Systemy obsługi sprzedaży oraz finansowo-księgowe firm muszą od początku nowego roku uwzględniać nowe stawki VAT. Ponieważ zmiany związane z wprowadzeniem nowego opodatkowania nie zamkną się 1 stycznia, przedsiębiorcy powinni zapewnić sobie stałą aktualizację aplikacji.
1 Coraz bliżej do 1 stycznia, daty, od której będą obowiązywać nowe stawki VAT na poziomie 0, 5, 8 i 23 proc. Przedsiębiorcy muszą się przygotować, by w 2011 roku prowadzić działalność bez przestojów. O czym powinni pamiętać?
Firmy, które nie rozpoczęły jeszcze procesu przystosowawczego, powinny rozpocząć go jak najszybciej, tym bardziej że pracy jest sporo. Zmiany obejmują stosowane systemy informatyczne oraz oprogramowanie kas i drukarek fiskalnych. Trzeba też zaktualizować wszystkie cenniki i przeanalizować umowy zawarte na 2011 rok. Przedsiębiorcy, którzy zadbali o to, by w kontraktach znalazły się postanowienia automatycznie podwyższające cenę na wypadek zmian VAT, są w bardzo dobrej sytuacji. W pozostałych przypadkach mogą być potrzebne aneksy do umów.
2 A co z oprogramowaniem? Czy konieczna będzie jego wymiana, czy wystarczy aktualizacja?
Systemy obsługi sprzedaży oraz finansowo-księgowe firm muszą od początku nowego roku uwzględniać nowe stawki VAT. Ponieważ zmiany związane z wprowadzeniem nowego opodatkowania nie zamkną się 1 stycznia, przedsiębiorcy powinni zapewnić sobie stałą aktualizację aplikacji.
Przede wszystkim należy dokonać przeglądu oprogramowania. Prace przystosowawcze oraz ich koszt będą zależały od tego, jakich aplikacji aktualnie używa przedsiębiorstwo. Wiele firm od dawna nie wymieniało swoich systemów, pracując na starszych wersjach. Aktualizacja takich systemów jest procesem złożonym i pracochłonnym, ponieważ wymaga m.in. wdrożenia nowych, dodatkowych funkcji. Ważną operacją jest też konwersja baz danych, która musi być przeprowadzona tak, by firma nie straciła swoich informacji historycznych. Stanowią one nie tylko źródło wiedzy o transakcjach, klientach, kontrahentach, ale także podlegają ustawowemu obowiązkowi ich przechowywania i ochrony. Jeżeli zachodzi konieczność zaktualizowania systemu sprzed kilku lat, to zwykle należy się liczyć z wieloetapową konwersją, wymagającą czasu, a zatem kosztowną. Podczas konwersji do nowych wersji mogą się ujawnić błędy w danych, tolerowane przez wersje poprzednie, i należy je wyeliminować. Wszystko to sprawia, że aktualizacja może być zwyczajnie nieopłacalna w porównaniu do zakupu i wdrożenia nowego systemu. Niektóre z rozwiązań, zwłaszcza do obsługi sprzedaży, były przygotowywane na zamówienie klientów przez małe firmy lub wręcz przez pojedynczych programistów. Te rozwiązania często przez lata pozbawione serwisu należy zastąpić seryjnym bezpiecznym oprogramowaniem. Zmiana stawek VAT jest ku temu dobrą okazją.
3 Są jeszcze w Polsce firmy, zwłaszcza małe, które nadal stosują oprogramowanie pracujące pod kontrolą systemu MS DOS. O jakich zmianach w tym zakresie muszą pomyśleć podatnicy?
Aktualizacja takich aplikacji jest bardzo trudna, a w większości przypadków wręcz niemożliwa. Obecnie żaden z liczących się producentów oprogramowania biznesowego nie tworzy już nowych produktów pod DOS, a wielu z nich wycofuje się również ze wsparcia tego oprogramowania. Także współczesne systemy operacyjne coraz trudniej je tolerują. Aplikacje DOS-owe mają minimalne – jak na współczesne standardy – wymagania sprzętowe i mogą pracować na komputerach o słabych konfiguracjach. Obecne systemy informatyczne, produkowane z użyciem innych technologii, potrzebują większej mocy obliczeniowej i więcej przestrzeni dyskowej, stąd jest bardzo prawdopodobne, że nowy system nie ruszy na starszym sprzęcie. Wówczas będzie potrzebna wymiana komputerów oraz zakup licencji na nowy, współczesny system operacyjny.
4 Czy przedsiębiorcy powinni obawiać się wymiany oprogramowania?
Nie. Producenci przygotowali specjalne, atrakcyjnie cenowo oferty promocyjne na migrację do nowocześniejszych systemów. Należy pamiętać, że nie tylko oprogramowanie zainstalowane na komputerach firmowych podlegać będzie aktualizacji. Dotyczy ona także kas i drukarek fiskalnych. W przypadku starszego sprzętu, podobnie jak w przypadku starszego oprogramowania, może zajść konieczność wymiany całego urządzenia, gdyż inaczej wprowadzenie danych dotyczących nowych stawek będzie niemożliwe. W kasach fiskalnych zwykle przewidziano możliwość samodzielnego wpisania różnych stawek VAT, więc firmy będą mogły zmienić je same. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku drukarek fiskalnych, ponieważ ich aktualizacja wymaga wizyty uprawnionego serwisanta. Dobrze jest ustalić wcześniej termin takiej wizyty, gdyż serwisanci mogą mieć pełne ręce roboty w ostatnich dniach tego roku.
