Służba celna na prawo do kontroli towarów wprowadzanych na teren Unii Europejskiej, także po dopuszczeniu towarów do obrotu. Z tego właśnie powodu należy przechowywać dowody uregulowania długów celnych, tzn. zapłaty cła, VAT czy akcyzy. Warto zachować dowód zapłaty akcyzy, ponieważ bez niego nie można zarejestrować samochodu. Jednak ustawodawca przewidział możliwości uzyskania duplikatu dokumentów, w sytuacji gdy dokumenty uległy zniszczeniu lub zostały zgubione. Może się też zdarzyć, że podatnikowi zostanie skradziona firmowa dokumentacja (np. dokumenty celne i dowody uregulowania długu celnego) podczas podroży.

W takich przypadkach również do organów celnych stosuje się przepisy rozdziału dziesiątego Ordynacji podatkowej w sprawie udostępniania akt. Zgodnie z art. 178 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek lub odpisów.

Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności dokonywane są w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu. W dodatku strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Dodatkowo organ podatkowy (np. naczelnik urzędu celnego) może zapewnić stronie dostęp w swoim systemie teleinformatycznym do podań wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego oraz do pism organu podatkowego doręczonych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Renata Listwan-Pach z Izby Celnej w Krakowie dodaje, że oddziały celne wydają duplikaty dokumentów na wniosek osoby zainteresowanej (właściciela dokumentu). Trzeba jednak pamiętać, że nie udostępnia się znajdujących się w aktach sprawy dokumentów zawierających informacje niejawne, a także innych dokumentów, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny. Odmowa umożliwienia stronie zapoznania się z dokumentami, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

5 zł wynosi opłata za wydanie duplikatu jednej strony dokumentu