Podatnik od trzech lat prowadzi działalność gospodarczą. Chce jednak ją zlikwidować.

– Czy po likwidacji nadal muszę przechowywać dokumenty podatkowe związane z tą firmą – pyta pan Paweł z Kielc.

Tak. Sama likwidacja firmy nie wpływa w żaden sposób na obowiązki przechowywania dokumentów podatkowych. Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP, podkreśla, że dodatkowo nie zawsze likwidacja firmy kończy byt podatnika – tak jest wyłącznie w przypadku osób prawnych, a także innych spółek – ale tylko na potrzeby niektórych podatków. W przypadku spółek osobowych i jednoosobowej działalności gospodarczej podatnikiem np. podatku dochodowego jest wspólnik lub osoba fizyczna prowadząca tę działalność.

– Zatem nawet w przypadku likwidacji firmy nadal istnieje podatnik, który może być kontrolowany – ostrzega Andrzej Nikończyk.

Ekspert dodaje, że okres przez jaki należy przechowywać dokumenty, należy zawsze ustalać według przepisów właściwych dla danego typu dokumentów (np. czy dotyczą one ubezpieczeń społecznych, czy podatków), w okresie, w jakim trzeba je przechowywać, nie wolno ich niszczyć, ale można np. przekazać je do archiwum.

– Analizując możliwość zniszczenia dokumentów podatkowych, należy mieć na uwadze, że te same dokumenty (np. faktura) służą rozliczaniu różnych podatków, zatem najwcześniejszy moment ich zniszczenia wyznacza najpóźniej upływający termin przedawnienia – sugeruje nasz rozmówca.

Jego zdaniem należy również pamiętać, że termin przedawnienia może zostać przerwany lub zawieszony, co automatycznie wydłuża okres, przez jaki takie dokumenty należy przechowywać, a o czym podatnicy często zapominają.

Podstawa prawna

Art. 70 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).