Izba Skarbowa w Warszawie wyjaśniła, czy wydatek na zakup artykułów spożywczych, kupowanych dla potrzeb sekretariatu w celu częstowania klientów, kontrahentów mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu.

Według dyrektora stołecznej izby, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione pewne warunki. Wydatek: musi być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku pokryty z zasobów majątkowych podatnika; jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona; pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą; poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów; został właściwie udokumentowany; nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wyłączone z kosztów podatkowych są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zgodnie z definicją słownikową, reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej.

Wydatki ponoszone przez spółkę dla potrzeb sekretariatu stanowią zwyczajowy poczęstunek kontrahentów, klientów i jako należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (nie mające charakteru okazałości) mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna dyrektora izby Skarbowej w Warszawie z 23 września 2009 r. (nr IPPB5/423-520/09-2/JC).