Przepisy ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) przewidują zastosowanie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do dochodów uzyskanych ze stosunku pracy. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek.

Jak wskazuje Mateusz Kobyliński, doradca podatkowy, dyrektor w Firmie Doradczej KPMG, jeżeli roczne zryczałtowane koszty są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

– Aby w zeznaniu podatnik mógł zastosować zamiast kosztów zryczałtowanych faktycznie poniesione koszty dojazdów do zakładu pracy, muszą być spełnione łącznie cztery warunki – podkreśla Mateusz Kobyliński.

Ekspert wymienia, że po pierwsze, poniesione wydatki muszą być wyższe od określonych ustawowo. Po drugie, wydatki te muszą być poniesione na transport do zakładu pracy. Po trzecie, dojazdy do pracy muszą odbywać się określonymi środkami transportu. Po czwarte, wydatki muszą zostać udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi, czyli takimi, z których wynika, że uprawniają one wskazaną osobę do korzystania z właściwego środka transportu przez pewien okres czasu.

– Kosztów imiennych biletów okresowych na dojazdy do pracy nie mogą zastosować w zeznaniu podatnicy, którzy otrzymali zwrot kosztów dojazdu do pracy od pracodawcy, z wyjątkiem sytuacji, w której zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu – zastrzega nasz rozmówca z KPMG.

Dodaje, że wyższe koszty uzyskania przychodów poniesione na imienne bilety okresowe wykazywane są w PIT-37 lub PIT-36, odpowiednio w pozycji 40 lub 46 (ewentualnie odpowiednio w pozycji 67 lub 89 w przypadku małżonka), zamiast kosztów zryczałtowanych.