1 Coraz bliżej do 1 stycznia, daty, od której będą obowiązywać nowe stawki VAT na poziomie 0, 5, 8 i 23 proc. Przedsiębiorcy muszą się przygotować, by w 2011 roku prowadzić działalność bez przestojów. O czym powinni pamiętać?

Firmy, które nie rozpoczęły jeszcze procesu przystosowawczego, powinny rozpocząć go jak najszybciej, tym bardziej że pracy jest sporo. Zmiany obejmują stosowane systemy informatyczne oraz oprogramowanie kas i drukarek fiskalnych. Trzeba też zaktualizować wszystkie cenniki i przeanalizować umowy zawarte na 2011 rok. Przedsiębiorcy, którzy zadbali o to, by w kontraktach znalazły się postanowienia automatycznie podwyższające cenę na wypadek zmian VAT, są w bardzo dobrej sytuacji. W pozostałych przypadkach mogą być potrzebne aneksy do umów.

2 A co z oprogramowaniem? Czy konieczna będzie jego wymiana, czy wystarczy aktualizacja?

Systemy obsługi sprzedaży oraz finansowo-księgowe firm muszą od początku nowego roku uwzględniać nowe stawki VAT. Ponieważ zmiany związane z wprowadzeniem nowego opodatkowania nie zamkną się 1 stycznia, przedsiębiorcy powinni zapewnić sobie stałą aktualizację aplikacji.

Przede wszystkim należy dokonać przeglądu oprogramowania. Prace przystosowawcze oraz ich koszt będą zależały od tego, jakich aplikacji aktualnie używa przedsiębiorstwo. Wiele firm od dawna nie wymieniało swoich systemów, pracując na starszych wersjach. Aktualizacja takich systemów jest procesem złożonym i pracochłonnym, ponieważ wymaga m.in. wdrożenia nowych, dodatkowych funkcji. Ważną operacją jest też konwersja baz danych, która musi być przeprowadzona tak, by firma nie straciła swoich informacji historycznych. Stanowią one nie tylko źródło wiedzy o transakcjach, klientach, kontrahentach, ale także podlegają ustawowemu obowiązkowi ich przechowywania i ochrony. Jeżeli zachodzi konieczność zaktualizowania systemu sprzed kilku lat, to zwykle należy się liczyć z wieloetapową konwersją, wymagającą czasu, a zatem kosztowną. Podczas konwersji do nowych wersji mogą się ujawnić błędy w danych, tolerowane przez wersje poprzednie, i należy je wyeliminować. Wszystko to sprawia, że aktualizacja może być zwyczajnie nieopłacalna w porównaniu do zakupu i wdrożenia nowego systemu. Niektóre z rozwiązań, zwłaszcza do obsługi sprzedaży, były przygotowywane na zamówienie klientów przez małe firmy lub wręcz przez pojedynczych programistów. Te rozwiązania często przez lata pozbawione serwisu należy zastąpić seryjnym bezpiecznym oprogramowaniem. Zmiana stawek VAT jest ku temu dobrą okazją.

3 Są jeszcze w Polsce firmy, zwłaszcza małe, które nadal stosują oprogramowanie pracujące pod kontrolą systemu MS DOS. O jakich zmianach w tym zakresie muszą pomyśleć podatnicy?

Aktualizacja takich aplikacji jest bardzo trudna, a w większości przypadków wręcz niemożliwa. Obecnie żaden z liczących się producentów oprogramowania biznesowego nie tworzy już nowych produktów pod DOS, a wielu z nich wycofuje się również ze wsparcia tego oprogramowania. Także współczesne systemy operacyjne coraz trudniej je tolerują. Aplikacje DOS-owe mają minimalne – jak na współczesne standardy – wymagania sprzętowe i mogą pracować na komputerach o słabych konfiguracjach. Obecne systemy informatyczne, produkowane z użyciem innych technologii, potrzebują większej mocy obliczeniowej i więcej przestrzeni dyskowej, stąd jest bardzo prawdopodobne, że nowy system nie ruszy na starszym sprzęcie. Wówczas będzie potrzebna wymiana komputerów oraz zakup licencji na nowy, współczesny system operacyjny.

4 Czy przedsiębiorcy powinni obawiać się wymiany oprogramowania?

Nie. Producenci przygotowali specjalne, atrakcyjnie cenowo oferty promocyjne na migrację do nowocześniejszych systemów. Należy pamiętać, że nie tylko oprogramowanie zainstalowane na komputerach firmowych podlegać będzie aktualizacji. Dotyczy ona także kas i drukarek fiskalnych. W przypadku starszego sprzętu, podobnie jak w przypadku starszego oprogramowania, może zajść konieczność wymiany całego urządzenia, gdyż inaczej wprowadzenie danych dotyczących nowych stawek będzie niemożliwe. W kasach fiskalnych zwykle przewidziano możliwość samodzielnego wpisania różnych stawek VAT, więc firmy będą mogły zmienić je same. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku drukarek fiskalnych, ponieważ ich aktualizacja wymaga wizyty uprawnionego serwisanta. Dobrze jest ustalić wcześniej termin takiej wizyty, gdyż serwisanci mogą mieć pełne ręce roboty w ostatnich dniach tego roku.