Przy jakiego rodzaju usługach niematerialnych jest problem z rozliczeniem?

Do usług niematerialnych zalicza się m.in. usługi doradcze, prawne, księgowe, reklamowe, zarządzania, marketingowe, pozyskiwania danych czy szkoleniowe. Specyfika usług niematerialnych polega na tym, że często nie ma „fizycznych” dowodów na to, że zostały wykonane. Na przykład wszelkiego rodzaju usługi doradcze mogą być świadczone m.in. poprzez udzielanie porad ustnie na spotkaniach lub za pośrednictwem telefonu, czy innych urządzeń umożliwiających kontaktowanie się na odległość.

Jak zatem należy udokumentować usługi tego typu?

Przepisy dotyczące PIT czy CIT nie określają wprost, jakiego rodzaju dowody mogą potwierdzać faktyczne wykonanie usług niematerialnych. Orzecznictwo potwierdza, że w przypadku usług niematerialnych podatnik musi wykazać, że zostały one rzeczywiście wykonane, miały na celu uzyskanie przychodu i że wykonał je podmiot, na rzecz którego poniesiono wydatek. Taki pogląd wyraził niegdyś NSA w wyroku z 7 grudnia 2007 r. (sygn. akt II FSK 1425/06) w sprawie dotyczącej usług marketingowych. Tak więc sama umowa czy faktura nie są wystarczającymi dowodami potwierdzającymi wykonanie usług niematerialnych. Sąd wojewódzki we Wrocławiu w wyroku z 5 sierpnia 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 817/11, prawomocny) uznał, że koniecznym jest także wykazanie faktu zakupu usług niematerialnych dowodami materialnymi.

Jakie to mogą być więc dowody?

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Tym samym podatnik ma prawo udokumentować niematerialne usługi w każdy sposób, jaki uzna za stosowne, byleby tylko ze zgromadzonej dokumentacji wynikało, że usługa została zrealizowana.

A czy mogą to być na przykład zeznania podmiotu świadczącego usługę?

W przypadku kontroli zeznania usługodawcy i usługobiorcy potwierdzające wykonanie usługi nie będą dostatecznym dowodem, jeżeli nie będą istniały jakiekolwiek materialne dowody wykonania usługi. Tak stwierdził WSA we Wrocławiu w wyroku z 25 listopada 2008 r. (sygn. akt I SA/Wr 606/08, prawomocny).

W jaki sposób można więc na przykład udokumentować usługi marketingowe, aby urząd skarbowy nie zakwestionował zaliczenia takiego wydatku do kosztów?

Należy zadbać o to, aby zgromadzić dokumentację zdjęciową czy korespondencję e-mailową. Takie dowody potwierdzą wykonanie usługi. Jeżeli w ramach usługi marketingowej były prowadzone negocjacje, wówczas dobrze jest, aby fakt prowadzenia rozmów był udokumentowany raportem zawierającym datę spotkania, czas jego trwania, osoby biorące w nim udział oraz jego przedmiot. W przypadku rozmów prowadzonych drogą telefoniczną warto sporządzić np. ewidencję połączeń, odzwierciedlającą czas połączenia i przedmiot rozmowy.

Czy wydatki na usługi niematerialne można zawsze zaliczyć do kosztów, jeśli na przykład nie dostarczą one firmie dodatkowych przychodów?

W przypadku usług niematerialnych aktualne są ogólne zasady związane z zaliczaniem ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim muszą one być poniesione w celu osiągnięcia przychodu czy zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Nie jest jednak konieczne faktyczne osiągnięcie celu, ale jedynie działanie racjonalnie do niego zmierzające. Oznacza to, że wydatek na usługę reklamową będzie zasadniczo kosztem, nawet jeżeli ostatecznie nie przysporzy on podatnikowi nowych klientów.