Jak zaksięgować ujawniony niedobór materiałów w użytku? Komisja w tym przypadku uznała winę pracownika i postanowiła obciążyć go kosztami niedoboru w cenie zakupu. Sytuacja podobna jest do takiej, w której brakuje środka trwałego całkowicie umorzonego. Jaką kwotą należy obciążyć winowajcę? Czy ponieważ komisja przyjęła cenę zakupu przy obciążeniu pracownika, powinnam to zaksięgować na koncie 760?
Zacznijmy od tego, że niedobory można podzielić na:
- niezawinione – powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób odpowiedzialnych za dane składniki majątkowe; mogą to być ubytki naturalne będące efektem procesów fizycznochemicznych, mieszczące się w granicach zakładowych norm ubytków naturalnych, spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników, albo nadzwyczajne - spowodowane zdarzeniami losowymi, np. pożarem, powodzią, zalaniem, kradzieżą;
- zawinione – będące następstwem działania osoby materialnie odpowiedzialnej lub innych osób odpowiedzialnych za dane składniki majątkowe albo zaniedbania obowiązków przez te osoby.
W dalszej kolejności niedobory możemy podzielić – ze względu na postawę osoby winnej – na:
- bezsporne - gdy osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie,
- sporne - gdy osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie.
Do wyceny niedoborów mogą być stosowane ceny:
a) które pochodzą z ewidencji księgowej – w momencie ujawnienia niedoboru;
b) równe dochodzonym kwotom od osoby winnej materialnie odpowiedzialnej lub innej osoby, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki, mogą być wyższe lub niższe od cen, które wynikają z ewidencji księgowej;
c) rynkowe z uwzględnieniem faktycznego zużycia materiałów.
W świetle powyższego obciążenie pracownika niedoborem materiałów w użytku uznanym za niedobór zawiniony będzie stanowiło dla jednostki przychód niezwiązany bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, który zgodnie z ustaleniami wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej podlega ewidencji na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Warto pamiętać, że w końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne na stronę Ma konta 860, w korespondencji ze stroną Wn konta 760. Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.
Zapisy księgowe związane z niedoborem przedstawiają się następująco:
1. Przypis należności z tytułu niedoboru (np. nota obciążeniowa):
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”;
2. Wpłata przez pracownika kwoty stanowiącej obciążenie z tytułu niedoboru materiałów będących w użytku:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
W przypadku wystąpienie niedoboru zawinionego w środkach trwałych całkowicie umorzonych zapisy księgowe z tym związane będą przebiegały następująco:
1. Ujawnienie niedoboru w środkach trwałych:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki (analityka rozliczenie niedoborów)”,
- Ma konto 011 „Środki trwałe”;
2. Przeksięgowanie umorzenia środka trwałego stanowiącego niedobór:
- Wn konto 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki (analityka rozliczenie niedoborów)”;
3. Przypis należności z tytułu niedoboru (np. nota obciążeniowa):
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”;
4. Wpłata przez pracownika kwoty stanowiącej obciążenie z tytułu niedoboru materiałów będących w użytku:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka par. 097 „Pozostałe wpływy”),
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U z 2017 r. poz. 760).
