PAWEŁ JABŁONOWSKI

ekspert podatkowy, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy

Nie

Prywatne jazdy nie służą uzyskiwaniu przychodów, a tylko tego rodzaju wydatki można uwzględniać w kosztach.

W prowadzonej działalności gospodarczej można używać prywatnego samochodu osobowego, traktując wydatki z nim związane jako koszt uzyskania przychodu. Jeżeli samochód jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika, wtedy wszystkie wydatki związane z danym samochodem, przy zachowaniu ogólnych warunków (np. zależności z przychodem), stanowią koszt uzyskania przychodu. Jeżeli nie zdecydujemy się na wprowadzenie samochodu do ewidencji, wtedy wydatki związane z jego eksploatacją można uwzględnić do kosztów uzyskania przychodu jedynie do określonego limitu.

Aby powyższe wydatki związane z eksploatacją samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, konieczne jest spełnienie następujących warunków: samochód wykorzystywany jest dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika, podatnik musi wykazać bezpośredni związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, iż jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, wydatki faktycznie poniesione nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencja, o której mowa powyżej, powinna być przygotowana na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Należy pamiętać, że w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Stosownie do treści art. 23 ust. 7 ustawy o PIT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Należy zwrócić uwagę, że w ewidencji należy uwzględnić m.in. opis trasy i liczbę przejechanych kilometrów. Powyższa trasa powinna być związana z prowadzoną przez podatnika działalnością i to właśnie tego typu tras dotyczy przedmiotowa ewidencja, bo tylko wydatki związane z przychodami mogą być podstawą do wyliczenia limitu wynikającego z jazd samochodem prywatnym. Co więcej, z przepisów dotyczących ewidencji przebiegu pojazdu nie wynika, iż ma być rejestrowany cały przebieg pojazdu, tylko przebieg związany z trasami pokonywanymi na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Prywatne jazdy nie służą uzyskiwaniu przychodów, a przecież tylko tego rodzaju wydatki można uwzględniać w kosztach. Konkludując, nie ma potrzeby zachowania ciągłości całkowitego przebiegu pojazdu.

(EW)

PODSTAWA PRAWNA

■ Art. 23 ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).