Spółka chce zautomatyzować pracę działu finansowo-podatkowego. Zamierza wprowadzić nowe rozwiązania informatyczne do celów rozliczeniowych.

– Jak przebudować system finansowo-księgowy, aby osiągnąć ten cel – pyta pan Zdzisław z Krakowa.

Ernest Frankowski, menedżer w Deloitte, podkreśla, że w pierwszej kolejności należy przyjrzeć się używanemu systemowi. Jeśli dane do niego są odpowiednio kategoryzowane pod względem podatkowym, należy zbudować podsystem. Powinien on spowodować, że informacje finansowo-podatkowe z systemu zostaną pobrane, przekształcone w raporty podatkowe, a następnie w finalne deklaracje podatkowe.

– Oczywiście muszą być zachowane procedury kontrolne obowiązujące w danej firmie – podkreśla nasz rozmówca.

Dodaje, że po zweryfikowaniu takiej deklaracji system powinien umożliwić złożenie deklaracji w sposób elektroniczny.

Większym wyzwaniem jest sytuacja, gdy system finansowy nie ma wszystkich danych koniecznych do dokonania ostatecznych klasyfikacji podatkowych w sposób automatyczny. Ernest Frankowski wyjaśnia, że w takiej sytuacji najtańszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest wdrożenie wyspecjalizowanego systemu podatkowego, który dane z systemu finansowego pobierze, a następnie uzupełni o parametry i kwalifikatory podatkowe, których zabrakło w systemie finansowym.

Oczywiście użytkownicy systemu podatkowego muszą mieć możliwość weryfikowania i zatwierdzania mechanizmów funkcjonujących w oprogramowaniu. Dopiero po zrealizowaniu tego zadania system powinien dawać możliwość tworzenia raportów, w tym finalnych deklaracji i zeznań podatkowych.

Według Ernesta Frankowskiego takie podejście do usprawnienia i automatyzacji pracy działu finansowego daje przede wszystkim duże oszczędności finansowe oraz organizacyjne.

Warto także jeszcze raz podkreślić, że administracja skarbowa uruchamia coraz więcej systemów, które mogą wymieniać (współpracować) dane z systemami podatników. Dlatego automatyzacje tego typu nigdy jeszcze nie były tak łatwe do osiągnięcia w polskich realiach podatkowych.

Ważne!

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem stosowania ochrony danych. Jeżeli system ochrony zbiorów danych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego