IZBA SKARBOWA WE WROCŁAWIU WYJAŚNIŁA GP

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Jednocześnie w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszt wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Oznacza to, że osoba fizyczna prowadząca działalność może zaliczyć do kosztów wartości zryczałtowanych diet wynikających z cytowanych przepisów, z tytułu podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych.

Zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Natomiast w myśl art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Wartość diet z tytułu krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej nie jest dokumentowana żadną fakturą ani rachunkiem. Wartość tych diet podatnik dokumentuje wystawianym przez siebie dowodem wewnętrznym. Dokument ten stanowi podstawę ujęcia tych wartości w prowadzonej przez podatnika podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub księgach rachunkowych.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W konsekwencji wartość diet z tytułu podróży zagranicznych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich księgowania przez podatnika.

EKSPERT WYJAŚNIA

AGATA DEPTUCH

starszy konsultant, doradca podatkowy, PricewaterhouseCoopers

W stosunku do osób prowadzących działalność, w zakresie diet przysługujących z tytułu podróży służbowych, należy stosować regulacje przyjęte dla pracowników. Aktem regulującym kwestie związane z podróżami służbowymi poza granicami kraju jest rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zgodnie z tym rozporządzeniem, dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach określona jest w załączniku do rozporządzenia i oblicza się ją w następujący sposób:

  •  za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  •  za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety;

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czas pobytu poza granicami kraju uzależniony jest od rodzaju środka lokomocji, którym odbywana jest podróż. Okres pobytu za granicą w przypadku środka lokomocji lądowej jest liczony od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Dla ustalenia należnej diety ważne jest, że przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W przypadku odbywania podróży tranzytem przez inne państwa nie nalicza się diety odrębnie za pobyt w każdym państwie. Łączny czas pobytu w podróży należy zsumować i rozliczyć według stawki za dobę podróży ustalonej dla docelowego państwa podróży.

Koszty związane z podróżą służbową poniesione w walucie obcej należy przeliczać na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Koszt diety należy ustalić według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego dotyczącego kosztów diet.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność powinny zawierać co najmniej takie dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczę godzin i dni przebywania w podróży, stawkę i wartość przysługujących diet.

Zaliczenia przez przedsiębiorców wartości diet do kosztów wywołują liczne kontrowersje. Brak jasnych uregulowań przysparza problemów interpretacyjnych zarówno podatnikom, jak i organom podatkowym zwłaszcza przy działalności transportowej. W związku z tym, przy rozpatrywaniu możliwości zaliczania w ciężar kosztów diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy należy mieć na względzie interpretacje podatkowe oraz wyroki sądów.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca odbywa podróż z Warszawy do Włoch. Wyjeżdża 3 września o godzinie 6.00 i przekracza polską granicę o godzinie 11.00. Przejeżdża przez Słowację i Austrię, a następnie dojeżdża do Włoch, gdzie dostarcza ładunek. Powraca do Polski (przejeżdżając przez Austrię i Słowację). 7 września przekracza granicę o godzinie 11.00, a do Warszawy dojeżdża o godzinie 16.00. W tym przypadku podróż przedsiębiorcy trwała 4 doby (od 3 września godz. 11.00 do 7 września godz. 11.00) i za ten okres należy obliczyć diety według stawki właściwej dla Włoch (czyli docelowego państwa podróży), która wynosi 42 euro.

Opracowała EWA MATYSZEWSKA

PODSTAWA PRAWNA

■  Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).