Z uwagi na to, że przepisy podatkowe nie zawierają definicji kaucji, to dla analizy, czy wpłacona przez spółkę kaucja może być zaliczona w ciężar kosztów podatkowych, posłużyć się należy definicją językową tego pojęcia.

Kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. Jest to zabezpieczenie wykonania umowy ustanowione na wypadek, gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej. Kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy. Nie jest to również zaliczka, zadatek, przedpłata czy rata.

Anna Żarkowska, doradca podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych, podkreśla, że w przypadku, gdy spółka w zawartej umowie zobowiązana została do wpłaty na rzecz kontrahenta kaucji przeznaczonej na zagwarantowanie zobowiązań wynikających z umowy, kaucja ta nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu spółki.

– Decyduje o tym zwrotny charakter tego świadczenia. Kosztami uzyskania przychodu mogą być wyłącznie wydatki o charakterze definitywnym, tj. niepodlegające zwrotowi – stwierdza Anna Żarkowska.

W momencie wystąpienia okoliczności, które uprawniają wierzyciela do realizacji zobowiązania z kaucji, kwota wpłacona tytułem zabezpieczenia na poczet zawartej umowy traci swój kaucyjny charakter. Tym samym nie znajdzie zastosowania wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) odnoszące się do kar umownych i odszkodowań z tytułu wad towarów i usług bądź zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad.

Zdaniem Anny Żarkowskiej wyłączenie to nie obejmuje zatem wydatków związanych z odpowiedzialnością kontraktową z tytułu innego rodzaju uchybień w wykonaniu zobowiązania umownego. Oznacza to, że kary umowne i odszkodowania inne niż wymienione, w tym odszkodowania za zerwanie umowy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że spełniają ogólny warunek określony w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj. poniesienia ich w celu uzyskania przychodu.