztów to większa konkurencja i niższe ceny!

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Prawo na co dzień

Polecane

reklama