Współczesna technika daje wiele możliwości w zakresie przesyłania różnego rodzaju dokumentów. Jednak w przypadku dokumentów podatkowych, zwłaszcza faktur VAT, nie każdy sposób daje możliwość odliczeń.

Organy podatkowe i sądy administracyjne nie dopuszczają możliwości przesyłania faktur VAT faksem, zwykłym e-mailem czy w pliku PDF. W ich ocenie przepisy ustawy o VAT (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) faktura (faktura korygująca), wygenerowana i otrzymana przez systemy elektroniczne, nie może być skutecznie wprowadzona do obrotu prawnego. W praktyce oznacza to, że podatnik nie ma prawa do obniżenia na jej podstawie VAT.

Organy podatkowe argumentują, że na podatniku ciąży obowiązek wystawienia faktury. Pojęcie wystawiać oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta – odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie (doręczenie) jej kontrahentowi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie niezbędnych danych.

Wyjątkiem od zasady wystawiania faktur w formie papierowej są faktury wystawiane w formie elektronicznej. Zasady ich wystawiania uregulowano jednak szczegółowo w rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

W ocenie organów podatkowych ustawodawca w żadnym przepisie podatkowym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur w formie pliku PDF czy też faksem.

Taką rygorystyczną interpretację potwierdził m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 17 marca 2009 r. (I SA/Kr 97/09, niepublikowany). W ocenie sądu sam sposób przekazania faktury papierowej kontrahentowi może być dowolny (np. poczta lub osobiście). Na pewno nie jest to jednak dopuszczalne poprzez systemy elektroniczne. WSA nie zgodził się na wystawianie faktury dla kontrahenta i pobieranie jej poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie przez obie strony na materiałach piśmiennych. Nie można takiej faktury potraktować jako dokumentu na piśmie. Wyjątkiem jest przesyłanie tzw. faktury elektronicznej zgodnie z przepisami wykonawczymi.