Księgowy może się wzbraniać przed podpisaniem sprawozdania finansowego za dany rok, gdy rozpoczął pracę po zakończeniu roku obrotowego i nie odpowiadał za księgi rachunkowe w roku objętym sprawozdaniem.

Marcin Kuliński, radca prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, przypomina, że odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia. Jednak jeśli uznamy, że podana przyczyna odmowy podpisu może być akceptowalna, to nie zmienia to faktu, że spółka znajdzie się w sytuacji, w której nie został wypełniony obowiązek ustawowy. Odmowa złożenia podpisu nie pociąga za sobą konieczności przygotowania nowego sprawozdania.

Ostateczna ocena sprawozdania finansowego należy do wspólników. To oni decydują, czy pomimo odmowy sprawozdanie należy zatwierdzić i jak spółka powinna zareagować na odmowę podpisania.

Marcin Kuliński podkreśla, że w praktyce odmowa może skomplikować proces zatwierdzenia sprawozdania, zwłaszcza jeśli odmowa następuje przed przekazaniem sprawozdania audytorowi (choć w praktyce audytorzy badają zwykle wstępne wersje sprawozdań). Nie można też wykluczyć, że odmowa podpisania przez księgowego może pociągnąć za sobą odmowę ze strony zarządu spółki.

Ekspert podkreśla, że to na zarządzie spoczywa odpowiedzialność zapewnienia, by zmiana księgowego przebiegała w sprawny sposób. Zarząd powinien zadbać, by w umowie z księgowym (zarówno z dotychczasowym, jak i z nowym) znalazły się skorelowane postanowienia dotyczące czasu trwania umowy, okresu wypowiedzenia czy obowiązków księgowego i dopilnować wypełnienia obowiązków przez księgowych. W tym sensie wspólnicy mogą negatywnie oceniać postępowanie zarządu, który dopuścił do sytuacji, w której nie ma płynnej kontynuacji obsługi księgowej.