Największą wadą opodatkowania najmu na zasadzie ryczałtu jest brak możliwości odliczania od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych przez wynajmującego. Jeśli wynajmujący opodatkowuje się w tej formie, przy niewłaściwym sformułowaniu treści zapisu w umowie dotyczącego kosztów może być zobligowany do płacenia ryczałtu także od opłat licznikowych. Chodzi tu również o odpisy amortyzacyjne, jak i inne koszty związane z bieżącą eksploatacją.

Przychód ewidencjonowany

Z typowych umów najmu zazwyczaj wynika, że najemca wnosi na rzecz właściciela należność z tytułu najmu, ale ponadto wszelkie należności licznikowe (za wodę, prąd, gaz itd.). Zazwyczaj mocą uprzednio zawartej umowy właściciel lokalu wystawia najemcy na tę okoliczność pisemne pokwitowanie pobrania należności. W takim wariancie także te dodatkowe należności stanowią przychód, od którego należy zapłacić ryczałt. Ale tak być nie musi.

Taka regulacja zawarta w umowie najmu ma tę dobrą stronę, że właściciel lokalu ma pełną kontrolę nad opłatami licznikowymi. Gdy otrzymuje je do rąk własnych od lokatora, a dopiero potem sam je wnosi na rachunek dostawców mediów, nie ma zagrożenia, że powstaną zaległości w tej materii, obciążone odsetkami za zwłokę lub wręcz grożące odcięciem dostaw prądu czy wody.

Jednak w przypadku, gdy podatnik chce skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu, trzeba rozważyć wariant, w myśl którego opłaty regulowane będą bezpośrednio przez najemcę. Z umowy tak sformułowanej wynika jasno, że podatnik otrzyma pieniądze z kilku tytułów: czynsz najmu, opłata za zużycie wody, opłata za zużycie energii, opłata za zużycie gazu, a czasami dodatkowo z tytułu rachunków telefonicznych czy należności za telewizję kablową.

Lokator płaci rachunki

W świetle powyższych sformułowań, każda z tych opłat, jeśli tylko trafi do wynajmującego (otrzyma on ją lub zostanie mu ona postawiona do dyspozycji w roku kalendarzowym), powinna być podstawą do naliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Inny wariant, stosowany często przez osoby rozliczające najem na zasadzie przychodów ewidencjonowanych, zakłada, że najemca zobowiązuje się do wnoszenia opłat za bieżące zużycie wody zimnej i ciepłej, energii elektrycznej oraz gazu na podstawie odczytu liczników bezpośrednio na rachunki bankowe dostawców mediów.

W takim przypadku nie są to wartości należne wynajmującemu, nie mogą więc być uznane za przychód ewidencjonowany.