Od początku roku obowiązuje nowe rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie e-faktur. Jak przyznają eksperci, zrewolucjonizowało ono zasady ich wystawiania, co pozwala na obniżenie kosztów wystawiania e-faktur. Nie ma bowiem już obowiązku podpisywania faktur elektronicznych z bezpiecznym e-podpisem. Nie trzeba też stosować systemu EDI. Jak twierdzą centra certyfikacji, które wystawiają m.in. bezpieczne e-podpisy, w dalszym ciągu trzeba jednak zachować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Nowe przepisy o e-fakturach pozwalają w dowolny sposób zapewniać autentyczność pochodzenia i integralności treści e-faktury. To oznacza, że wystawca musi zapewnić, że w trakcie przesyłu do kontrahenta dane z faktury się nie zmienią i nie będzie wątpliwości, kto ją wystawił.

Jak przyznaje Artur Miękina, kierownik produktu w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, ciężar udowodnienia autentyczności i integralności spoczywa na podatniku. Jak dodaje, można sobie wyobrazić, że wysyłany jest plik PDF jako obraz e-faktury bez dodatkowych mechanizmów zapewnienia autentyczności i integralności jednak w takim przypadku to wystawca ma udowodnić że są one autentyczne i mają zachowaną integralność.

– Pytanie, jak to zrobić, na słowo, pisemnie, czy może jeszcze inaczej – pyta ekspert.

Jak wskazuje Adam Dąbrowski z Unizeto Technologies, metod zapewnienia autentyczności i integralności jest wiele, jednak mając na uwadze dotychczasowe stanowiska organów podatkowych, trudno przewidzieć jak zostaną one zinterpretowane.

– W konsekwencji wystawcy e-faktur stosujący inne metody, poza tymi wymienionymi w rozporządzeniu ministra finansów (bezpieczny e-podpis, system wymiany danych EDI), mogą mieć dodatkowe zmartwienia podczas kontroli skarbowej – ostrzega Adam Dąbrowski.

Wszystkie trzy centra certyfikacji (PWPW, Unizeto, KIR) twierdzą, że najlepszym sposobem zapewnienia intergralności i autentyczności jest bezpieczny e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Adam Dąbrowski uważa, że koszt e-podpisu jest dla firm marginalny.

– Gdy w grę wchodzą oszczędności liczone w dziesiątkach tysięcy złotych inwestycja rzędu 130 zł ponoszona przez wystawcę faktur raz na dwa lata (tyle bowiem kosztuje możliwość posługiwania się certyfikatem kwalifikowanym przez 24 miesiące) nie może być barierą, a już na pewno nie kosztową – stwierdza nasz rozmówca.

Agnieszka Biniszewska, rzecznik Krajowej Izby Rozliczeniowej, dodaje, że bezpieczny e-podpis jest sprawdzoną technologią zabezpieczeń, który KIR rekomenduje swoim klientom.

Jak mówi Artur Miękina, aby zapewnić autentyczność i integralność, podatnicy mogą skorzystać z outsourcingu e-faktury, który oferuje PWPW.

– W przypadku outsourcingu to PWPW gwarantuje autentyczność całego procesu, jest gwarantem i tzw. trzecią zaufaną stroną w procesie przygotowania, wystawienia i dostarczenia dokumentu elektronicznego – wyjaśnia ekspert.

Z kolei Adam Dąbrowski przyznaje, że rozwiązaniem alternatywnym dla bezpiecznego e-podpisu jest zwykły podpis elektroniczny, którego cena zakupu (mowa tu o certyfikacie niekwalifikowanym) wynosi 50 zł, a koszt odnowienia na kolejny rok to 25 zł netto.

Eksperci zwracają uwagę, że kolejną alternatywą może być pieczęć elektroniczna, przewidywana w projekcie nowej ustawy o podpisach elektronicznych.

Wysyłanie e-faktur

Przykładowe metody zapewnienia integralności i autentyczności e-faktury:

● e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem (koszt ok. 130 zł),

● system wymiany danych EDI,

● e-podpis bez kwalifikowanego certyfikatu (koszt ok. 50 zł),

● outsourcing e-faktury,

● pieczęć elektroniczna (projektowana).