5 Jaką umowę należy zawrzeć z dostawcą oprogramowania?
Producent dostarcza wersję oprogramowania dostosowaną do aktualnie obowiązujących przepisów. Gwarantuje, że oprogramowanie realizuje precyzyjnie określone funkcje zgodnie z prawem obowiązującym w dniu zakupu. Dostosowanie do zmian prawnych i rozwój funkcji programu wymaga przygotowania kolejnej wersji, która sprzedawana jest użytkownikom wersji poprzedniej z dużym rabatem. Koszty aktualizacji można dodatkowo obniżyć wykupując abonament. Zwykle ma on stałą roczną cenę niezależnie od liczby aktualizacji, które zostaną wydane w tym czasie. Wybierając ofertę dostawcy nowego oprogramowania, należy zwrócić uwagę na to, czy oferuje on rozwiązania umożliwiające obniżenie kosztów utrzymania systemu. Należy także pamiętać, by nie odkładać na ostatni moment aktualizacji systemu. Będzie przecież potrzebny jeszcze czas na testy, a w razie czego na ewentualne ponowne zmiany czy poprawki oraz na przeszkolenie pracowników.
Zatem zamiast tracić nerwy i czas na organizowanie kolejnego upgrade'u systemu, warto zawrzeć z dostawcą taką umowę, która będzie gwarantowała wszystkie niezbędne aktualizacje związane z kolejnymi zmianami. Najlepszą formą umowy jest stały abonament, w ten sposób przedsiębiorca przenosi na dostawcę systemu ryzyko utrzymania zgodności z przepisami za z góry ustaloną cenę.
6 Przedsiębiorców czeka też aktualizacja cen. Na co w tym przypadku trzeba zwrócić uwagę?
Aktualizacja cen obejmie zarówno umowy z dostawcami i klientami, strony internetowe firm, sklepy internetowe, wszystkie katalogi towarów: cyfrowe i drukowane. To proces, którego nie da się przeprowadzić w jeden dzień. Trzeba będzie zaktualizować zarówno cenniki dostępne na stronach internetowych, jak i w drukowanych folderach i broszurach oraz na metkach i etykietach. Koszty takiej operacji mogą być spore, choć zależą od wielkości firmy i skali jej działalności. Jednak nawet w małych przedsiębiorstwach mogą być odczuwalne. Przykładowo, jak podają restauratorzy, koszt wymiany kart menu to około 500 zł na lokal, ulotek od 700 do 1200 zł, zależnie od nakładu.
Nieco inaczej będzie wyglądała aktualizacja cen w obrocie pomiędzy przedsiębiorstwami, a inaczej będzie ustalana dla indywidualnego klienta. W pierwszym przypadku, czyli umów pomiędzy kontrahentami biznesowymi, ceny ustala się w kwotach netto + VAT. Tu przeliczenie jest proste. Natomiast w sprzedaży detalicznej obowiązują raczej ceny w kwotach brutto, czyli łącznie z podatkiem. Dodatkowo ceny detaliczne często kształtowane są tak, by klienci postrzegali je jako niższe. Stąd powszechnie stosowana taktyka „urwania grosza”, czyli np. cena za towar wynosząca 3,99 zł, zamiast 4 zł. Budując cenniki sprzedaży po zmianie stawek VAT trzeba będzie tę strategię uwzględnić, odpowiednio korygując ceny. Samą aktualizację cenników w systemach IT należy wprowadzić w takim momencie, aby można ich było użyć od pierwszej sprzedaży w 2011 roku. Konkretne zalecenia co do sposobu aktualizacji będą zależały od specyfiki funkcjonalnej poszczególnych systemów, od tego, czy w bieżącej wersji oferują one narzędzia do automatyzacji tego procesu, np. do grupowej aktualizacji VAT w kartotece towarów.
Przygotowania do aktualizacji cenników należy jednak rozpocząć od gruntownej analizy uchwalonych przez Sejm ustaw, na których publikację w Dzienniku Ustaw nadal czekamy. Przepisy zostały uchwalone bardzo późno, skracając do 5 tygodni czas niezbędny na aktualizację i dostosowanie materiałów informacyjnych i cenników. Proszę sobie wyobrazić, jak trudne zadanie czeka np. sieci handlowe, planujące bardzo popularne poświąteczne promocje.
7 A co z okresem przejściowym? Czy tu mogą pojawić się jakieś kłopoty?
Zanim firmy przyzwyczają się do zmian, a ustawodawca i minister finansów określą do końca cały proces związany ze zmianami w VAT, nieraz pojawią się problemy. Bez dostosowania programu sprzedaży problemem będzie rozliczenie faktury zaliczkowej, płatnej częściowo w bieżącym roku, a częściowo już w 2011. Trudne w praktyce może być fakturowanie sprzedaży usług ciągłych, np. tych świadczonych przez firmy komunalne, energetyczne czy telekomunikacyjne. Problem może sprawić wystawienie faktury po Nowym Roku do paragonu z okresu poprzednich stawek VAT, którego klient może zarządzać do 3 miesięcy po sprzedaży. Wszystko to razem sprawia, że trzeba odpowiednią wagę przyłożyć do dostosowania oprogramowania i szkoleń pracowników, by w konsekwencji ograniczyć kosztowne w korygowaniu błędy.
Wszystkie niedociągnięcia i zaniechania w dobrym przygotowaniu do zmian VAT doprowadzą do błędnych danych wykazywanych w deklaracjach podatkowych, na weryfikację których urząd skarbowy ma 5 lat. Zatem trzeba tak zaplanować harmonogram zmian i włączyć do przygotowań kluczowych pracowników firmy, aby z nimi zdążyć i nie narażać firmy na ryzyko podatkowe.