Zgodnie z art. 13 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) dokumentacja związana z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych jest gromadzona i przechowywana w urzędach skarbowych.

Paweł Małecki, doradca podatkowy z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama, zwraca uwagę, że na wniosek zainteresowanego naczelnik urzędu skarbowego zobowiązany jest do potwierdzenia faktu nadania NIP podmiotowi, który nim się posługuje.

– Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, którego potwierdzenie dotyczy, jak i osoba trzecia, mająca interes prawny w złożeniu wniosku – wskazuje Paweł Małecki.

Pracodawca może być zainteresowanym i może wystąpić do urzędu skarbowego o potwierdzenie NIP pracownika. W tym celu powinien wypełnić NIP-5 i złożyć go w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika. Odpowiedzi na pytanie tej treści udzieliła Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 1 lutego 2008 r. (nr ILPP2/443-221/07-2/ISN), w którym czytamy, że na wniosek płatnika naczelnik urzędu skarbowego nie może udzielić informacji dotyczących numeru identyfikacji podatkowej (NIP) innego podatnika, aczkolwiek zobowiązany jest potwierdzić fakt nadania NIP podmiotowi, który nim się posługuje.